A. L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE

A.             L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE

Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération. Il n'est pas indispensable car la procédure de mailing n'est pas compliquée.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
dans un nouveau document standard
<clic g> sur
<clic g> sur
le volet s'affiche à droite de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

 

1.       SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

Il faut tout d'abord déterminer le type de support utilisé.

VOLET DROIT
cocher la case d'option
<clic g> sur

 

2.       SÉLECTION DU DOCUMENT

Puis déterminer le document de base.

VOLET DROIT
cocher la case d'option
<clic g> sur

3.       SÉLECTION DES DESTINATAIRES

Indiquer les destinataires ou créer une liste s'il n'y en a pas encore.

 

VOLET DROIT
cocher la case d'option et désigner le fichier
Word propose le dossier "Mes sources de données" mais les listes peuvent être dans un autre dossier
<clic g> sur

 

Si la liste de destinataires n'existe pas encore, il est possible de la créer ici.

 

VOLET DROIT
<clic g> sur
saisir les données
<tab> après la saisie de chaque champ
<clic g> sur pour changer de ligne
saisir les caractéristiques de chaque destinataire
enregistrer le fichier source de données
pour valider

 

permet de choisir les colonnes à renseigner

 

 

Une fenêtre intermédiaire permet de trier et filtrer les données.

 

<clic g> sur d'une colonne et la déclarer comme pour ne pas avoir d'espaces inutiles dans le bloc "adresse" :

 

Le format d'enregistrement par défaut est le format ".mdb" (ancien format d'Access). Le dossier par défaut est le dossier "mes sources de données" de chaque utilisateur

4.       ÉCRITURE DE LA LETTRE

Il faut maintenant renseigner le document qui a été choisi comme document principal ou l'adapter s'il est déjà écrit.

 

Plutôt que de créer maintenant le document principal, il est préférable de l'écrire auparavant ou de prendre un document existant et d'enlever les éléments spécifiques

 

VOLET DROIT
<clic g> sur pour insérer les champs "adresse"
choisir les caractéristiques

 

VOLET DROIT
<clic g> sur pour insérer une formule d'accueil
choisir les caractéristiques

 

VOLET DROIT
<clic g> sur
choisir les champs à afficher
<clic g> sur

Word propose un affranchissement électronique en ligne à partir d'un logiciel du site Microsoft Web Office

5.       APERÇU DE LA LETTRE

Il ne reste plus qu'à vérifier que tout est correct et procéder éventuellement aux dernières modifications.

VOLET DROIT
faire défiler les destinataires avec  ou 
effectuer les ajustements éventuels
<clic g> sur

 

Il est encore possible d'exclure ici un destinataire.

6.       FIN DE LA FUSION

La procédure de création est terminée ; il ne reste plus qu'à procéder à l'impression du mailing.

VOLET DROIT
<clic g> sur pour visualiser et éventuellement modifier individuellement chacune des lettres générées
ou sur pour les imprimer directement

7.       EXERCICE

Votre société de vente de fleurs par correspondance vous demande de faire un mailing pour vanter les mérites d'une promotion :
5 fuchsias gratuits pour toute commande supérieure à 50 euros
Faites un publipostage à vos clients dont un échantillon figure dans le tableau ci-après en utilisant l'assistant "fusion et publipostage"
Enlever du tableau les champs inutiles
Générer les lettres mais ne les imprimez pas.
Créer le document de toutes pièces ou utiliser le document "exo lettre jolie plante" en remplaçant les zones en surligné gris par les blocs appropriés et en modifiant le texte