B. LES LIAISONS ENTRE EXCEL ET WORD

B.             LES LIAISONS ENTRE EXCEL ET WORD

La liaison permet de faire figurer une copie d'un extrait ou de la totalité d'une feuille Excel au sein d'un document Word ; la modification du fichier original entraîne la mise à jour de la copie dans Word.

1.  FEUILLE DE CALCUL EXCEL

Le cas le plus courant est l'importation d'une feuille de travail ou d'un graphique d'un tableur dans un document de traitement de texte (soit de Excel dans Word).

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "presse-papiers" (1er bloc)
ouvrir le classeur excel
sélectionner les données et les copier dans le presse-papiers
afficher le document word
positionner le point d'insertion
<clic g> sur   de  puis -
ou
<clic d>  
pointer sur une des options de collage et visualiser le résultat
<clic g> sur l'un des outils - les 2 assurent la liaison, l'un en utilisant la mise en forme du tableau Excel, l'autre utilisant la mise en forme du document de destination

 

 

Ouvrir le fichier Excel "ventes.xlsx"
Copier le tableau de synthèse avec liaison dans un document Word
Effectuer des modifications dans Excel
S'assurer de la mise à jour dans Word
Enregistrer le document sous le nom "liaison"

2.  LE GRAPHIQUE EXCEL

Comme le tableau, un graphique Excel existant peut être collé dans un document Word.

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "presse-papiers" (1er bloc)
ouvrir le classeur excel
sélectionner le graphique et le copier dans le presse-papiers

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "presse-papiers" (1er bloc)
afficher le document word
positionner le point d'insertion
<clic g> sur   de ou <clic d>  
pointer sur une des options de collage et visualiser le résultat

 

 

 

À partir du fichier Excel "ventes.xlsx"
Copier le graphique avec liaison dans le document Word "liaison"

3.  LA FEUILLE EXCEL INCORPORÉE

Vous créez alors un objet qui comprend non seulement les données mais aussi les informations relatives à l'application les gérant. Ainsi, les informations incorporées peuvent être directement modifiées dans l'application cible par l'appel automatique et transparent de l'application d'origine. Là encore, le cas le plus fréquent est l'incorporation d'une feuille Excel dans Word.

  ONGLET "INSERTION"
groupe "tableaux" (2ème bloc)
<clic g> sur
choisir  
pour valider
le document de travail s'affiche dans son cadre
Travailler comme dans Excel (vous êtes dans Excel)
<clic g> en dehors de le document pour sortir et revenir à Word

 

 

Objet ouvert : <faire glisser> la souris sur l'angle bas droite pour augmenter ou réduire le nombre de lignes ou de colonnes du tableau
Objet fermé  : <faire glisser> la souris sur l'angle bas droite pour agrandir ou diminuer la taille de l'image du tableau (zoom : sans jouer sur le nombre de lignes ou de colonnes)

 

BOUTON GAUCHE
pour ouvrir l'objet excel
<double clic> dans le tableau

 

 

BOUTON GAUCHE
pour fermer l'objet excel
<clic g> en dehors du tableau

 

Dans un nouveau document Word
Créer le tableau ci-après sous forme d'objet Excel :
L'enregistrer sous le nom "incorporation" puis le fermer

 

4.  GESTION DES LIAISONS

Les liaisons peuvent être gérées.

a)   MISE A JOUR D'UNE LIAISON

La ou les liaisons crées sont normalement mises à jour automatiquement à l'ouverture du document. Elles peuvent l'être aussi manuellement.

BOUTON DROIT
objet sélectionné
<clic d>

b)  AFFICHER LES LIAISONS

Si les fichiers changent d'emplacement, la liaison entre source et cible peut être perdue ; il est cependant possible de rompre la liaison avant ou de modifier et rétablir la source après.

BOUTON DROIT
tableau ou graphique sélectionné
<clic d>
 

 

 

  Vous pouvez ici modifier la méthode de mise à jour des liaisons
 

 

Dans le document "liaison.docx"
Modifier la liaison avec le tableau de données en "manuelle"
Effectuer des modifications dans le classeur
Mettre à jour dans Word le tableau et le graphique
Remettre la liaison en "automatique

c)   MISE A JOUR MANUELLE D'UNE LIAISON (source & cible)

Si les éléments faisant l'objet de la liaison doivent faire l'objet d'une modification, celle-ci peut être faite directement à partir de l'application cible (Word).

BOUTON GAUCHE
<double clic > sur l'objet lié
mettre à jour le document source (excel)
enregistrer le document source (excel)
revenir à Word - document source et document cible sont modifiés

 

 

BOUTON DROIT
tableau ou graphique sélectionné
<clic d>  
mettre à jour le document source (excel)
enregistrer le document source (excel)
revenir à Word - document source et document cible sont modifiés

 

Dans le document "liaison.docx", ouvrir la source
Effectuer des modifications sur le classeur
Vérifier la mise à jour dans Word du tableau et du graphique

d)  MISE A JOUR D'UNE LIAISON (à l'ouverture)

Une option, activée par défaut, met à jour les liaisons à l'ouverture du document.

MENU FICHIER

- -

e)  MISE A JOUR D'UNE LIAISON (maj des champs)

Les liaisons utilisent des champs ; ils obéissent donc aux règles les régissant.

positionner le point d'insertion dans l'objet lié
<f9>

 

Pour afficher le code du champ au lieu du résultat
<maj> <f9> dans le champ

 

 

Dans le document "liaison"
Afficher les codes de champs puis revenir à l'affichage normal
Mettre à jour les champs de liaison