2. LIAISON VERS EXCEL

Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme de tableau en utilisant les fonctions de base de données d'Excel ou de tableau ou graphique croisé dynamique (Un fichier de connexion est alors créé dans les "sources de données" de l'utilisateur et donc accessible directement comme connexion existante).


a) TABLEAU SIMPLE

Il est possible de faire un simple copier/coller entre Access (table, requête…) et Excel.


bouton gauche
ouvrir la table ou la requête
sélectionner les données "en mode feuille de données" globalement ou par colonnes
les copier dans le presse-papiers
les coller dans la feuille excel (
format Excel)
les données collées sont indépendantes


 Faire un copier-coller de la table "clients" dans Excel


b) TABLEAU AVEC LIAISON

Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les données d'Access et les données d'Excel. Le tableau ainsi créé peut être modifié mais toute actualisation efface les modifications à moins que la connexion ait été coupée.


   onglet "données"
groupe "données externes"
(1er bloc)
<clic g> sur  puis sur
sélectionner
le fichier
<clic g> sur
 pour valider la source (propriétés des liaisons de données)
 pour valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
 pour valider
sélectionner

 pour
accepter l'importation des données dans Excel sous forme de tableau


 Pour exploiter dans Excel les données de la requête "Produits requête2"
Ouvrir Excel
 onglet "données" - groupe "données externes" (1er bloc)
<clic g> sur  puis sur
sélectionner
le fichier   
<clic g> sur
 pour valider la source (propriétés des liaisons de données)

valider
les informations d'initialisation ole

sélectionner la table ou la requête à importer

 pour valider

sélectionner  puis  pour accepter l'importation des données





 Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir de la requête "Produits requête2"
Renommer la feuille 1 en "données"


 Préparer dans Access une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin puis rapatrier ces données sous forme de tableau dans la 1ère feuille et utiliser les fonctions de base de données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs


 Penser à actualiser les données en cliquant sur  de l'onglet "données" groupe "connexions" de Excel afin que ces dernières soient à jour de toute modification effectuée sur la base


 Si le fichier de données Access a été renommé ou déplacé (cas probable des exercices de ce livre), cliquer dans Excel sur  de l'onglet "données" groupe "connexions" et redéfinir le chemin d'accès par
Si vous voulez travailler directement sur les données importées, cliquer sur  (vos données ne seront alors plus actualisées


c) TABLEAU CROISE DYNAMIQUE

Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le tableau précédemment importé.


   onglet "données"
groupe "données externes"
(1er bloc)
<clic g> sur  puis sur
sélectionner
le fichier
<clic g> sur
 pour valider la source (propriétés des liaisons de données)
 pour valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
 pour valider
sélectionner

 pour
accepter l'importation des données dans Excel sous forme de tableau croisé dynamique
le volet  s'affiche à droite de la fenêtre
faire glisser
chaque champ à sa position
le tableau croisé dynamique prend forme au fur et à mesure



 Pour exploiter dans Excel les données de la requête "Produits requête2" sous forme de tableau croisé dynamique, Ouvrir Excel
  onglet "données" -  groupe "données externes" (1er bloc)
<clic g> sur  puis sur
sélectionner
le fichier   
<clic g> sur
 pour valider la source (propriétés des liaisons de données)

valider
les informations d'initialisation ole

sélectionner la table ou la requête à importer

 pour valider

 pour importer les données dans Excel sous forme de tableau croisé dynamique
Faire glisser le champ "catégorie" sur la zone "lignes"
Faire glisser le champ "nom" sur la zone "colonnes"
Faire glisser le champ "SommeDeQuantité" sur la zone "valeurs"


 Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de la requête "Produits requête2" - Renommer la feuille 2 en "tableau croisé"



d) GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE

Le graphique croisé dynamique est créé de la même manière.


 



 Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 en dessous du tableau ou en feuille 3 un graphique croisé dynamique à partir de la requête "Produits requête2" ; Renommer la feuille 3 en "graphique croisé" puis enregistrer le classeur


 Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son type et l'enrichir


e) CONNEXION

Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel et Access. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "sources de données" des documents de l'utilisateur


FICHIER DE CONNEXION VENANT D'ÊTRE CRÉÉ


 Ce fichier porte le suffixe ".odc" et peut être ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers


f) DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - ENTRAÎNEMENTS

<clic g> sur "démonstration" et la suivre
la fermer
<clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
la fermer

<clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous

Modifié le: mardi 4 juin 2019, 10:57