B. GESTION DES DONNÉES

Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement.

1. SAISIE

L'ajout d'un enregistrement crée une nouvelle ligne à la fin de la feuille de données.

bouton gauche
mode feuille de données
table
ouverte
<clic g> sur le 1er champ vide après
saisir la première information puis <tab>
saisir
les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie



 bouton droit
mode feuille de données
sélectionner
une ligne (enregistrement)
<clic d>
<clic g>
sur
 
saisir la première information puis <tab>
saisir
les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie



  zone défilement
mode feuille de données
<clic g>
sur    de la zone de défilement
saisir la première information puis <tab>
saisir
les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie



 onglet "accueil"
groupe "enregistrements"
(4ème bloc)
mode feuille de données
<clic g>
sur
saisir la première information puis <tab>
saisir
les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie


 


 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Saisir les données comme ci-dessous



 Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ). Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table Access que d'un tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante :
Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur d'enregistrement  sur lequel vous faites un <clic droit>  
(
les enregistrements sont alors ajoutés)
Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes, sélectionner la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes un <clic droit>  (les valeurs du presse-papiers remplacent celles existantes dès la 1ère valeur)


2. NAVIGATION

Il suffit de cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement, soit sélectionné. L'ascenseur vertical permet de choisir les lignes à afficher.



La zone de défilement permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage.



 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement


Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique.


 onglet "accueil"
groupe rechercher"
(5ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur la position de l'enregistrement à atteindre


 Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de défilement puis <entrée>  


 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18ème


3. SÉLECTION

La sélection des données va précéder leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue de manière aussi naturelle que dans un tableur.


sélection

*     Sélection d'une donnée :
pointer au-dessus de la donnée
(forme du pointeur  ) puis <clic g>

*     Sélection de plusieurs données
(forme du pointeur  ) puis faire glisser sur les données

*     Sélection d'une ligne :
pointer en début de ligne sur
(forme du pointeur  ) puis <clic g>
 

*     Sélection de la table entière :
pointer à l'intersection des têtes de lignes et de colonnes sur  de

(forme du pointeur pointeur.jpg ) puis <clic g>


Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale.


 onglet "accueil"
groupe rechercher"
(5ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur
Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table


 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Sélectionner avec la souris le 1er enregistrement puis le dernier
Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection


4. MODIFICATION

Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées. Pour modifier directement les données d'une table, il suffit de cliquer avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée.

 Si les données du champ servent de clé à la table, la modification est impossible

bouton gauche
table affichée (en mode feuille de données)
afficher l'enregistrement désiré avec l'ascenseur ou les cases de défilement
<clic g> sur la cellule contenant l'information à modifier
mettre à jour
des nouvelles données
le déplacement sur une autre cellule valide la modification


 Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur,
la touche <echap> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche  de la barre d'outils "accès rapide" (s'il y a eu changement de champ)


 Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise à jour est appropriée


 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements concernés


5. SUPPRESSION

La suppression d'une ligne correspond ici à la suppression d'un enregistrement.



sélectionner la ligne
touche <supp>
 pour valider



bouton gauche
sélectionner la ligne
<clic d>
 pour valider




  onglet "accueil"
groupe "enregistrements"
(4ème bloc)
sélectionner la ligne
<clic g> sur

 pour valider


 Si des données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord supprimer ces données connexes puis, ensuite, revenir supprimer l'enregistrement


 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Créer le nouvel enregistrement suivant :

Le supprimer


6. RECHERCHE

Si la recherche concerne la base entière, la recherche s'effectue dans tous les champs.


 zone défilement
feuille de données affichée
<clic g>
sur
   (extrémité de la zone de défilement)
saisir un à un les caractères de la recherche
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure


 


Le ruban permet d'effectuer la recherche tout en affinant les critères.


onglet "accueil"
groupe "rechercher"
(5ème bloc)
<clic g> sur
renseigner la boite de dialogue (
vérifier que dans "regarder dans" est indiqué le nom du champ sinon l'afficher avec la liste déroulante)
 pour atteindre la prochaine occurrence
Access s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés


   


 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Rechercher le terme "bivouac" des 2 manières exposées


 Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des minuscules lors de la recherche en cochant


7. REMPLACEMENT

L'outil de remplacement est un outil extrêmement utile dans Access. Il évite d'avoir recours à des requêtes de mises à jour. Son utilisation est sensiblement la même que pour la recherche hormis le fait qu'il faut indiquer par quoi il faut remplacer l'objet de la recherche.


 onglet "accueil"
groupe "rechercher"
(5ème bloc)
<clic g> sur
renseigner la boite de dialogue
 pour remplacer toutes les occurrence en une seule fois


 le mode "feuille de données" permet un remplacement aisé de données pour des mises à jour ou des corrections, sans avoir à utiliser de requêtes (plus complexes).



 Faire des Copier/Coller entre les données et la zone de recherche pour éviter les problèmes d'orthographe (espaces, accents…)


 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"


8. ENREGISTREMENT

À la fermeture de la table, Access demande confirmation de l'enregistrement de la mise en forme.



Il est aussi possible d'enregistrer les modifications faîtes à la structure et à la mise en forme de la table (les modifications des données étant enregistrées au fur et à mesure).


 onglet "accueil"
groupe "enregistrements"
(4ème bloc)
<clic g> sur     


 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Enregistrer les modifications de présentation effectuées


9. CALCULS

Cette fonctionnalité permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le total des enregistrements.


 onglet "accueil"
groupe "enregistrements"
(4ème bloc)
<clic g> sur  (idem pour l'enlever)
une ligne "total" s'affiche à la suite des enregistrements
 
<clic g> sur  du champ de total sélectionné pour choisir la fonction adaptée
les fonctions dépendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique



 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Faire le total des enregistrements sur le champ "titre"


Lorsqu'il n'y a pas de valeurs dans le champ, c'est la fonction "compte" qui est proposée ; s'il y a des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible.


 Dans la table en cours de la base "ouvrage",
Ajouter le champ "valeur" et le mettre avant le champ "commentaires"
Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne



10. TRI

Pour une meilleure lisibilité, ils peuvent aussi être triés, tout en conservant leur intégrité.


bouton gauche
<clic g> sur  de la tête de colonne servant au tri
<clic g> sur



 bouton droit
<clic g> dans la colonne de tri
<clic d>
<clic g> sur l'ordre de tri voulu




  onglet "accueil"
groupe " trier et filtrer "
(3ème bloc)
<clic g> dans n'importe quelle données de la colonne de tri
<clic g> sur
 pour trier
<clic g> sur pour supprimer le tri


 Dans la table en cours de la base "ouvrages", Trier les enregistrements par ordre croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris


11.FILTRAGE

Filtrer les enregistrements n'affiche que les enregistrements correspondant à des critères définis. Les autres enregistrements sont alors masqués.


bouton gauche
<clic g> sur  de la tête de colonne servant de filtre
<cocher> le filtre voulu

ou
<clic g>
sur




 bouton droit
<clic d> sur la valeur voulue du filtre
<clic g> sur le filtre voulu
ou
<clic g>
sur




  onglet "accueil"
groupe " trier et filtrer "
(3ème bloc)
<clic g> dans la colonne de filtre
<clic g> sur
 
<cocher> le filtre voulu
 
ou
<clic g>
sur

seules les données correspondant au filtre sont affichées


filtres de texte


 Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur
ou dans la zone de défilement sur   ou utiliser le menu contextuel  dans la colonne adéquate


 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes"


Annuler le filtre


12. DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - ENTRAÎNEMENTS

<clic g> sur "démonstration" et la suivre
la fermer
<clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
la fermer

<clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous

Modifié le: mardi 4 juin 2019, 15:36