E. EXTRACTION ET SYNTHÈSE DES INFORMATIONS
E. L'EXTRACTION ET LA SYNTHÈSE DES INFORMATIONS
C'est un point crucial de l'utilisation d'une base de données. Access traite les informations sous forme de données élémentaires et à ce niveau, elles sont difficilement exploitables de manière synthétique.
Différents outils permettent d'en faire la synthèse sous forme de tableaux et de graphiques. Ces outils sont intégrés à Access mais il peut aussi être intéressant d'utiliser des outils externes (tableur, traitement de texte…).
1. REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE
Ce type de requête permet de présenter les données de manière très synthétique.
a) ASSISTANT
Elles peuvent être créées avec l'assistant.
ONGLET "CRÉER"
groupe "requêtes" (3ème bloc)
<clic g> sur 
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête
<clic g> sur 
pour valider
Définir l'origine de la requête : une table, une autre requête ou les deux
<clic g> sur 
Désigner le champ qui sera en en-tête de ligne avec 
<clic g> sur
Sélectionner le champ qui sera en en-tête de colonne
(si c'est une date, indiquer la périodicité)
<clic g> sur
Sélectionner le champ de valeur qui sera à l'intersection ainsi que la fonction associée (si ce champ est numérique, ce sera le plus souvent la fonction "somme", sinon la fonction "compte")
<clic g> sur
Nommer la requête et conserver 
<clic g> sur 
Au fur et à mesure de la création de la requête, les choix effectués s'affichent dans la zone "exemple"
Pour créer une requête d'analyse croisée à partir de la table "Commandes"
<clic g> sur dans le groupe "requêtes" de l'onglet "créer", l'assistant s'affiche
conserver 
de
<clic g> sur "Commandes" dans la liste des tables au-dessus
<clic g> sur
<clic g> sur "ville d'expédition" puis sur pour mettre les villes en entête de ligne
<clic g> sur
sélectionner "date d'expédition" pour mettre les dates en entête de colonne
<clic g> sur
sélectionner "mois" dans les périodicités proposées pour afficher non pas toutes les dates mais un regroupement pour chaque mois
<clic g> sur
Associer la fonction "somme"au champ "Frais d'expédition"
Nommer la requête "Commandes_Analyse croisée"
étant sélectionné, <clic g> sur
Il est intéressant de comparer les résultats d'une requête "Sélection" et d'une requête "analyse croisée". Ainsi la requête sélection correspondante donne ceci :
…
b) REQUÊTE
La requête d'analyse croisée peut aussi être créée directement, sans assistant.
ONGLET "CRÉER"
groupe "requêtes" (3ème bloc)
<clic g> sur 
sélectionner la table
<clic g> sur 
<clic g> sur 
<clic g> sur 
du groupe "type de requête" pour afficher la ligne "analyse"
La ligne "Analyse" décrit l'affectation du champ dans l'analyse croisée
Le terme "Non Affiché", est destiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs, mais qui ne seront pas affichés dans la feuille de données
Créer la requête "sélection" suivante :
Afficher la feuille de données correspondante et l'enregistrer sous "Produits requête2"
…
Transformer la requête "Produits requête2" en requête "analyse croisée" avec en ligne les catégories, en colonne les noms des employés et en valeur les quantités et l'enregistrer sous "Produits requête2_Analyse croisée
2. LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL
Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme de tableau en utilisant les fonctions de base de données d'Excel ou de tableau croisé dynamique.
a) CREATION D'UN TABLEAU SIMPLE
Il est possible de faire un simple copier/coller entre Access (table, requête…) et Excel.
Faire un copier-coller de la table "clients" dans Excel
b) CREATION D'UN TABLEAU AVEC LIAISON
Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les données d'Access et les données d'Excel. Le tableau ainsi créé peut être mis à jour de toute modification effectuée dans la base Access.
ONGLET "DONNÉES"
groupe "données externes" (1er bloc)
<clic g> sur 
puis sur 
sélectionner le fichier
<clic g> sur 
sélectionner la table ou la requête à importer
<clic g> sur 
permet de passer par "PowerQuery" pour sélectionner les données à importer. Modifications effectuées, revenir à Excel avec 
Il suffit alors de pointer sur la requête pour afficher ses caractéristiques
Pour exploiter dans Excel les données de la requête "Produits requête2"
Ouvrir ExcelONGLET "DONNÉES"
groupe "récupérer et transformer des données" (1er bloc)
<clic g> sur puis sur
sélectionner le fichier 
<clic g> sur
sélectionner la table ou la requête à importer
<clic g> sur
sélectionner 
puis 
pour accepter l'importation des données
…
Penser à mettre à jour les données de Access en cliquant sur 
de l'onglet "données" groupe "requêtes et connexions" de Excel afin que ces dernières soient à jour de toute modification effectuée sur la base
Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir de la requête "Produits requête2"
Renommer la feuille 1 en "données"
Préparer dans Access une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin puis rapatrier ces données sous forme de tableau dans la 1ère feuille et utiliser les fonctions de base de données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs
c) CREATION D'UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE
Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le tableau précédemment importé.
ONGLET "INSERTION"
groupe "tableaux" (1er bloc)
<clic g> sur 
sélectionner 
<clic g> sur 
les connexions existantes s'affichent
sélectionner la connexion
<clic g> sur 
pour accepter l'importation des données dans la feuille de travail du classeur Excel sous forme de tableau croisé dynamique
le volet 
s'affiche à droite
faire glisser chaque champ à sa position
Pour exploiter dans Excel les données de la requête "Produits requête2" sous forme de tableau croisé dynamique, Ouvrir Excel ONGLET "INSERTION"
groupe "tableaux" (1er bloc)
<clic g> sur
sélectionner
<clic g> sur
les connexions existantes s'affichent
sélectionner la connexion 
<clic g> sur pour accepter l'importation des données dans la feuille de travail du classeur Excel sous forme de tableau croisé dynamique 
pour importer les données dans Excel sous forme de tableau croisé dynamique
Faire glisser les champs à leur position
Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de la requête "Produits requête2" - Renommer la feuille 2 en "tableau croisé"
d) CREATION D'UN GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE
Le graphique croisé dynamique est créé de la même manière mais en choisissant 
au lieu de .
ONGLET "INSERTION"
groupe "graphiques" (4ème bloc)
<clic g> sur
sélectionner
<clic g> sur
les connexions existantes s'affichent
sélectionner la connexion
<clic g> sur pour accepter l'importation des données dans la feuille de travail du classeur Excel sous forme de tableau croisé dynamique
le volet s'affiche à droite
faire glisser chaque champ à sa position
Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 en dessous du tableau ou en feuille 3 un graphique croisé dynamique à partir de la requête "Produits requête2" ; Renommer la feuille 3 en "graphique croisé" puis enregistrer le classeur
Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son type et l'enrichir
e) GESTION DES CONNEXIONS
Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel et Access. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "sources de données" des documents de l'utilisateur
Ce fichier porte le suffixe ".odc" et peut être ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers
Cette connexion peut être modifiée directement dans Excel.
ONGLET "DONNÈES"
groupe "requêtes et connexions" (2ème bloc)
<clic g> sur 
pour afficher le volet droit
sélectionner la connexion
<clic d> 
onglet 
modifier la chaîne pour valider
Si vous ouvrez le fichier Exercice "données requete produits requete 2.xlsx", la liaison sera incorrecte :
Il faudra alors modifier la partie "Source=F:\supports\supports 2019\Access 2019 1er niveau\Exos Access2019\Northwind 2019ios.accdb"
de la chaîne
par l'adresse réelle du fichier Northwind2019 sur votre ordinateur, par exemple :
"Source=c:\utilisateurs\nom\documents\Access 2019\Exos Access2019\Northwind 2019.accdb"
3. ÉTIQUETTES
Cet assistant permet de créer des étiquettes standard ou personnalisées.
ONGLET "CRÉER"
groupe "états" (5ème bloc)
sélectionner la requête ou la table
<clic g> sur 
l'assistant s'affiche et guide l'utilisateur tout au long de la requête
sélectionner le fabricant de l'étiquette
sélectionner la référence de l'étiquette
<clic g> sur 
sélectionner les éléments de mise en forme du texte des étiquettes
<clic g> sur
saisir du texte directement si nécessaire
<sélectionner> les champs désirés avec 
<entrée> entre chaque ligne et un espace entre chaque champ
<clic g> sur
indiquer de la même manière l'ordre de tri
<clic g> sur
nommer l'état
<clic g> sur 
pour afficher les étiquettes
Si un problème de présentation se pose, afficher les étiquettes en mode "page" et effectuer les modifications de présentation et de mise en page comme dans n'importe quel état. Revenir en mode "aperçu avant impression" pour juger du résultat
Les étiquettes figurent sous le nom qui leur a été donné dans la liste des états
Pour faire un mailing à tous nos clients, nous avons acheté une boîte d'étiquettes autocollantes (rester dans le standard : Avery…) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations :
sélectionner la requête "clients (étendu)"
<clic g> sur 
(groupe "états" de l'onglet "créer")
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête
sélectionner le fabricant de l'étiquette : "Avery" 
sélectionner la référence: 
(indiquée sur la boîte)
<clic g> sur
sélectionner la mise en forme du texte des étiquettes comme ci-dessous
<clic g> sur
saisir directement le texte : "personnel"
Appuyer sur <entrée>
sélectionner le champ "Nom" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Taper un espace
sélectionner le champ "Prénom" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Appuyer sur <entrée>
sélectionner le champ "Adresse" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Appuyer sur <entrée>
sélectionner le champ "Code Postal" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Taper un espace
sélectionner le champ "Ville" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
le résultat doit être identique à ci-dessous
<clic g> sur
Sélectionner le champ "Nom" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
pour indiquer un tri par nom
<clic g> sur
Nommer l'état "étiquettes clients"
Choisir 
<clic g> sur
en mode "page"
onglet 
Sélectionner en haut de l'étiquette "personnel"
Choisir une police de taille 11 italique
Sélectionner les champs "nom" "prénom"
Mettre en gras
onglet 
Sélectionner "marges étroite" 
onglet 
<clic g> sur 
de 
puis sur 
pour visualiser les étiquettes
<clic g> sur 
pour les imprimer
<clic g> sur 
Comme dans tout état, passer en mode "page" pour mettre en forme individuellement les champs et en mode "création" pour modifier ces mêmes champs
(notamment outil 
)
À partir de la table "clients" et de la table "commandes", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes.
Créer les étiquettes correspondantes sur des étiquettes Avery C2166 avec nom, prénom, adresse, code postal et le tout avec une présentation soignée (police de taille lisible et couleurs), mettre nom et prénom en gras taille 16.
Enregistrer sous le nom "étiquettes clients moins de 3 commandes"
4. ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD
Même s'il est aisé de faire directement des étiquettes dans Access, Word est l'outil incontournable de traitement de texte, notamment pour les mailings. Il faut indiquer à Word dans quelle base puis dans quelle table ou requête se trouvent les données puis insérer les champs à leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacés par leur valeur dans le mailing.
ONGLET "PUBLIPOSTAGE"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
ouvrir le document principal (lettre normale servant de base au mailing) ou saisir le texte
<clic g> sur 
de 
et choisir 
<clic g> sur 
de 
et choisir 
désigner le dossier contenant la base puis la base elle-même puis 
sélectionner la requête ou la table pour valider
groupe "champs d'écriture et d'insertion" (3ème bloc)
<clic g> dans le texte à la position d'insertion
<clic g> sur de 
et insérer le premier champ
<entrée> pour créer un paragraphe ou <maj> <entrée> pour aller à la ligne
idem pour tous les champs à insérer
mettre en forme éventuellement les champs puis enregistrer la lettre
groupe "aperçu des résultats" (4ème bloc)
<clic g> sur 
de "publipostage" pour afficher les valeurs des champs
faire défiler avec 
(idem pour revenir aux champs mêmes)
groupe "terminer" (dernier bloc)
<clic g> sur 
vous pouvez fusionner dans un nouveau fichier ou fusionner directement vers l'imprimante
À partir de la table "clients" et de la table "commandes", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes.
Créer un courrier de mailing dans Word correspondant à celui-ci-dessous
L'enregistrer sous le nom "lettre aux clients ayant passé moins de 3 commandes"
Si les valeurs s'affichent dans Word avec plusieurs décimales, aller dans les options de Word, 
, groupe 
(à la fin) et cocher 
En cas de changement de machine, il faut indiquer le nouvel emplacement du fichier de données (ex : exercices de mailing téléchargés pour ce cours)
ONGLET "PUBLIPOSTAGE"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur 
<clic g> sur 
sélectionner le fichier à son nouvel emplacement pour valider
