B. GESTION DES DONNÉES

Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement.

1. SAISIE

L'ajout d'un enregistrement crée une nouvelle ligne à la fin de la feuille de données.

bouton gauche
mode feuille de données
table ouverte
<clic g> sur le 1^er champ vide après
saisir la première information puis <tab>
saisir les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie

 bouton droit
mode feuille de données
sélectionner une ligne (enregistrement)
<clic d>
<clic g> sur 
saisir la première information puis <tab>
saisir les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie

  zone défilement
mode feuille de données
<clic g> sur    de la zone de défilement
saisir la première information puis <tab>
saisir les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie

 onglet "accueil"
groupe "enregistrements"(4^ème bloc)
mode feuille de données
<clic g> sur
saisir la première information puis <tab>
saisir les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie

 

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Saisir les données comme ci-dessous

 Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ). Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table Access que d'un tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante :
Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur d'enregistrement  sur lequel vous faites un <clic droit>  
(les enregistrements sont alors ajoutés)
Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes, sélectionner la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes un <clic droit>  (les valeurs du presse-papiers remplacent celles existantes dès la 1^ère valeur)

2. NAVIGATION

Il suffit de cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement, soit sélectionné. L'ascenseur vertical permet de choisir les lignes à afficher.

La zone de défilement permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage.

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement

Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique.

 onglet "accueil"
groupe rechercher" (5^ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur la position de l'enregistrement à atteindre

 Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de défilement puis <entrée>  

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18^ème

3. SÉLECTION

La sélection des données va précéder leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue de manière aussi naturelle que dans un tableur.

sélection

     Sélection d'une donnée :
pointer au-dessus de la donnée
(forme du pointeur  ) puis <clic g>

     Sélection de plusieurs données
(forme du pointeur  ) puis faire glisser sur les données

     Sélection d'une ligne :
pointer en début de ligne sur
(forme du pointeur  ) puis <clic g>
 

     Sélection de la table entière :
pointer à l'intersection des têtes de lignes et de colonnes sur  de

(forme du pointeur  ) puis <clic g>

Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale.

 onglet "accueil"
groupe rechercher" (5^ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur
Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Sélectionner avec la souris le 1^er enregistrement puis le dernier
Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection

4. MODIFICATION

Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées. Pour modifier directement les données d'une table, il suffit de cliquer avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée.

 Si les données du champ servent de clé à la table, la modification est impossible

bouton gauche
table affichée (en mode feuille de données)
afficher l'enregistrement désiré avec l'ascenseur ou les cases de défilement
<clic g> sur la cellule contenant l'information à modifier
mettre à jour des nouvelles données
le déplacement sur une autre cellule valide la modification

 Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur,
la touche <echap> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche  de la barre d'outils "accès rapide" (s'il y a eu changement de champ)

 Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise à jour est appropriée

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements concernés

5. SUPPRESSION

La suppression d'une ligne correspond ici à la suppression d'un enregistrement.

sélectionner la ligne
touche <supp>
 pour valider

bouton gauche
sélectionner la ligne
<clic d>
 pour valider

  onglet "accueil"
groupe "enregistrements"(4^ème bloc)
sélectionner la ligne
<clic g> sur
 pour valider

 Si des données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord supprimer ces données connexes puis, ensuite, revenir supprimer l'enregistrement

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Créer le nouvel enregistrement suivant :

Le supprimer

6. RECHERCHE

Si la recherche concerne la base entière, la recherche s'effectue dans tous les champs.

 zone défilement
feuille de données affichée
<clic g> sur   (extrémité de la zone de défilement)
saisir un à un les caractères de la recherche
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure

 

Le ruban permet d'effectuer la recherche tout en affinant les critères.

onglet "accueil"
groupe "rechercher"(5^ème bloc)
<clic g> sur
renseigner la boite de dialogue (vérifier que dans "regarder dans" est indiqué le nom du champ sinon l'afficher avec la liste déroulante)
 pour atteindre la prochaine occurrence
Access s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés

   

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Rechercher le terme "bivouac" des 2 manières exposées

 Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des minuscules lors de la recherche en cochant

7. REMPLACEMENT

L'outil de remplacement est un outil extrêmement utile dans Access. Il évite d'avoir recours à des requêtes de mises à jour. Son utilisation est sensiblement la même que pour la recherche hormis le fait qu'il faut indiquer par quoi il faut remplacer l'objet de la recherche.

 onglet "accueil"
groupe "rechercher"(5^ème bloc)
<clic g> sur
renseigner la boite de dialogue
 pour remplacer toutes les occurrence en une seule fois

 le mode "feuille de données" permet un remplacement aisé de données pour des mises à jour ou des corrections, sans avoir à utiliser de requêtes (plus complexes).

 Faire des Copier/Coller entre les données et la zone de recherche pour éviter les problèmes d'orthographe (espaces, accents…)

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"

8. ENREGISTREMENT

À la fermeture de la table, Access demande confirmation de l'enregistrement de la mise en forme.

Il est aussi possible d'enregistrer les modifications faîtes à la structure et à la mise en forme de la table (les modifications des données étant enregistrées au fur et à mesure).

 onglet "accueil"
groupe "enregistrements"(4^ème bloc)
<clic g> sur     

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Enregistrer les modifications de présentation effectuées

9. CALCULS

Cette fonctionnalité permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le total des enregistrements.

 onglet "accueil"
groupe "enregistrements"(4^ème bloc)
<clic g> sur  (idem pour l'enlever)
une ligne "total" s'affiche à la suite des enregistrements
 <clic g> sur  du champ de total sélectionné pour choisir la fonction adaptée
les fonctions dépendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Faire le total des enregistrements sur le champ "titre"

Lorsqu'il n'y a pas de valeurs dans le champ, c'est la fonction "compte" qui est proposée ; s'il y a des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible.

 Dans la table en cours de la base "ouvrage",
Ajouter le champ "valeur" et le mettre avant le champ "commentaires"
Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne

10. TRI

Pour une meilleure lisibilité, ils peuvent aussi être triés, tout en conservant leur intégrité.

bouton gauche
<clic g> sur  de la tête de colonne servant au tri
<clic g> sur

 bouton droit
<clic g> dans la colonne de tri
<clic d>
<clic g> sur l'ordre de tri voulu

  onglet "accueil"
groupe " trier et filtrer "(3^ème bloc)
<clic g> dans n'importe quelle données de la colonne de tri
<clic g> sur  pour trier
<clic g> sur pour supprimer le tri

 Dans la table en cours de la base "ouvrages", Trier les enregistrements par ordre croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris

11.FILTRAGE

Filtrer les enregistrements n'affiche que les enregistrements correspondant à des critères définis. Les autres enregistrements sont alors masqués.

bouton gauche
<clic g> sur  de la tête de colonne servant de filtre
<cocher> le filtre voulu

ou
<clic g> sur

 bouton droit
<clic d> sur la valeur voulue du filtre
<clic g> sur le filtre voulu
ou
<clic g> sur

  onglet "accueil"
groupe " trier et filtrer "(3^ème bloc)
<clic g> dans la colonne de filtre
<clic g> sur  
<cocher> le filtre voulu
 
ou
<clic g> sur
seules les données correspondant au filtre sont affichées

filtres de texte

 Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur
ou dans la zone de défilement sur   ou utiliser le menu contextuel  dans la colonne adéquate

 Dans la table en cours de la base "ouvrages",
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes"

Annuler le filtre

12. DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - ENTRAÎNEMENTS

<clic g> sur "démonstration" et la suivre
la fermer
<clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
la fermer

<clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous