L'état est la meilleure solution pour obtenir des données soit de détail, soit synthétiques, lisibles et classées (factures, devis, étiquettes, rapports d'activité, budgets, listes, …). Les états indispensables ont souvent été inclus dans les objets de la base de données par celui qui a conçu la base mais il peut être utile de créer un état pour répondre à de nouveaux besoins.

1     MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS

*       état : l'état est affiché à l'écran avec les valeurs réelles

*       aperçu avant impression : l'état est affiché tel qu'il sera imprimé

*       page : C'est le mode de finalisation de l'état créé dans lequel on peut modifier la disposition et la présentation avec les données réelles affichées

*       Création : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de l'état avec tous les outils associés

bouton gauche

dérouler les objets "états" du volet de navigation
<double clic> sur le nom de l'état
l'état est affiché en mode "état"

bouton droit


dérouler les objets "états" du volet de navigation
<clic d>  sur l'état
l'état est affiché en mode "état"

En ce qui concerne les bases de données développées professionnellement et accompagnées de menus, les états sont accessibles directement par ces menus ou encore par des boutons de commande. L'édition s'effectue alors généralement directement vers l'imprimante en ligne.

Lorsque le lancement de l'état n'est pas prévu dans la base

*       Si l'affichage de l'état à l'écran est suffisant, le mode "état" est adapté.

*       Si l'état doit être envoyé vers une imprimante, un destinataire ou publié, le mode "aperçu avant impression" doit être utilisé préalablement.

Afficher les objets "états" de la base en cours "Northwind 2013"
Ouvrir l'état "annuaire des employé"
L'afficher en mode "état", en mode  "aperçu avant impression" puis le fermer

2     CREATION DE L'ÉTAT

Si l'état requis n'existe pas, il est nécessaire de le créer soi-même. Il pourra alors être réutilisé selon les besoins.

Un état va chercher des données dans une table ou plusieurs tables (il est alors basé sur une requête).

a)        CREATION ASSISTÉE

L'assistant est, comme pour la requête, un moyen pratique et simple de construire un état étape par étape, même lorsque l'on est expérimenté.

 onglet "créer"
groupe "états" (5ème bloc)

<clic g> sur
l'assistant état s'affiche

L'utilisation de l'assistant est standard

*       Une interface dans laquelle il suffit de faire des choix

*       Une visualisation en temps réel des choix effectués

*       Des boutons   et   pour se déplacer entre les étapes

bouton gauche  clavier
1 - sélectionner la table
2- sélectionner le champ
3 - <clic g> sur
le champ passe dans la liste des champs sélectionnés
répéter  l'opération pour chaque champ désiré
<clic g> sur
sélectionnez éventuellement le champ de regroupement puis <clic g> sur
un niveau de regroupement permet d'effectuer des calculs à chaque changement de valeur du champ de regroupement
<clic g> sur
choisissez éventuellement un ordre de tri
<clic g> sur
choisissez le type de disposition et l'orientation
le volet gauche de la boite de dialogue illustre vos choix
<clic g> sur
choisissez un style (couleurs, police…)
<clic g> sur
nommer l'état et choisir un aperçu
<clic g> sur 
L'assistant crée l'état pour vous ; il ne reste alors qu'à l'enregistrer

(1)    SÉLECTION DE CHAMPS

Il est d'abord nécessaire de sélectionner les champs appartenant aux tables ou requêtes à faire figurer dans l'état.

OUTILS :

Ajoute le champ sélectionné (à partir du volet de gauche)

Ajoute tous les champs (à partir du volet de gauche)

Retire un champ sélectionné (du volet de droite)

Retire tous les champs (du volet de droite)

(2)    REGROUPEMENTS

Les regroupements (ou niveaux de rupture) vont permettre entre autres d'effectuer des sous-totaux à chaque changement de valeur du champ de regroupement.

OUTILS :

Fait passer le champ sélectionné (volet gauche) en champ de regroupement

Refait passer le champ de regroupement sélectionné en champ normal

Fait passer le champ de regroupement inférieur sélectionné au niveau supérieur

Fait passer le champ de regroupement supérieur sélectionné au niveau inférieur

 

 permet de préciser les intervalles de regroupement

 

(3)    TRI ÉTAT

Les enregistrements sont d'abord triés en fonction du premier champ indiqué (Nom), puis tous les enregistrements qui ont la même valeur pour ce champ (Nom) sont triés en fonction du second champ (Prénom).

(4)    DISPOSITION

Elle détermine la présentation générale de l'état. Les dispositions proposées permettent de faire gagner du temps à l'utilisateur sur des manipulations longues à faire manuellement. L'orientation gère le sens de la feuille de papier.

 évite que l'état soit scindé sur plusieurs pages en largeur
(5)    TITRE et visualisation

Il est indispensable de donner un nom à l'état.

Choisir l'aperçu de l'état pour visualiser les corrections à apporter puis passer en mode page pour apporter ces modifications

 

Dans la base en cours "Northwind 2013"
À partir de la table "Employés", créer un état comme ci-dessus, le nommer "Employés par fonction et par ville"

Pour créer un état à partir de la table "employés" donnant la liste des employés par fonction par nom croissant avec prénom et N° de téléphone,
il faut d'abord choisir la table et les champs

 puis sélectionner le champ de regroupement "fonction"
<clic g> sur
 
 puis sélectionner le champ "nom" servant au tri dans la liste


Choisir la disposition "bloc" et l'orientation "paysage" adaptées à ce type d'état
 
 puis afficher l'aperçu

b)       CREATION IMMÉDIATE

En sélectionnant préalablement la table ou la requête, il est possible de créer l'état standard sans aucune manipulation.

 onglet "créer"
groupe "états" (5ème bloc)

dans le volet de navigation (à gauche)
sélectionner la table ou la requête à partir de laquelle l'état doit être crée
<clic g> sur
l'état s'affiche immédiatement
remanier éventuellement l'état pour le personnaliser puis enregistrer

 

Pour créer un état à partir de la requête "commandes délais de livraison"
Dans le volet de navigation à gauche, dérouler les requêtes
<clic g> sur  la requête
Afficher l'onglet "créer" du ruban
<clic g> sur  du groupe "états"
l'état s'affiche dans son onglet

Créer un état immédiat à partir de la requête "commandes délais de livraison" comme ci-dessus
L'enregistrer sous le nom "commandes délais de livraison"

3     PERSONNALISATION

Le mode page est le mieux adapté pour améliorer la disposition d'un état ou lui rajouter des fonctionnalités afin qu'il corresponde aux besoins.

Pour passer en mode "page"

*       <clic g> sur onglet "accueil" groupe "affichage" (1er bloc) du ruban pour passer du mode "état" au mode "page" (ou dérouler par  et choisir)

*       <clic g> sur  de  en bas à droite

*       <clic d>  l'onglet de l'état

(1)    DISPOSITION

La largeur d'une colonne de champ peut ne pas être appropriée aux données contenues.

bouton gauche
en mode "page"
sélectionner une donnée du champ concerné
pointer sur la ligne verticale pointillée de séparation à droite de la colonne
(forme du pointeur )
faire glisser le pointeur horizontalement pour agrandir ou rétrécir la colonne

Afficher l'état "Employés par fonction et par ville", adapter la largeur des colonnes aux données

L'ordre des colonnes de champs peut être modifié.

bouton gauche
en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur le titre de la colonne
l'ensemble de la colonne est encadré
pointer sur le titre de colonne
faire glisser la colonne à sa nouvelle position

Dans l'état "Employés par fonction et par ville", intervertir les colonnes "Fonction" et "Ville" (Ville en premier) puis mettre la fonction après le prénom
(2)    REGROUPEMENTS ET TRI

Des niveaux de regroupement peuvent être créés ou modifiés.

  onglet "création"
groupe "regroupements et totaux" (3ème bloc)

état affiché en mode page
le groupe "format" du ruban est affiché
<clic g> sur
le volet "Regrouper, trier et total" s'affiche en bas de l'état – idem pour le refermer

Si un regroupement ou un tri existent déjà, la structure correspondante s'affiche pour éventuelle modification

Des icônes à l'extrémité du niveau sélectionné vont permettre de modifier la position du regroupement ou de le supprimer

 

deux boutons s'affichent permettant de créer les groupes ou les clés de tri

L'activation d'un de ces boutons affiche les champs disponibles pour l'action concernée

 

Dans l'état "Employés par fonction et par ville", supprimer le regroupement "Fonction" puis enregistrer sous le nom "Employés par ville"
(3)    TOTAUX, SOUS-TOTAUX ET DÉTAIL

Dans la plupart des états, il est nécessaire d'effectuer des calculs globaux et/ou à chaque niveau de regroupement (à chaque fois que la valeur du champ de regroupement change).

onglet "création"
groupe "regroupements et totaux" (3ème bloc)

état affiché en mode page
le groupe "format" du ruban est affiché
<clic g> sur une donnée de la colonne à partir de laquelle doivent s'effectuer les totaux
la colonne est sélectionnée
<clic g> sur 
<clic g> sur 
le nombre total d'enregistrements s'affiche pour la colonne sélectionnée

 

"Compter les enregistrements" ou "Compter les valeurs" () donne le même résultat : le nombre d'enregistrements (le "Compte Distinct" n'est pas géré)

 

Il faut aussi paramétrer les sous-totaux.

onglet "création"
groupe "regroupements et totaux" (3ème bloc)

en mode "page" dans le volet bas de regroupement
<clic g>  sur
sélectionner le niveau de regroupement voulu
<clic g> sur  de  du niveau de regroupement
<clic g> sur  de  pour dérouler la zone
renseigner la boite de dialogue comme ci-dessous

 

sous- total d'enregistrements nombre total d'enregistrements

Dans l'état "Employés par ville", faire le total par ville et le total global
Enregistrer, visualiser puis fermer

 

Pour effectuer des regroupements et des totaux de groupe de produits par catégorie
Ouvrir la requête "Produits valeur cible catégorie "
Créer l'état à partir de la requête puis passer en mode "création"

Déplacer la colonne "Catégorie" et la mettre en tête
<clic g> sur  pour afficher le volet bas "Regrouper, trier et total"
<clic g> sur
sélectionner le champ "catégorie"
<clic g> sur 
sélectionner le champ "catégorie"

Sélectionner la colonne "Valeur ciblée", <clic g> sur   et choisir
Sélectionner la colonne "Coût ciblé", <clic g> sur   et choisir
Sélectionner la colonne "Marge ciblée", <clic g> sur   et choisir
Fermer le volet "Regrouper, trier et total"
les différentes informations de regroupement et totaux peuvent être affichées ou modifiées en cliquant sur  du volet "Regrouper, trier et total"

 

Reproduire l'exemple ci-dessus et l'enregistrer sous le nom "Marges prévues par produit"

…

(4)    IMAGE

Une image (logo par exemple) peut être ajoutée dans un état.

onglet "création"
groupe " contrôles " (4ème bloc)

état affiché en mode page
<clic g> sur   pour afficher une image
<clic g>  à l'emplacement de l'image

 

Ajouter l'image de votre choix dans l'état "Marges prévues par produits"
Visualiser et fermer
(5)    AJOUT D'UN CHAMP

Si des champs, présents dans la requête ou la table, ayant servi à la création de l'état ne sont pas affichés, il est toujours possible de les rajouter.

onglet "création"
groupe " outils " (6ème bloc)

état affiché en mode page
<clic g> sur 
les champs disponibles s'affichent le volet de propriétés à droite de l'écran
<faire glisser> le champ désiré à la position voulue dans l'état 

 

Afficher l'état "Employés par ville" de la base en cours "Northwind 2013"
Ajouter le champ "id" avant le champ "nom"
(6)    SUPPRESSION D'UN CHAMP

Un champ devenu inutile peut être supprimé.

 bouton droit

sélectionner la colonne
<clic droit>

 clavier

sélectionner la colonne
<supp> du clavier

 

Dans l'état "Employés par ville", supprimer le champ "id" précédemment rajouté

4     PRÉSENTATION

Elle va concerner :

*       Le choix d'une mise en forme automatique complète

*       La mise en forme des différentes zones de l'état

*       Les bordures des différentes zones de l'état

C'est le mode "page" qui va permettre d'effectuer le plus simplement ces améliorations et le mode " aperçu avant impression" qui va permettre de les visualiser au mieux.

a)        THEMES

Les thèmes sont un moyen simple et rapide d'appliquer une mise en forme soignée.
Ils s'appliquent sur un état qui vient d'être créé pour le mettre en forme rapidement.

onglet "création"
groupe "thèmes" (2ème bloc)

en mode "page"
<clic g> sur
<clic g> sur le thème désiré pour l'appliquer
<clic g>  sur  pour modifier le jeu de couleurs
<clic g>  sur  pour modifier le jeu de polices

 

Si des mises en forme spécifiques ont déjà été apportées, elles prennent le pas sur les mises en forme du thème.

 

Vous pouvez essayer à la suite les mises en forme automatiques proposées puis lorsque le modèle vous convient appliquer une mise en forme personnalisée sur l'une ou l'autre des caractéristiques de la mise en forme

 

Tester les thèmes sur l'état "Employés "

b)       MISE EN FORME

Le choix de la police et de ses caractéristiques s'effectue comme dans Word ou Excel, à ceci près que dans un état Access, les caractéristiques sont affectées à un ensemble qui dépend de la structure même de l'état. Cet ensemble est mis en évidence par un encadrement dès que l'on clique dans l'état avec la souris (on peut distinguer lignes paires et impaires, colonnes, données, cellules de totaux, titre,…).

(1)     LIGNES

Toutes les lignes correspondant au niveau de structure reçoivent la mise en forme. Access propose deux outils pour pouvoir alterner les couleurs de fond.

onglet "format"

groupe "police" (2ème bloc)

en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur la cellule en début de ligne
seuls les outils d'arrière-plan sont disponibles
<clic g> sur  l'outil  puis choisir la 1ÈRE couleur des lignes

 

l'outil   du groupe "arrière-plan" (4ème bloc) permet de choisir la 2ème couleur des lignes - les 2 couleurs de fond sont alternées

 

Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de données de "Employés par ville"

<sélectionner> une ligne de données

<clic g> sur  et <clic g> sur la couleur
<clic g> sur  et <clic g> sur la couleur

 

Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de totaux de "Employés par ville" :

<sélectionner> une ligne de total (en dessous d'Annecy par exemple)

<clic g> sur  et <clic g> sur la couleur
<clic g> sur  et <clic g> sur la couleur

Pour mettre une couleur de fond sur la ligne de total global de "Employés par ville" :

<sélectionner> la ligne de total global

<clic g> sur  et <clic g> sur la couleur

 

exercice

Dans l'état "Marges prévues par produit"
Appliquer la couleur   comme arrière-plan des lignes de données
Appliquer les couleurs   et  comme arrière-plan alterné des lignes de totaux
Appliquer la couleur   comme arrière-plan de la ligne de total global

 

(2)    COLONNES

En sélectionnant les données par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont disponibles (comme dans Word ou Excel).

onglet "format"

groupe "police" (2ème bloc)

en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur une donnée de la colonne pour la sélectionner
<clic g> sur un des outils disponibles

 

Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionner une première colonne puis cliquer sur les autres en gardant la touche <maj> enfoncée

Pour modifier la présentation de la colonne "Téléphone professionnel" de l'état "Employés par ville" :
<sélectionner> la colonne "Téléphone professionnel"

<clic g> sur  de  et <clic g> sur la couleur  (le texte s'affiche en bleu)
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la police  
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la taille
<clic g> sur  pour centrer les données
<clic g> sur   et <clic g> sur la couleur  (le fond s'affiche en bleu clair)

 

Dans l'état "Marges prévues par produit", sur les données des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11
Appliquer la couleur   comme arrière-plan des 2 premières colonnes de données
Mettre les désignations en italique et mettre en gras et souligner les catégories

(3)    CELLULES DE TOTAUX

Les cellules de totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalisée qui va s'appliquer à toutes les cellules de totaux de même niveau de structure.

onglet "format"

groupe "police" (2ème bloc)

en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur une donnée de total de la colonne pour la sélectionner
<clic g> sur un des outils disponibles

 

Pour sélectionner plusieurs cellules sur la même ligne, sélectionner une première cellule puis cliquer sur les autres en gardant la touche <maj> enfoncée

 

Pour présenter les cellules de totaux dans la colonne "Nom" de l'état "Employés par ville", <sélectionner> la 1ère cellule de total

<clic g> sur  de  et <clic g> sur la couleur  (le texte s'affiche en bleu)
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la police  
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la taille
<clic g> sur  pour mettre en gras
<clic g> sur   et <clic g> sur la couleur  (le fond s'affiche en vert)

 

Dans l'état "Marges prévues par produit", sur les sous-totaux des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 et en gras
Appliquer la couleur   comme arrière-plan des totaux

(4)    TITRES

Le titre de l'état est important puisqu'il en précise le contenu. Il doit, comme les titres de colonne, être mis en valeur par une mise en forme appropriée.

onglet "format"

groupe "police" (2ème bloc)

en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur un titre de colonne ou d'état pour le sélectionner
le titre s'entoure d'un cadre
<clic g> sur un des outils de mise en forme disponibles

 

Pour présenter les titres de colonne de l'état "Employés par ville"
<sélectionner> les cellules de totaux

 
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la couleur  (le texte s'affiche en bleu clair)
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la police  
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la taille
<clic g> sur  pour mettre en gras
<clic g> sur   et <clic g> sur la couleur  (le fond s'affiche en bleu foncé)

 

Dans l'état "Marges prévues par produit", mettre en forme le titre de l'état et les titres de colonne en vous inspirant de la reproduction ci-dessous – modifier par la même occasion le titre général de l'état en "MARGES PRÉVISIONNELLES

Faire un <double clic> dans le titre pour en modifier le  texte

c)        FORMAT DES NOMBRES

Le format des nombres détermine de quelle manière une valeur, stockée dans une table, va s'afficher  dans l'état.

onglet "format"

groupe "nombre" (3ème bloc)

en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur une donnée de la colonne pour sélectionner
<clic g> sur un des outils disponibles

OUTILS

Liste déroulante des différents formats

Format monétaire

Format pourcentage

Format milliers (avec séparateur)

Ajoute une décimale

Enlève une décimale

Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer aux valeurs le format "euro avec 2 décimales

 

Avec la touche <maj>, vous pouvez sélectionner en même temps les valeurs, les sous-totaux et les totaux avant d'appliquer le format

d)   BORDURES - REMPLISSAGE

Les bordures s'appliquent à la forme ou au type de forme sélectionnée.

onglet "format"

groupe " options de mise en forme " (5ème bloc)

<clic g> dans une donnée, une cellule ou un titre
<clic g> sur l'outil
<clic g> sur une couleur de trait
ou
<clic g> sur l'outil
puis
<clic g> sur l'outil  pour définir l'épaisseur du trait
<clic g> sur l'outil  pour définir le type du trait
<clic g> sur l'outil  pour appliquer une couleur de fond

 

Toujours commencer par le cas général pour terminer par le cas particulier : (commencer par le quadrillage général de l'état et finir par les bordures des cellules de total et titres)

 

Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante à l'état "Employés par ville"

Sélectionner une donnée d'une colonne
<clic g> sur l'outil
<clic g> sur l'outil  et choisir un trait fin
<clic g> sur l'outil  et choisir un trait fin plein
<clic g> sur l'outil et appliquer un trait de couleur bleu foncé  

Sélectionner une cellule de total de sous-groupe
<clic g> sur l'outil  
<clic g> sur l'outil  et choisir un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
<clic g> sur l'outil  et appliquer un trait d'une couleur rouge foncé  
Sélectionner la cellule de total général
<clic g> sur l'outil   
Conserver un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
<clic g> sur l'outil  et appliquer un trait d'une couleur jaune foncé  

 

Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer des bordures du même type que celles qui suivent puis enregistrer (voir ci-après)

e)   QUADRILLAGE

Le quadrillage s'applique de manière conventionnelle. Il vient en complément des bordures de formes.

 onglet "organiser"

groupe "table" (1er bloc)

<clic g> dans une donnée, une cellule ou un titre
<clic g> sur l'outil
sélectionner le type de quadrillage
<clic g> sur l'outil  pour définir la couleur du trait
<clic g> sur l'outil  pour définir l'épaisseur du trait
<clic g> sur l'outil  pour définir le type du trait

 

On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical différent sur les données
Le quadrillage n'est pas actif lors de la sélection de lignes

f)         MISE EN FORME CONDITIONNELLE

Elle permet de présenter une cellule avec une mise en forme différente selon sa valeur (un total par exemple).

onglet "format"

groupe "options de mise en forme" (5ème bloc)

en mode "page"
sélectionner une cellule de total
<clic g> sur  pour afficher les mises en forme
<clic g>  sur
indiquer le type de règle
indiquer la condition en utilisant les listes déroulantes
indiquer le format correspondant en cliquant sur le bouton avec les outils
 pour valider la règle
 pour l'appliquer

 

Pour  mettre en violet les totaux par ville égaux à "1" et en vert ceux supérieurs à "3"
<clic g> sur une cellule de sous-total
Renseigner la boîte de dialogue comme ci-après

Lorsque qu'une condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher des données, Utiliser la même couleur (notamment le blanc) pour la police et le fond de la cellule

 

Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer un format conditionnel dans le total de la marge ciblée selon les consignes suivantes :
Marge comprise entre 50 et 100 :  couleur bleue
Marge inférieure à 50 :  couleur rouge, gras         Autres : couleur verte

5     MISE EN PAGE

Elle va déterminer la présentation générale de l'état.

Contrairement à Excel, il n'est pas possible de dire à Access "faire tenir mon état en une page en largeur…" (hormis dans l'assistant de création d'état).
Il faut impérativement définir la largeur des colonnes et la taille des polices pour que l'ensemble tienne dans la surface définie dans la "mise en page"

 Tout d'abord, la taille de la page.

 onglet "mise en page"
groupe "taille de la page" (1er bloc)

en mode "page"
<clic g> sur  pour déterminer la taille de la page
<clic g> sur  pour déterminer les marges de la page

Puis son orientation.

 onglet "mise en page"
groupe "taille de la page" (1er bloc)

en mode "page"
<clic g> sur ,  ou  pour éventuellement modifier l'orientation et l'organisation de la page

 

L'outil   donne accès à la boîte de dialogue complète

 

Dans l'état "Marges prévues par produit", modifier la mise en page notamment la taille de la page (21 x 29,7), les marges (étroites) et la largeur des colonnes puis compléter par les modifications éventuellement nécessaires afin que l'état soit correctement présenté (déplacement de la zone de date et de l'heure par exemple)
Enregistrer puis fermer les états ouverts

 …

 

Modifié le: lundi 7 octobre 2013, 14:50