Divers enrichissements constituent autant de compléments au texte de base.

1   LA SECTION

La section est un sous ensemble du document présentant des caractéristiques de mise en page identiques.

Celles-ci concernent :

la taille du support

la numérotation des pages

son orientation

la numérotation des lignes

les marges

l'alignement vertical du texte

le nombre de colonnes et leur espacement

les entêtes et pieds de page.

a)    CRÉATION DE LA SECTION

Dans un long document, il est souvent nécessaire de créer des sections différentes pour différentes parties du texte (l'introduction, le développement, la conclusion, la table des matières, l'index, etc…) avec des marges, des entêtes/pieds de page, un colonage ou une orientation particulière.

ACTION

 onglet "mise en page"
groupe "mise en page"
(2ème bloc)

positionner le point d'insertion
<clic g>
  sur
 
<clic g>  sur  le saut de section souhaité
le numéro de section de la page affichée est indiquée à gauche de la barre d'état

SAUT DE SECTION


infos

La suppression de la section s'effectue en sélectionnant la double ligne pointillée représentant le saut de section et en la supprimant comme n'importe quel texte. C'est cette marque de section qui comprend les caractéristiques de la section ; sa suppression entraîne donc la perte des caractéristiques particulières de la section actuelle

POSITION DE LA SÉPARATION :


page suivante

Crée une nouvelle page puis crée une nouvelle section

 


continu

Crée une nouvelle section à la position du curseur

 


page paire

Crée une nouvelle section sur la page suivante si elle est paire, Insère en plus un saut de page automatique sinon

 


page impaire

Crée une nouvelle section sur la page suivante si elle est impaire,
Insère en plus un saut de page automatique sinon

 

 

exercice

Dans "exercice long document"
Créer une section pour chacune des parties avec le début de la section sur la page suivante

 

Description : barre copie.gif
exemple

Pour créer des sections dans "exercice long document"
Je clique devant le titre "STRUCTURE ET ORGANIGRAMME"
Je vérifie que l'onglet  est affiché sinon je clique dessus
Je clique sur  dans le bloc "mise en page" (le 2ème)
Je clique sur
le document s'affiche sur deux pages
Je clique devant le titre "COMMENT DÉFINIR UN STRUCTURE"
 Je clique sur  dans le bloc "mise en page" (le 2ème)
Je clique sur
le document s'affiche sur trois pages
Je clique devant le titre "LES DIFFÉRENTES FONCTIONS"
 Je clique sur  dans le bloc "mise en page" (le 2ème)
Je clique sur
le document s'affiche sur quatre pages

b)    LE FORMAT DE LA SECTION

La plupart des caractéristiques de la section sont définies dans le groupe "mise en page" du ruban ou dans la boîte de dialogue.

ACTION

 "mise en page"
groupe "mise en page"
(2ème bloc)

positionner le point d'insertion dans la section désirée
utiliser les outils
ou
<clic g>
  sur le lanceur de boîtes de dialogue
 de
onglet "disposition"

 REGLE

<double clic>    dans la zone grise au début ou à la fin de la règle



c)    LA POSITION DE LA SECTION

Elle peut être modifiée dans cette même boîte de dialogue.

OPTIONS :

but de section détermine la position de la nouvelle section (idem saut de section)

*    
l'impression de la section commence à la suite de la section précédente ; si le nombre des colonnes n'est pas identique, celles-ci sont équilibrées.

*    
l'impression de la section commence dans la 1ére colonne suivant tout saut de colonne

*    
l'impression de la section commence à la page suivante (saut de page)

*    
l'impression de la section commence sur la première page paire suivante

*    
l'impression de la section commence sur la première page impaire suivante

exercice

Dans "exercice long document"
Afficher tour à tour les caractéristiques des différentes sections

d)    L'ACCÈS à une SECTION

Si le volet de navigation n'est pas affiché, il permet d'accéder rapidement à une grande partie d'un document.

ACTION

 ascenceur droit (en bas)

<clic g>  sur
sélectionner
<clic g> sur les doubles triangles  ou  selon le sens de la recherche


BARRE D'ETAT  (à gauche)

<clic g>  sur
sélectionner "section" dans le volet gauche
saisir le N° dans le volet droit
<clic g>  sur

 

exercice

Dans "exercice long document"
Parcourir le document de section en section

2   LES ENTÊTES / LES PIEDS DE PAGE

Les entêtes et les pieds de page sont des données qui sont positionnées respectivement en haut de chaque page à l'intérieur de la marge haut, et en bas de chaque page à l'intérieur de la marge bas. Ils sont affichés à l'écran, à leur position respective, en mode "page" et "aperçu avant impression". Ils peuvent être continus d'une section à l'autre.

a)    AFFICHAGE DES ENTÊTES ET PIEDS DE PAGE

Normalement, le corps du texte est visible et les entêtes et pieds de page sont en filigrane. Afficher les entêtes et pieds de page inverse la visibilité des éléments.

ACTION

Description : souris gauche.gifbouton gauche

<double clic> sur la zone d’en-tête ou de pied de page pour y accéder
Le corps du document est alors grisé
saisir les données
<double clic> dans le corps du document pour fermer

 onglet "insertion"
groupe "en-tête pied de page"
(5ème bloc)

positionner le point d'insertion
<clic g>  sur un des outils

choisir un type d'entête ou de pied de page

Le ruban "création des en-têtes et pieds de page" s'affiche.

b)    SAISIE DES EN-TÊTES ET PIEDs DE PAGE

Le texte est saisi normalement. Il peut être mis en forme et aligné comme n'importe quel texte ; des outils permettent d'insérer des éléments classiques comme la date, le numéro de page, ou de manipuler les en-têtes et pieds de page entre sections.

PRINCIPAUX OUTILS

insertion d'un en-tête prédéfini

insertion d'un pied de page prédéfini

insertion d'un numéro de page

insertion de la date ou de l'heure

 

différencie les en-têtes/pieds de page

clône automatiquement l'en-tête/pied de page de la section précédente

(
activé par défaut, indispensable de désactiver pour différencier)

distance entre marge haut et marge d'en-tête
(espace dans lequel va s'inscrire l'entête),
marge bas et marge de pied de page
(espace dans lequel va s'inscrire le pied de page)

 

infos

Des tabulations prédéfinies permettent de positionner le texte à gauche, à droite ou de le centrer en utilisant simplement les touches <tab>

 

 

exercice

Dans "exercice long document"
Créer les entêtes et pieds de page correspondants sur la première page:
entête : pied de page :

 

Description : barre copie.gif
exemple

Pour mettre les en-têtes/pieds de page proposés
Je fais un <double clic> en haut de la première page
Je clique sur
Je coche  pour que la date se mettre à jour toute seule
Je clique sur  pour valider le choix
la date est insérée à gauche
J'appuie 2 fois sur la touche <tab>
Je clique sur
Je sélectionne un type d'heure en bas de la liste :
Je clique sur  pour valider le choix
l'heure est insérée à droite
Je clique sur
Je choisis
le pied de page avec le numéro de page est inséré
Je saisis "reproduction réservée"
Je clique sur

c)    ENTÊTES/PIEDS DE PAGES DIFFÉRENCIÉS

Les entêtes et pieds de page peuvent être définis différemment pour la première page, les pages paires et les pages impaires, et ceci pour chacune des sections. Ils sont accessibles directement en mode page.

ACTION

 onglet "création"
groupe "navigation"
(3ème bloc)

dans un document de plusieurs sections avec en-têtes et pieds de pages affichés
et en-têtes et pieds de pages différenciés

cliquer dans l'entête
<clic g>  sur  pour le désactiver
maintenant, les deux entêtes sont indépendants
saisir le nouvel en-tête
<clic g>  sur
l'entête de la section suivante s'affiche
<clic g>  sur  pour le désactiver
maintenant, les deux entêtes sont indépendants
saisir le nouvel en-tête
pour chaque section ainsi que pour les pieds de page

 

exercice

Dans "exercice long document"
Conserver le pied de page:

Modifier l'en-tête et mettre le titre de chaque section en en-tête comme ci-dessous
 

 

Description : barre copie.gif
exemple

Pour mettre les en-têtes/pieds de page proposés
Je fais un <double clic> dans l'en-tête pour l'afficher s'il ne l'est pas
Je positionne le point d'insertion dans l'entête devant la date
J'appuie sur la touche <tab> pour reculer la date d'une tabulation
Je clique derrière la date
j'appuie sur la touche <suppr> pour supprimer une tabulation
                                
je fais glisser le taquet de tabulation centrée du milieu à 10,5

Je saisis le 1er titre "LA STRUCTURE DE L'ENTREPRISE"
Je ramène le retrait de 1ère ligne à 0

Je clique sur
l'entête est identique à celui que l'on vient de saisir
Je  clique sur  pour désactiver l'association des en-têtes de la 1ère et de la 2ème section
Je supprime "LA STRUCTURE DE L'ENTREPRISE"
Je saisis à la place "STRUCTURE ET ORGANIGRAMME"
Je  clique sur
l'entête est identique à celui que l'on vient de saisir
Je clique sur  pour désactiver l'association des en-têtes de la 2ème et de la 3ème section
Je supprime " STRUCTURE ET ORGANIGRAMME "
Je saisis à la place "COMMENT DEFINIR UNE STRUCTURE"
Je  clique sur
l'entête est identique à celui que l'on vient de saisir
Je  clique sur  pour désactiver l'association des en-têtes de la 3ème et de la 4ème section
Je supprime "COMMENT DEFINIR UNE STRUCTURE"
Je saisis à la place "LES DIFFERENTES FONCTIONS"
Je clique sur

d)    NUMÉROTATION DES PAGES

Sur la plupart des documents de grande taille, la numérotation des pages est indispensable.

ACTION

 onglet "création"
groupe "en-tête et pied de page"
(1er bloc)

<clic g>  sur
choisir la position du numéro de page

 

avancé

Le numéro de page peut aussi être inséré directement en tant que champ :
Positionner le point d'insertion
<clic g>
  sur  de
Sélectionner le champ
Renseigner le format

Le format du numéro de page peut être modifié à postériori.

MODIFICATION DU FORMAT

ACTION

 onglet "création"
groupe "en-tête et pied de page"
(1er bloc)

<clic g>  sur
<clic g>  sur

exercice

Dans "exercice long document"
Modifier la numérotation en

e)    INSERTION DE CHAMPS

Il est possible d'insérer des champs particuliers dans les en-têtes/pieds de page.

ACTION

 onglet "création"
groupe "insérer"
(2ème bloc)

<clic g>  sur
<clic g>  sur
sélectionner le champ
définir son format
 pour insérer

Description : attention copie.gifATTENTION

S'assurer que les champs sont à jour avant impression ou publication :
- L'option  des options d'affichage de Word  met à jour les numéros de page de renvoi avant l'impression
- <f9> sur le champ sélectionné le recalcule

 

avancé

Si l'on connaît leur syntaxe, ces champs peuvent aussi être crées directement
Positionner le pointeur
<ctrl>  <f9>
 s'affiche
Saisir le code entre les crochets
<maj> <f9> sur un champ affiche alternativement le nom du champ ou sa valeur

CODES

saisir                author                   nom de l'auteur

                             title                         titre du document

                             filename                nom du document

                             seq                           numéro de chapitre

                             numpages             nombre de pages

                             page                         numéro de page

                             date                         date

 

infos

Le code saisi s'inscrit entre les deux crochets, son format à la suite ; il sera remplacé par sa valeur en mode page, aperçu avant impression ainsi qu'à l'impression

exercice

Dans "exercice long document"
Modifier les entêtes et pieds de page de la 1ère section comme suit :


tester  <maj> <f9> sur les champs

3   LES NOTES DE BAS DE PAGE

Il est quelquefois utile de préciser des termes ou des références par une note. Le terme à expliquer est alors complété d'un numéro ou appel de note faisant référence à cette note.

ACTION

 onglet "références"
groupe "notes de bas de page"
(2ème bloc)

point d'insertion à la position de l'appel, en fin de mot
<clic g>  sur
saisir la note
la note est affichée en bas de la page

 

infos

 ou <ctrl> <alt> <f> crée une note en fin de document
 du menu contextuel convertit la note de bas de page en note de fin

 

Description : attention copie.gifATTENTION

Pour supprimer la note, il suffit d'effacer l'appel de note

 

infos

Le fait de pointer sur l'appel de notes affiche la note dans une bulle d'aide.

Word permet le choix des caractères en tant qu'appel de note (10 caractères maxi).

ACTION

Description : souris droite.gifbouton droit

<clic d>  sur la note en bas de page (la note même et pas l'appel de note)

modifier les options de note
<clic g>  sur
 (et non pas "insérer")

OPTIONS:


Détermine la position de la note par rapport au texte


Propose différents types de symboles pour marquer les appels de notes


Permet d'utiliser le symbole de son choix comme appel de note


Saisie par l'utilisateur du numéro de départ des notes


Poursuit la numérotation des notes sans tenir compte des sauts de section

ACCÈS AUX NOTES

ACTION

 ascenceur droit (en bas)

<clic g>  sur
sélectionner
<clic g> sur les doubles triangles  ou  selon le sens de la recherche

 "références"
groupe "notes de bas de page"
(2ème bloc)

<clic g> sur

 

exercice

Dans "exercice long document"

Définir les appels de note et notes suivantes en bas de page:
1 -"entreprise" dans "une entreprise n'est pas un rassemblement d'hommes…."
mettre la note : "au sens économique du terme"
2 -"structure" dans "la structure d'une entreprise…"
mettre la note : "c'est ici le squelette de l'entreprise "
3 - ""service financier" dans "liste des différentes fonctions"
mettre la note : "il inclut le plus souvent un service de gestion de valeurs boursières"

Parcourir les notes avec l'ascenseur
Supprimer la 2ème note et observer la numérotation
Convertir une des notes en note de fin de document puis annuler

4   LES RENVOIS

Dans un document important, il est souvent pratique, pour éviter de se répéter, de faire mention d'éléments détaillés relatifs au même sujet et figurant dans un autre endroit du document.
Deux étapes : l'insertion du signet puis l'insertion du renvoi relatif à ce signet.

a)    L'INSERTION DU SIGNET

Le signet marque un endroit du document pour pouvoir plus tard s'y référer.

ACTION

  groupe "liens" (4ème bloc)

sélectionner le texte à marquer d'un signet
l
e texte vers lequel on veut renvoyer le lecteur pour complément d'information
<clic g>  sur  
<clic g>  sur
le signet pointe maintenant vers l'emplacement indiqué

 

b)    L'INSERTION DU RENVOI

Le renvoi va indiquer une caractéristique du signet, ici le numéro de page.

ACTION

  groupe "liens" (4ème bloc)

point d'insertion à la position du renvoi (là où doit s'afficher "voir page xx")
saisir "voir page n°" 
(par exemple)
<clic g>  sur  
catégorie : sélectionner signet,
insérer un renvoi à : sélectionner "numéro de page"
pour le signet : sélectionner le nom rentré précédemment
<clic g>
  sur 

Description : ancre ios.gifCONSEIL

Pour augmenter la lisibilité, penser à insérer un texte du type "voir page N°… pour plus d'informations" avec le renvoi à l'emplacement du numéro de page

RENVOI

avancé

Le renvoi insère un champ "pageref" suivi du nom du signet, également accessible par l'outil Quick Part.

 

Description : attention copie.gifATTENTION

S'assurer que les champs sont à jour avant impression ou publication :
- L'option  des options d'affichage de Word  met à jour les numéros de page de renvoi avant l'impression
- <f9> sur le champ sélectionné le recalcule

 

exercice

Dans "exercice long document"
Mettre un signet désignant le paragraphe suivant :
 
Insérer un renvoi de page désignant le signet ainsi défini à coté de "organigramme" dans
du type (voir page xxx pour une définition plus complète de l'organigramme)

5   LA BIBLIOGRAPHIE

Si le document fait appel à des références bibliographiques, il est pratique de renseigner ces références directement dans la base bibliographique de Word.

a)    L'INSERTION D'UNE RÉFÉRENCE

Les sources, c'est-à-dire les ouvrages auxquels il est fait référence, sont créées au fur et à mesure des besoins, stockées et réutilisées en fonction des besoins.

ACTION

ONGLET "REFERENCES"
groupe "citations et bibliographie"
(3ème bloc)

point d'insertion à la suite de la citation
<clic g>
  sur
choisir un source existante
ou
<clic g>  sur
renseigner ses caractéristiques
 pour valider

 

infos

 permet de trier, copier, modifier, supprimer les sources
 met en forme la citation selon les normes

La citation peut être sélectionnée, déplacée, modifiée.

infos

permet de préciser la ou les pages concernées

b)    LA table des RÉFÉRENCES

Généralement en fin de document, elle liste tous les ouvrages cités.

ACTION

ONGLET "REFERENCES"
groupe "citations et bibliographie"
(3ème bloc)

point d'insertion en fin de document (si possible dans une section à part)
<clic g>
  sur
<clic g>  sur la présentation désirée

exercice

Dans "exercice long document", dans la 2ème partie, 3ème ligne après "L'organigramme"
Insérer une citation relative à la page 26 de la source suivante :
Créer une nouvelle section en fin de document
Indiquer comme entête de cette section "bibliographie"
Insérer la bibliographie

6   LA TABLES DES ILLUSTRATIONS

Un document d'importance est souvent complété de tableaux et d'illustrations. Word peut gérer les légendes des illustrations et insérer une table des illustrations.

a)    L'INSERTION D'UNE LÉGENDE

La légende donne un nom à une illustration.

ACTION

ONGLET "REFERENCES"
groupe "légendes"
(4ème bloc)

sélectionner l'illustration (image, tableau…)
<clic g>
  sur
 pour valider
la légende s'inscrit face à l'illustration

La légende s'affiche en vis-à-vis de l'illustration. Sa numérotation est automatique.

b)    LA table des ILLUSTRATIONS

Généralement en fin de document, elle indique la page pour chaque illustration.

ACTION

ONGLET "REFERENCES"
groupe "légendes"
(4ème bloc)

point d'insertion en fin de document (si possible dans une section à part)
<clic g>
  sur
 pour valider sélectionner l'illustration (
image, tableau…)

exercice

Dans "exercice long document",
Créer des légendes pour tous les tableaux, illustrations et autres
Insérer en fin de document, dans sa propre section et avec son propre entête, une table des illustrations

7   L’INDEX

Word propose l’élaboration d’un index qui permet de retrouver à l'aide de mots clés un sujet précis dans le document. L’index fonctionne à partir d'entrées d’index définies par l’utilisateur.

a)    L'INSERTION D'UNE ENTRÉE D'INDEX

L'entrée d'index est un mot clé à l'intérieur du document identifié par l'utilisateur et désigné comme "entrée d'index".

ACTION

ONGLET "REFERENCES"

groupe " index " (5ème bloc)

à partir du début du document
sélectionner
la 1ère entrée d'index
<clic g>
  sur
<clic g>  sur
la boîte de dialogue reste ouverte
sélectionner l'entrée d'index suivante
<clic g>  sur
la boîte de dialogue reste ouverte
etc …
jusqu'à la fin du document
<clic g>  sur

avancé

Pour chaque entrée d’index, Word insère un champ EX (Entrée d’index) sous forme de texte masqué, que l’on peut afficher ou non avec l’outil

b)    L'INSERTION DE L'INDEX

Une fois les entrées d’index saisies, il reste à insérer l’index.

ACTION

ONGLET "REFERENCES"

groupe " index " (5ème bloc)

point d'insertion en fin ou début de document (si possible dans une section à part)
<clic g>
  sur
 pour valider

avancé

L'index est un champ du type

 

exercice

Dans le document "exercice long document"
Marquer les entrées d'index de votre choix
Insérer un index à la fin du document sur sa propre page sans numérotation
(2 ou 3 colonnes, points de suite…)

8   LE MULTICOLONNAGE

Un document ou une section de document peut être présenté sur plusieurs colonnes, le texte remplissant une première colonne puis se poursuivant dans les suivantes jusqu'à remplir la page, comme dans un journal.

a)    LE PARAMÉTRAGE DES COLONNES

L'entité de texte minimum à laquelle s'applique la notion de colonne est la section.
Par défaut, une section est constituée d'une seule colonne ; le multicolonnage est juste une modification de ce paramétrage de base d'une colonne.

ACTION

ONGLET "mise en page"

groupe "mise en page" (2ème bloc)

point d'insertion dans la section contenant le texte à présenter sur plusieurs colonnes
<clic g>
  sur
choisir un nombre de colonnes
ou
<clic g>  sur

Description : attention copie.gifATTENTION

Si la section à présenter sur plusieurs colonnes possède un titre que l'on veut centrer par rapport aux colonnes, il faut isoler ce titre dans une section de type "continue"

La souris permet ici de modifier le paramétrage des colonnes mais ne permet pas de les créer ni de les supprimer.

ACTION

Description : souris gauche.gifbouton gauche

règle affichée
<faire glisser> les marques à la position désirée

b)    LE SAUT DE COLONNE

Le nombre de colonnes étant défini, il est peut être nécessaire de répartir manuellement le texte entre les colonnes, notamment si ce dernier ne remplit pas les colonnes. Pour cela, on utilise le saut de colonne qui renvoie le texte sur la colonne suivante.

ACTION

"mise en page"

groupe "mise en page" (2ème bloc)

positionner le point d'insertion au début du texte à renvoyer sur la colonne suivante
<clic g>  sur


positionner
le point d'insertion au début du texte à renvoyer sur la colonne suivante
<ctrl> <maj> <entrée>

exercice

Dans "exercice long document"
Mettre la 2ème  partie "structure et organigramme" sur deux colonnes de tailles égales tout en conservant un titre centré par rapport à la page (comme ci-dessus)

Modifié le: jeudi 15 mars 2012, 09:46