B. La gestion des données

bouton gauche

table ouverte (en mode feuille de données)
<clic g> sur le 1^er champ vide après

 bouton droit

<clic g> sur 

 zone défilement

<clic g> sur    de la zone de défilement 

 onglet "accueil"
groupe "enregistrements" (4^ème bloc)

<clic g> sur

saisir la première information puis  <tab>
saisir les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Saisir les données comme ci-dessous

Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ). Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table Access que d'un tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante :
Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur d'enregistrement  sur lequel vous faites un <clic droit>  
(les enregistrements sont alors ajoutés)
Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes, sélectionner la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes un <clic droit> (les valeurs du presse-papiers remplacent celles existantes dès la 1^ère valeur)

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement

 onglet "accueil"
groupe rechercher" (5^ème bloc)

<clic g> sur

<clic g> sur la position de l'enregistrement à atteindre

Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de défilement puis <entrée> s'il ne l'est pas

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18^ème

 onglet "accueil"
groupe rechercher" (5^ème bloc)

<clic g> sur

<clic g> sur

Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Sélectionner avec la souris le 1^er enregistrement puis le dernier
Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection

Si les données du champ servent de clé à la table, la modification est impossible

bouton gauche
table affichée (en mode feuille de données)
afficher l'enregistrement désiré avec l'ascenseur ou les cases de défilement
<clic g> sur la cellule contenant l'information à modifier
mettre à jour des nouvelles données
le déplacement sur une autre cellule valide la modification

Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur,
la touche <echap> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche  de la barre d'outils "accès rapide" (s'il y a eu changement de champ)

Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise à jour est appropriée

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements concernés

 clavier

sélectionner la ligne
touche <supp>
 pour valider

bouton gauche
sélectionner la ligne
<clic d>
 pour valider

onglet "ACCUEIL"
groupe "enregistrements" (4^ème bloc)

sélectionner la ligne
<clic g> sur
 pour valider

Si des données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord supprimer ces données connexes puis revenir supprimer l'enregistrement

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Créer le nouvel enregistrement suivant :
Le supprimer

 zone défilement

feuille de données affichée
<clic g> sur   (extrémité de la zone de défilement)
saisir un à un les caractères de la recherche
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure

onglet "accueil"
groupe "rechercher" (5^ème bloc)
<clic g> sur
renseigner la boite de dialogue (vérifier que dans "regarder dans" est indiqué le nom du champ sinon l'afficher avec la liste déroulante)
 pour atteindre la prochaine occurrence
Access s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Rechercher le terme "bivouac" des 2 manières exposées

Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des minuscules lors de la recherche en cochant

onglet "accueil"
groupe "rechercher" (5^ème bloc)
<clic g> sur
renseigner la boite de dialogue
 pour remplacer toutes les occurrence en une seule fois

C'est un des avantages de l'affichage de la table en mode "feuille de données" que de permettre un remplacement aisé de données pour des mises à jour ou des corrections, sans avoir à utiliser de requêtes (plus complexes).

Faire des Copier/Coller entre les données et la zone de recherche pour éviter les problèmes d'orthographe (espaces, accents…)

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"

onglet "accueil"
groupe "enregistrements" (4^ème bloc)

<clic g>  sur     

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Enregistrer les modifications de présentation effectuées

onglet "accueil"
groupe "enregistrements" (4^ème bloc)

<clic g> sur  (idem pour l'enlever)
une ligne "total" s'affiche à la suite des enregistrements
 <clic g> sur  du champ de total sélectionné pour choisir la fonction adaptée
les fonctions dépendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Faire le total des enregistrements sur le champ "titre"

Dans la table en cours de la base "ouvrage",
Ajouter le champ "valeur" et le mettre avant le champ "commentaires"
Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne

bouton gauche

<clic g> sur  de la tête de colonne servant au tri
<clic g> sur

 bouton droit
<clic g> dans la colonne de tri
<clic d>
<clic g> sur l'ordre de tri voulu

 onglet "accueil"
groupe " trier et filtrer " (3^ème bloc)

<clic g> dans n'importe quelle données de la colonne de tri
<clic g> sur  pour trier
<clic g> sur pour supprimer le tri

Dans la table en cours de la base "ouvrages", Trier les enregistrements par ordre croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris

bouton gauche

<clic g> sur  de la tête de colonne servant de filtre
<cocher> le filtre voulu

ou
<clic g> sur

 bouton droit

<clic d> sur la valeur  voulue du filtre
<clic g> sur le filtre voulu
ou
<clic g> sur

 onglet "accueil"
groupe " trier et filtrer " (3^ème bloc)

<clic g> dans la colonne de filtre
<clic g> sur  
<cocher> le filtre voulu
 
ou
<clic g> sur
seules les données correspondant au filtre sont affichées

Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur
ou dans la zone de défilement sur   ou utiliser le menu contextuel  dans la colonne adéquate

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes"
Annuler le filtre