C. ENVOYER UN MESSAGE

C.                  ENVOYER UN MESSAGE

Avec la fibre, l'adsl, la 4/5 g ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages quasiment en temps réel.

 

ONGLET "ACCUEIL"

groupe "nouveau" (1er bloc)
dans le volet gauche, <clic g> sur un compte

<clic g> sur

 

Le ruban déroulé affiche les outils nécessaires :

 

Créer un nouveau courrier

1     INDIQUER LES DESTINATAIRES

Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères.

 

NOUVEAU COURRIER
<clic g> sur pour choisir une autre adresse d'envoi que celle par défaut
<clic g> sur pour choisir un destinataire dans le carnet d'adresse
ou
saisir directement l'adresse du destinataire
permet de désigner des destinataires en copie seule
permet de désigner des destinataires en copie invisible après avoir cliqué sur ou
ce destinataire n'est pas affiché
S'il y a plusieurs destinataires, les adresse sont séparées par un point-virgule

 

ouvre la même fenêtre que ou

 

Dans le message créé, mettre comme destinataire votre voisin, en copie Nadege.bridge@laposte.net et en copie invisible catherine.bernet@laposte.net (ou tout autres personnes)

 

 

 Il n'est pas correct d'envoyer un message en majuscules ni d'envoyer un même message à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas en laissant leurs adresses visibles :
Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que leurs adresses soient visibles, utiliser disponible lorsque l'on clique sur ou

 

2     SAISIR L'OBJET

Tout message doit avoir un objet.

 

FENÊTRE DE MESSAGE
<clic g> dans la zone
saisir l'objet

 

Dans le message créé, mettre comme objet : Comité de direction

3     COMPOSER LE MESSAGE

Il reste à saisir le texte du message, dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme.

 

FENÊTRE DE MESSAGE
<clic g> dans la partie basse de la fenêtre
saisir le texte
le mettre en forme

 

Dans le message créé, saisir le contenu :
Écrire le message suivant :
objet : "Comité de direction"
texte :"Réunion de travail de préparation du lundi 31.
14h00 : diaporama

15h00 : discussion par groupe

16h00 : synthèse

17h00 : conclusion

Cordialement "

4     METTRE EN FORME LE MESSAGE

On retrouve dans Outlook les principales fonctions de Word, ce qui permet d'appliquer un thème, d'affecter des styles, de mettre en forme précisément les caractéristiques de police et de paragraphe, d'insérer toutes sortes d'éléments ou de traduire le texte.

 

a)   TYPE DE MESSAGE

Plusieurs formats peuvent être utilisés pour le  contenu. Le format "html" est le standard le plus riche. Il permet (ainsi que le format "texte enrichi") d'utiliser des mises en forme élaborées.

 

ONGLET "FORMAT DU TEXTE"
groupe "format" (2ème bloc)
vérifier que le format est bien "html"
sinon
<clic g> sur s'il n'est pas déjà sélectionné

 

Dans le message créé, vérifier que le format est bien html

b)  CHOISIR UN THÈME

Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un message auquel des styles ont été appliqués (polices et effets peuvent être modifiés).

 

ONGLET "OPTIONS"
groupe "thèmes" (1er bloc)
<clic g> dans le volet du texte du message
<clic g> sur
déplacer la souris sur les thèmes pour juger de l'effet sur la sélection
<clic g> sur le thème choisi

 

On retrouve ici les outils classiques de la suite Office utilisés notamment dans Word

 

Dans le message créé, affecter au contenu du message le thème "Office"

 

c)   AFFECTER UN STYLE

Le style comprend des caractéristiques de mise en forme liées au thème. Ainsi, un style "titre 1" propose une présentation différente selon le thème. Le principe est le même que dans Word.

 

ONGLET "FORMAT DU TEXTE"
groupe "style" (5ème bloc)

sélectionner le texte
ou
cliquer dans le paragraphe
pointer sur le style pour afficher sa présentation
<clic g> sur le style choisi

Dans le message créé, affecter à "Réunion de travail de préparation du lundi 31" le style

 

d)  METTRE EN FORME LES POLICES

On retrouve ici les procédures de Word (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème).

 

ONGLET "FORMAT DU TEXTE"
groupe "police" (3ème bloc)
sélectionner le texte
<clic g> sur un outil

 

Dans le message créé, affecter à :
"14h00 : diaporama
15h00 : discussion par groupe
16h00 : synthèse
17h00 : conclusion"
la police "calibri" et la couleur

e)  METTRE EN FORME LES PARAGRAPHES

Idem pour le paragraphe (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème ou s'y ajoutent).

 

ONGLET "FORMAT DU TEXTE"
groupe "paragraphe" (4ème bloc)
<clic g> dans le paragraphe
<clic g> sur un outil

Dans le message créé, affecter à :
"14h00 : diaporama
15h00 : discussion par groupe
16h00 : synthèse
17h00 : conclusion"
la puce

5     CRÉER UNE SIGNATURE

La signature permet de personnaliser le message. Il faut tout d'abord la créer.

 

ONGLET "MESSAGE"
ONGLET "INSERTION"
groupe "inclure" (4ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur
<clic g> sur pour nommer la une nouvelle signature
puis pour valider
dans le volet bas, saisir le texte et le mettre en forme
joindre éventuellement une carte de visite du gestionnaire de contacts
<clic g> sur
pour valider

 

Créer une signature personnelle pour l'adresse pdedupont@laposte.net ou pour l'adresse que vous avez créée en vous inspirant éventuellement de la signature suivante

Pour associer un thème (ensemble de styles homogènes + fond…) à la signature :
onglet puis bouton de la fenêtre "signature"

 

Créer une nouvelle signature pour une adresse professionnelle comme ci-après

6     SIGNER LE MESSAGE

La signature créée est alors disponible.

 

ONGLET "MESSAGE"
ONGLET "INSERTION"
groupe "inclure" (1er bloc)
<clic g> dans le message
<clic g> sur
<clic g> sur une signature dans la liste
la signature choisie est insérée

 

Dans le message créé, signer créé avec la signature professionnelle

7     JOINDRE DES FICHIERS

À défaut de partager un fichier avec d'autres, il est souvent pratique d'envoyer par messagerie le fichier concerné (pour autant qu'il ne soit pas trop gros). Le fichier, reçu sur un ordinateur ou un Smartphone, peut être alors être affiché et éventuellement réutilisé.

 

ONGLET "MESSAGE"
ONGLET "INSERTION"
groupe "inclure" (1er bloc)
<clic g> sur
la liste des derniers fichiers envoyés s'affiche
<clic g> sur un fichier
ou
<clic g> sur
sélectionner le dossier
sélectionner le ou les documents (avec <ctrl> ou <maj>)
<clic g> sur
les fichiers joints d'affichent dans l'entête du message

 

La plupart des serveurs bloquent les messages supérieurs à 5 Mo mais les fournisseurs d'accès proposent des outils spécifiques utilisant ftp(et non smtp)

 

1 - ouvrir word
faire le courrier suivant

L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre"
2 - ouvrir Excel
faire le tableau suivant :

l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau"
Les joindre au message en cours

8     S'ASSURER DE LA RÉCEPTION

Pour les messages importants, il est recommandé de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture et de conserver cette dernière un certain temps.

 

 ONGLET "OPTIONS"
groupe "suivi" (4ème bloc)
dans la fenêtre de message (avant de l'envoyer)
cocher l'une ou/et l'autre des cases suivantes
 

 

L'accusé de réception est envoyé automatiquement par le serveur lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire.
La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message et celui-ci décide alors ou non de confirmer

 

Dans le message créé, activer les options de suivi

9     ENVOYER LE MESSAGE

Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer.

 

FENÊTRE DE MESSAGE
<clic g> sur pour modifier éventuellement le compte d'envoi
(si différent du compte par défaut)
<clic g> sur

 

 

Envoyer le message qui doit correspondre à celui-ci-après à votre voisin

10   INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE

Des indicateurs permettent de définir l'importance et d'assurer un suivi du message. Des boutons de vote permettent de donner son avis sur un point de manière formalisée

 

ONGLET "MESSAGE"
groupe "indicateurs" (5ème bloc)
<clic g> sur

 

 

ONGLET "OPTIONS"
groupe "suivi" (4ème bloc)
<clic g> sur
choisir le type de boutons

 

La réponse s'effectue à partir du message reçu.

ONGLET "MESSAGE"
groupe "répondre" (2ème bloc)
<clic g> sur le bouton puis sur la réponse
<ok> pour confirmer l'envoi de la réponse

 

 

 

Envoyer un message avec "importance haute" et "boutons de vote" du type
"Bonjour, pouvez-vous me donner votre avis ?" à votre voisin