Tutoriel Access 2010 utilisation en ligne: E. L'extraction et la synthèse des informations | Tutoriels informatiques et gestion en ligne

C'est un point crucial de l'utilisation d'une base de données. Access traite les informations sous forme de données élémentaires et à ce niveau, elles sont difficilement exploitables de manière synthétique.
Différents outils permettent d'en faire la synthèse sous forme de tableaux et de graphiques. Ces outils sont intégrés à Access mais il peut aussi être intéressant d'utiliser des outils externes (tableur, traitement de texte…).

1 GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE

Il va représenter les données sous forme de graphique dans un formulaire. L'idéal est de partir d'une requête existante, testée préalablement.

ACTION

onglet "créer"
groupe "formulaires" (4^ème bloc)

ouvrir la requête servant de base au graphique
<clic g> sur
<clic g> sur
un onglet s'affiche portant le nom de la requête mais avec l'icône des formulaires
<clic g> sur une zone pour afficher la liste des champs
<faire glisser> chaque champ à sa position (série, catégorie, filtre)
le graphique s'affiche en temps réel

OUTILS PARTICULIÈREMENT IMPORTANTS :

groupe "afficher/masquer" (2^ème bloc) "

Affiche ou non la liste des champs

Affiche ou non les zones de dépôt

groupe "données" (4^ème bloc)

Met à jour le graphique en fonction des données de la base

groupe "champ actif" (5^ème bloc)

Intervertit les valeurs ligne/colonne dans le graphique

groupe "type" (6^ème bloc)

Il offre un choix de nombreux graphiques y compris en 3D
et permet de choisir le type de graphique adapté aux données

groupe "outils" (7^ème bloc)

                  Elle gère toutes les autres caractéristiques du graphique et de ses
                       composantes. Elle nécessite la sélection (préalable ou dans la liste)
                       de l'objet (graphe lui-même, axe, série, données, …) et s'actualise
                       automatiquement lors du passage d'un objet à l'autre

exemple

Pour créer un graphique à partir de la requête "Commandes de produits"
<double clic> sur la requête " Commandes de produits " dans le volet de navigation
<clic g> sur puis sur
<faire glisser> les champs comme indiqué ci-après (le champ de valeur directement dans la zone graphique et les champs de filtre dans les zones de dépôt)
le graphique se crée au fur et à mesure
<clic g> dans le graphique puis sur
<clic g> sur l'histogramme puis fermer la fenêtre de choix de graphique
<clic g> sur pour le sélectionner
<clic g> sur pour en afficher les propriétés
<clic g> sur l'onglet "format" pour modifier le titre de l'axe et ses caractéristiques comme ci-dessous (titre : dates, police calibri 14, gras, souligné, couleur mauve)

exemple

<clic g> sur le titre d'axe vertical (la feuille de propriétés s'actualise)
idem mais avec titre : "Quantités"
<clic g> sur le fond du graphe pour sélectionner la "zone de traçage"
dans l'onglet "bordure / remplissage", choisir la mise en forme
celles-ci sont nombreuses et variées

La boîte de dialogue de feuilles de propriétés est souvent pratique pour sélectionner une zone du graphique avant de la mettre en forme

exercice

À partir de la requête "Produits valeur cible catégorie", créer un graphique comme ci-dessous avec une mise en forme la plus proche possible (graphique marge ciblée)

2 REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE

Ce type de requête permet de présenter les données de manière très synthétique.

infos

Les tableaux d'analyse croisée existent aussi sous Excel

a) ASSISTANT

Elles peuvent être créées avec l'assistant.

ACTION

onglet "créer"
groupe "requêtes" (3^ème bloc)

<clic g> sur
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête
<clic g> sur
pour valider
Définir l'origine de la requête : une table, une autre requête ou les deux

Désigner le champ qui sera en en-tête de ligne avec
Sélectionner le champ qui sera en en-tête de colonne
(si c'est une date, indiquer la périodicité)
Sélectionner le champ de valeur qui sera à l'intersection ainsi que la fonction associée (si ce champ est numérique, ce sera le plus souvent la fonction "somme", sinon la fonction "compte")
Nommer la requête
Au fur et à mesure de la création de la requête, les choix effectués s'affichent dans la zone "exemple"

exemple

Pour créer une requête d'analyse croisée à partir de la table "Commandes"
<clic g> sur dans le groupe "requêtes" de l'onglet "créer"
l'assistant s'affiche
<clic g> sur de
<clic g> sur "Commandes" dans la liste des tables au dessus

<clic g> sur
<clic g> sur "ville d'expédition" puis sur pour mettre les villes en entête de ligne

<clic g> sur
sélectionner "date d'expédition" pour mettre les dates en entête de colonne

<clic g> sur
sélectionner "mois" dans les périodicités proposées pour afficher non pas toutes les dates mais un regroupement pour chaque mois

<clic g> sur
Associer la fonction "somme"au champ "Frais d'expédition"

Nommer la requête "Commandes_Analyse croisée"
étant sélectionné, <clic g> sur
le résultat de la requête s'affiche

COMMANDES ANALYSE CROISÉE

Il est intéressant de comparer les résultats d'une requête "Sélection" et d'une requête "analyse croisée", pour les mêmes informations et critères. Ainsi la requête sélection correspondante donne ceci :

SÉLECTION

…

b) REQUÊTE

La requête d'analyse croisée peut aussi être créée directement, sans assistant.

ACTION

onglet "créer"
groupe "requêtes" (3^ème bloc)

<clic g> sur
une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche
ajouter les tables
ajouter les champs
effectuer les regroupements nécessaires
tester la requête en mode sélection
<clic g> sur de l'onglet pour transformer la requête
la ligne "Analyse" s'affiche

infos

La ligne "Analyse" décrit l'affectation du champ dans l'analyse croisée
Le terme "Non Affiché", est destiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs, mais qui ne seront pas affichés dans la feuille de données

exercice

Créer la requête "sélection" suivante :
Afficher la feuille de données correspondante et l'enregistrer sous "Produits requête2"

…

exercice

Transformer la requête "Produits requête2" en requête "analyse croisée" avec en ligne les catégories, en colonne les noms des employés et en valeur les quantités et l'enregistrer sous "Produits requête2_Analyse croisée

3 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL

Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme de tableau en utilisant les fonctions de base de données d'Excel ou de tableau ou graphique croisé dynamique (Un fichier de connexion est alors créé dans les "sources de données" de l'utilisateur et donc accessible directement comme connexion existante).

a) CREATION D'UN TABLEAU SIMPLE

Il est possible de faire un simple copier/coller entre Access (table, requête…) et Excel.

ACTION

bouton gauche

ouvrir la table ou la requête
sélectionner les données "en mode feuille de données" globalement ou par colonnes
les copier dans le presse-papiers
les coller dans la feuille excel (format Excel8)
les données collées sont indépendantes

exercice

Faire un copier-coller de la table "clients" dans Excel

b) CREATION D'UN TABLEAU AVEC LIAISON

Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les données d'Access et les données d'Excel. Le tableau ainsi créé peut être modifié mais toute actualisation efface les modifications à moins que la connexion ait été coupée

ACTION

onglet "données"

groupe "données externes" (1^er bloc)

exercice

Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir de la requête "Produits requête2"
Renommer la feuille 1 en "données"

…

CONSEIL

Préparer dans Access une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin puis rapatrier ces données sous forme de tableau dans la 1^ère feuille et utiliser les fonctions de base de données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs

infos

Penser à actualiser les données en cliquant sur de l'onglet "données" de Excel afin que ces dernières soient à jour de toute modification effectuée sur la base

ATTENTION

Si le fichier de données Access a été renommé ou déplacé (cas probable des exercices de ce livre), cliquer dans Excel sur et redéfinir le chemin d'accès par
Si vous voulez travailler directement sur les données importées, cliquer sur (vos données ne seront alors plus actualisées)

c) CREATION D'UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE

Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le tableau précédemment importé en feuille 1.

ACTION

onglet "données"

groupe "données externes" (1^er bloc)

<clic g> sur
sélectionner le fichier
valider la source (propriétés des liaisons de données)
valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
choisir "rapport de tableau croisé dynamique"
pour accepter l'importation des données dans Excel sous forme de tableau
le volet s'affiche à droite de la fenêtre
faire glisser chaque champ à sa position
le tableau croisé dynamique prend forme au fur et à mesure

exercice

Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de la requête "Produits requête2" - Renommer la feuille 2 en "tableau croisé"

d) CREATION D'UN graphique CROISE DYNAMIQUE

Le graphique croisé dynamique s'effectue selon une méthode similaire.

ACTION

onglet "données"

groupe "données externes" (1^er bloc)

exercice

Créer dans le même classeur Excel en feuille 3 un graphique croisé dynamique à partir de la requête "Produits requête2" ; le transformer en cône 3D - Renommer la feuille 3 en "graphique croisé" puis enregistrer le classeur

infos

Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son type et l'enrichir

e) CREATION D'UNE CONNEXION

Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel et Access. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "sources de données" des documents de l'utilisateur

avancé

Ce fichier porte le suffixe .odc et peut être ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers

4 ÉTIQUETTES

Cet assistant permet de créer des étiquettes standard ou personnalisées.

ACTION

onglet "créer"
groupe "états" (5^ème bloc)

sélectionner la requête ou la table
<clic g> sur
l'assistant s'affiche et guide l'utilisateur tout au long de la requête
sélectionner le fabricant de l'étiquette
sélectionner la référence de l'étiquette
<clic g> sur
sélectionner les éléments de mise en forme du texte des étiquettes
<clic g> sur
saisir du texte directement si nécessaire
<sélectionner> les champs désirés avec
<entrée> entre chaque ligne et un espace entre chaque champ
<clic g> sur
indiquer de la même manière l'ordre de tri
<clic g> sur
nommer l'état
<clic g> sur pour afficher les étiquettes

CONSEIL

Si un problème de présentation se pose, afficher les étiquettes en mode "page" et effectuer les modifications de présentation et de mise en page comme dans n'importe quel état. Revenir en mode "aperçu avant impression" pour juger du résultat

infos

Les étiquettes figurent sous le nom qui leur a été donné dans les états

exemple

Pour faire un mailing à tous nos clients, nous avons acheté une boîte d'étiquettes autocollantes (rester dans le standard : Avery…) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations dessus
sélectionner la requête "clients (étendu)"
<clic g> sur (groupe "états" de l'onglet "créer")
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête
sélectionner le fabricant de l'étiquette : "Avery"
sélectionner la référence:
(indiquée sur la boîte)
<clic g> sur
sélectionner la mise en forme du texte des étiquettes comme ci-dessous

exemple

<clic g> sur
saisir directement le texte : "personnel"
Appuyer sur <entrée>
sélectionner le champ "Nom" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Taper un espace
sélectionner le champ "Prénom" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Appuyer sur <entrée>
sélectionner le champ "Adresse" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Appuyer sur <entrée>
sélectionner le champ "Code Postal" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Taper un espace
sélectionner le champ "Ville" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
le résultat doit être identique à ci-dessous

<clic g> sur
Sélectionner le champ "Nom" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Indiquer un tri par nom

<clic g> sur
Nommer l'état "étiquettes clients"
Choisir
<clic g> sur
en mode "page" -
Sélectionner en haut de l'étiquette "personnel"
Choisir une police de taille 11 italique
Sélectionner les champs "nom" "prénom"
Mettre en gras

exemple

Sélectionner "marges étroite"
<clic g> sur de
pui sur pour visualiser les étiquettes

CONSEIL

Les étiquettes s'impriment comme n'importe quel état ; le mieux est de les imprimer à partir du mode "aperçu avant impression" en cliquant sur (1^er outil du ruban)

infos

Comme dans tout état, passer en mode "page" pour mettre en forme individuellement les champs et en mode "création" pour modifier ces mêmes champs
(notamment outil )

exercice

À partir de la table "clients" et de la table "commandes", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes.
Créer les étiquettes correspondantes sur des étiquettes Avery C2166 avec nom, prénom, adresse, code postal et le tout avec une présentation soignée (police de taille lisible et couleurs), mettre nom et prénom en gras taille 16.
Enregistrer sous le nom "étiquettes clients moins de 3 commandes"

5 ÉCHANGE DE DONNéES AVEC WORD

Même s'il est aisé de faire directement des étiquettes dans Access, Word est l'outil incontournable de traitement de texte, notamment pour les mailings. Il faut alors indiquer à Word dans quelle base puis dans quelle table ou requête se trouvent les données puis insérer les champs à leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacés par leur valeur dans le mailing.

ACTION

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2^ème bloc)

ouvrir le document principal (lettre normale qui servira de base au mailing)
<clic g> sur de et choisir

<clic g> sur de et choisir
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur
désigner le dossier contenant la base puis la base elle-même
valider les propriétés de liaison
sélectionner la requête ou la table à prendre en compte

pour valider

INSERER LES CHAMPS DE FUSION

ACTION

onglet "publipostage"
groupe "champs d'écriture et d'insertion" (3^ème bloc)

<clic g> dans le texte à la position d'insertion
<clic g> sur de et insérer le premier champ
<entrée> pour créer un paragraphe ou <maj> <entrée> pour aller à la ligne
idem pour tous les champs à insérer
mettre en forme éventuellement les champs puis enregistrer la lettre

ATTENTION

Si les valeurs s'affichent dans Word avec plusieurs décimales, aller dans les options de Word, options avancées, groupe (le dernier) et cocher

VISUALISATION DU RESULTAT

ACTION

onglet "publipostage"
groupe "aperçu des résultats" (4^ème bloc)

<clic g> sur de "publipostage" pour afficher les valeurs des champs
faire défiler avec (idem pour revenir aux champs mêmes)
vous avez alors la possibilité de fusionner dans un nouveau fichier que vous imprimerez ou de fusionner directement vers l'imprimante

Visualisation des champs

exercice

Affichage du résultat

Modifié le: mardi 20 mars 2012, 10:55