C'est un point crucial de l'utilisation d'une base de données. Access traite les informations sous forme de données élémentaires et à ce niveau, elles sont difficilement exploitables de manière synthétique.
Différents outils permettent d'en faire la synthèse sous forme de tableaux et de graphiques. Ces outils sont intégrés à Access mais il peut aussi être intéressant d'utiliser des outils externes (tableur, traitement de texte…).

1     REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE

Ce type de requête permet de présenter les données de manière très synthétique.

a)        ASSISTANT

Elles peuvent être créées avec l'assistant.

 onglet "créer"
groupe "requêtes" (3ème bloc)

<clic g> sur
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête
<clic g> sur
 pour valider
Définir l'origine de la requête : une table, une autre requête ou les deux

Désigner le champ qui sera en en-tête de ligne avec
Sélectionner le champ qui sera en en-tête de colonne
(si c'est une date, indiquer la périodicité)
Sélectionner le champ de valeur qui sera à l'intersection ainsi que la fonction associée  (si ce champ est numérique, ce sera le plus souvent la fonction "somme", sinon la fonction "compte")
Nommer la requête
Au fur et à mesure de la création de la requête, les choix effectués s'affichent dans la zone "exemple"

Pour créer une requête d'analyse croisée à partir de la table "Commandes"
<clic g> sur  dans le groupe "requêtes" de l'onglet "créer", l'assistant s'affiche
<clic g> sur  de
<clic g> sur "Commandes" dans la liste des tables au-dessus

<clic g> sur
<clic g> sur "ville d'expédition" puis sur   pour mettre les villes en entête de ligne

<clic g> sur
sélectionner "date d'expédition" pour mettre les dates en entête de colonne

<clic g> sur
sélectionner "mois" dans les périodicités proposées pour afficher non pas toutes les  dates mais un regroupement pour chaque mois
 <clic g> sur
Associer la fonction "somme"au champ "Frais d'expédition"

Nommer la requête "Commandes_Analyse croisée"
 étant sélectionné, <clic g> sur

Il est intéressant de comparer les résultats d'une requête "Sélection" et d'une requête "analyse croisée", pour les mêmes informations et critères. Ainsi la requête sélection correspondante donne ceci :


…

b)       REQUÊTE

La requête d'analyse croisée peut aussi être créée directement, sans assistant.

 onglet "créer"
groupe "requêtes" (3ème bloc)

<clic g> sur  puis sur

La ligne "Analyse" décrit l'affectation du champ dans l'analyse croisée
Le terme "Non Affiché", est destiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs, mais qui ne seront pas affichés dans la feuille de données

Créer la requête "sélection" suivante :
Afficher la feuille de données correspondante et l'enregistrer sous "Produits requête2"


…

Transformer la requête "Produits requête2" en requête "analyse croisée" avec en ligne les catégories, en colonne les noms des employés et en valeur les quantités et l'enregistrer sous "Produits requête2_Analyse croisée

2     LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL

Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme de tableau en utilisant les fonctions de base de données d'Excel ou de tableau ou graphique croisé dynamique (Un fichier de connexion est alors créé dans les "sources de données" de l'utilisateur et donc accessible directement comme connexion existante).

a)        CREATION D'UN TABLEAU SIMPLE

Il est possible de faire un simple copier/coller entre Access (table, requête…) et Excel.

souris gauche.gifbouton gauche

ouvrir la table ou la requête
sélectionner les données "en mode feuille de données" globalement ou par colonnes
les copier dans le presse-papiers
les coller dans la feuille excel (format Excel8)
les données collées sont indépendantes

 

Faire un copier-coller de la table "clients" dans Excel

b)   CREATION D'UN TABLEAU AVEC LIAISON

Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les données d'Access et les données d'Excel. Le tableau ainsi créé peut être modifié mais toute actualisation efface les modifications à moins que la connexion ait été coupée.

   onglet "données"

groupe "données externes" (1er bloc)

<clic g>  sur  puis  sur
sélectionner le fichier
valider la source (propriétés des liaisons de données)
valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
 pour accepter l'importation des données dans Excel sous forme de tableau

Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir de la requête "Produits requête2"
Renommer la feuille 1 en "données"

Préparer dans Access une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin puis rapatrier ces données sous forme de tableau dans la 1ère feuille et utiliser les fonctions de base de données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs

 

Penser à actualiser les données en cliquant sur  de l'onglet "données" de Excel afin que ces dernières soient à jour de toute modification effectuée sur la base

 

Si le fichier de données Access a été renommé ou déplacé (cas probable des exercices de ce livre), cliquer dans Excel sur  et redéfinir le chemin d'accès par
Si vous voulez travailler directement sur les données importées, cliquer sur  (vos données ne seront alors plus actualisées

c)        CREATION D'UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE

Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le tableau précédemment importé.

   onglet "données"

groupe "données externes" (1er bloc)

<clic g>  sur  puis  sur
sélectionner le fichier
valider la source (propriétés des liaisons de données)
valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
choisir "rapport de tableau croisé dynamique"
 pour accepter l'importation des données dans Excel
le volet  s'affiche à droite de la fenêtre
faire glisser chaque champ à sa position
le tableau croisé dynamique prend forme au fur et à mesure

 

Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de la requête "Produits requête2" - Renommer la feuille 2 en "tableau croisé"

d)       CREATION D'UN GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE

Le graphique croisé dynamique est créé parallèlement au tableau ou en choisissant l'option "graphique croisé dynamique".

 

 

Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 en dessous du tableau ou en feuille 3 un graphique croisé dynamique à partir de la requête "Produits requête2" ;  Renommer la feuille 3 en "graphique croisé" puis enregistrer le classeur

Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son type et l'enrichir

e)       CREATION D'UNE CONNEXION

Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel et Access. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "sources de données" des documents de l'utilisateur

Ce fichier porte le suffixe  .odc et peut être ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers

 
….

3     ÉTIQUETTES

Cet assistant permet de créer des étiquettes standard ou personnalisées.

 onglet "créer"
groupe "états" (5ème  bloc)

sélectionner la requête ou la table
<clic g> sur
l'assistant s'affiche et guide l'utilisateur tout au long de la requête
sélectionner le fabricant de l'étiquette
sélectionner la référence de l'étiquette
<clic g> sur
sélectionner les éléments de mise en forme du texte des étiquettes
<clic g> sur
saisir du texte directement si nécessaire
<sélectionner> les champs désirés avec
<entrée> entre chaque ligne et un espace entre chaque champ
<clic g> sur
indiquer de la même manière l'ordre de tri
<clic g> sur
nommer l'état
<clic g> sur  pour afficher les étiquettes

 

Si un problème de présentation se pose, afficher les étiquettes en mode "page" et effectuer les modifications de présentation et de mise en page comme dans n'importe quel état. Revenir en mode "aperçu avant impression" pour juger du résultat

 

Les étiquettes figurent sous le nom qui leur a été donné dans la liste des états

 

Pour faire un mailing à tous nos clients, nous avons acheté une boîte d'étiquettes autocollantes (rester dans le standard : Avery…) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations dessus
sélectionner la requête "clients (étendu)"
<clic g> sur  (groupe "états" de l'onglet "créer")
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête
sélectionner le fabricant de l'étiquette : "Avery"
sélectionner la référence:
(indiquée sur la boîte)
<clic g> sur
sélectionner la mise en forme du texte des étiquettes comme ci-dessous

<clic g> sur
saisir directement le texte : "personnel"
Appuyer sur <entrée>
sélectionner le champ "Nom" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Taper un espace
sélectionner le champ "Prénom" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Appuyer sur <entrée>
sélectionner le champ "Adresse" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Appuyer sur <entrée>
sélectionner le champ "Code Postal" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Taper un espace
sélectionner le champ "Ville" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
le résultat doit être identique à ci-dessous

<clic g> sur
Sélectionner le champ "Nom" dans le volet de gauche puis <clic g> sur
Indiquer un tri par nom

<clic g> sur
Nommer l'état "étiquettes clients"
Choisir
<clic g> sur
en mode "page"  -
Sélectionner en haut de l'étiquette "personnel"
Choisir une police de taille 11 italique
Sélectionner les champs "nom" "prénom"
Mettre en gras
Sélectionner "marges étroite"
<clic g> sur   de
puis sur   pour visualiser les étiquettes

  

Les étiquettes s'impriment comme n'importe quel état ; le mieux est de les imprimer à partir du mode "aperçu avant impression" en cliquant sur  (1er outil du ruban)

 

Comme dans tout état, passer en mode "page" pour mettre en forme individuellement les champs et en mode "création" pour modifier ces mêmes champs
 (notamment outil )

 

À partir de la table "clients" et de la table "commandes", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes.
Créer les étiquettes correspondantes sur des étiquettes Avery C2166 avec nom, prénom, adresse, code postal et le tout avec une présentation soignée (police de taille lisible et couleurs), mettre nom et prénom en gras taille 16.
Enregistrer sous le nom "étiquettes clients moins de 3 commandes"

  

 

4     ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD

Même s'il est aisé de faire directement des étiquettes dans Access, Word est l'outil incontournable de traitement de texte, notamment pour les mailings. Il faut alors indiquer à Word dans quelle base puis dans quelle table ou requête se trouvent les données puis insérer les champs à leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacés par leur valeur dans le mailing.

 onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)

ouvrir le document principal (lettre normale qui servira de base au mailing) ou saisir le texte
<clic g> sur  de   et choisir

<clic g> sur  de   et choisir
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur
désigner le dossier contenant la base puis la base elle-même puis
valider les propriétés de liaison
sélectionner la requête ou la table à prendre en compte

 pour valider
groupe "champs d'écriture et d'insertion" (3ème bloc)
<clic g> dans le texte à la position d'insertion
<clic g> sur  de   et insérer le premier champ
<entrée> pour créer un paragraphe ou <maj> <entrée> pour aller à la ligne
idem pour tous les champs à insérer
mettre en forme éventuellement les champs puis enregistrer la lettre
groupe "aperçu des résultats" (4ème bloc)
<clic g> sur   de "publipostage" pour afficher les valeurs des champs
faire défiler avec  (idem pour revenir aux champs mêmes)
groupe "terminer et fusionner" (dernier bloc)

<clic g> sur 
vous avez alors la possibilité de fusionner dans un nouveau fichier que vous imprimerez ou de fusionner directement vers l'imprimante

À partir de la table "clients" et de la table "commandes", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes.
Créer un courrier de mailing dans Word correspondant à celui-ci-dessous
L'enregistrer sous le nom "lettre aux clients ayant passé moins de 3 commandes"

Si les valeurs s'affichent dans Word avec plusieurs décimales, aller dans les options de Word, options avancées, groupe  (à la fin) et cocher 

Modifié le: lundi 7 octobre 2013, 14:51