D. LE MODÈLE

D.             LE MODÈLE

Le modèle présente un gain de temps appréciable pour la création de documents d'un type défini (courrier commerciaux, lettres de rappels, procédures…).

1.       LA CRÉATION DU FICHIER MODÈLE

Le modèle est créé à partir d'un document existant :

• Passer en revue les documents créés récemment
• Les classer en catégories
• Choisir pour chaque catégorie un document représentatif et l'ouvrir
• Créer des styles et les attacher au modèle
• Créer les blocs de construction quick part et les attacher au modèle
• Créer les outils et les attacher au modèle
• Créer les macro-commandes et les attacher au modèle
• Enlever de ce document tous les éléments spécifiques
• Enregistrer comme modèle

 

MENU FICHIER
<clic g> sur  
nommer le modèle
<clic g> sur de
choisir
<clic g> sur
le modèle est enregistré au format dotx

 

 

Le modèle est enregistré dans    du dossier "documents" ; il peut être affiché  en cliquant sur à la création d'un nouveau document

 

Le modèle "normal" est enregistré dans le dossier suivant :
C:\Users\nom_utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Les modèles de la page d'accueil sont enregistrés dans le dossier suivant :
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Templates\1036
Les modèles de l'utilisateur sont enregistrés dans le dossier suivant :
C:\Users\ nom_utilisateur \Documents\Modèles Office personnalisés
ou si "documents" pointe vers onedrive :
onedrive\Modèles Office personnalisés

 

Ouvrir "lettre1.docx"
Supprimer l'image en haut à droite et insérer un contrôle "image"
Supprimer le destinataire mais laisser "à l'attention de"
Supprimer le texte à partir de "nous avons le plaisir" jusqu'à "réception de la présente"  et insérer un contrôle "texte"
Enregistrer le document comme modèle sous le nom "commande arrivée"
Fermer le modèle
Créer un nouveau document basé sur ce modèle (choisir dans le volet gauche "mes modèles"), le renseigner et l'enregistrer sous le nom "arrivée d'arbres fruitiers"

 

2.       L'ORGANISATION DES ÉLÉMENTS

Les styles, les blocs de constructions Quick Parts, les macro-commandes, les outils sont liés à un document ou à un modèle de document ; il est pratique de pouvoir les copier.

a)       MODIFIER UN STYLE DU MODÈLE A PARTIR DU DOCUMENT

Les styles peuvent être utilisés tels quels dans les documents ou modifiés en fonction des besoins de mise en forme du document. On pourra les intégrer au modèle si l’on veut rendre leurs nouvelles caractéristiques disponibles dans les nouveaux documents basés sur ce modèle.

volet "styles"
<clic g> sur pour ouvrir la boite de dialogue "gérer les styles"
<cocher> 

 

Si cette option n’est pas validée, le style (ou sa modification) ne reste disponible que dans le document ou l’opération a été effectuée

b)       ORGANISER LES STYLES

Cette possibilité permet de gagner du temps dans l'organisation de son travail.

VOLET "STYLES"
<clic g> sur pour ouvrir la boite de dialogue "gérer les styles"
<clic g> sur
dans le volet de droite
<clic g> si nécessaire sur
ouvrir le fichier contenant les styles à importer
sélectionner les styles à copier
<clic g> sur
confirmer le cas échéant la copie
<clic g> sur

 

Ouvrir "lettre2.docx"
Créer un modèle appelé "lettre envoi de devis" en utilisant les styles et les insertions automatiques
Enregistrer le modèle et le fermer
Créer un nouveau document basé sur ce modèle, le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "envoi du devis BERTRAND
Importer dans ce document les styles du modèle "commande arrivée" et observer les modifications

 

 

Les macros peuvent aussi être simplement copiées ici en choisissant l'onglet

c)        ORGANISER LES MACROS

Les macros peuvent aussi être copiées d'un document ou d'un modèle à l'autre. Seule condition, le fichier est du type .docm (document avec macros) ou .dotm (modèle avec macros).

ONGLET "DÉVELOPPEUR"
groupe "code" (1er bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur 
dans le volet de droite
<clic g> si nécessaire sur
ouvrir le fichier contenant les macros à importer
sélectionner les macros à copier
<clic g> sur
confirmer le cas échéant la copie par
<clic g> sur

 

 

Les styles peuvent être simplement copiées ici en choisissant l'onglet

3.       LA MODIFICATION DU MODÈLE

Le modèle peut être ouvert et modifier comme n'importe quel document.

MENU FICHIER
<clic g> sur
<clic g> sur
<clic g> sur 
choisir o
indiquer le chemin d'accès
sélectionner le modèle
<clic g> sur
le modèle est ouvert et peut être modifié et enregistré comme tout document Word

 

Ouvrir le modèle "commande arrivée" du dossier "exercices"
Modifier les styles des différentes zones du modèle (adresse, destinataire, date…)

4.       L'ATTACHEMENT DU MODÈLE

Si vous désirez attacher un modèle à un document ouvert, il est possible de le faire.

MENU FICHIER

dans le volet de gauche, sélectionner
en bas du volet central, <clic g> sur de
sélectionner dans la liste "gérer"
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner éventuellement le dossier puis le modèle de document
<clic g> sur
pour valider
le modèle est attaché au document : les styles et macros du modèle sont disponibles

 

 

L'onglet développeur permet aussi d'y accéder et plus rapidement.

ONGLET "DÉVELOPPEUR"
groupe "modèles" (dernier bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner éventuellement le dossier puis le modèle de document
<clic g> sur
pour valider

 

Si est coché, le texte du document adopte la nouvelle présentation

 

Faire <ctrl> <barre espace> pour que le texte prenne les nouvelles caractéristiques de présentation et <ctrl> <q> pour que le texte adopte la nouvelle disposition si n'est pas coché

 

Dans le document précédemment créé : "arrivée d'arbres fruitiers"
Attacher le modèle " EssentialLetter.dotx" du dossier C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Templates\1036