4. PRÉSENTATION

Elle va concerner :

     Le choix d'une mise en forme automatique complète

     La mise en forme des différentes zones de l'état

     Les bordures des différentes zones de l'état

C'est le mode "page" qui va permettre d'effectuer le plus simplement ces améliorations et le mode " aperçu avant impression" qui va permettre de les visualiser au mieux.

a) THÈMES

Les thèmes sont un moyen simple et rapide d'appliquer une mise en forme soignée.
Ils s'appliquent sur un état qui vient d'être créé pour le mettre en forme rapidement.

 onglet "création"
groupe "thèmes" (2^ème bloc)
en mode "page"
<clic g> sur
<clic g> sur le thème désiré pour l'appliquer
<clic g> sur  pour modifier le jeu de couleurs
<clic g> sur  pour modifier le jeu de polices

 Si des mises en forme spécifiques ont déjà été apportées, elles prennent le pas sur les mises en forme du thème.

 Vous pouvez essayer à la suite les mises en forme automatiques proposées puis lorsque le modèle vous convient appliquer une mise en forme personnalisée sur l'une ou l'autre des caractéristiques de la mise en forme

 Tester les thèmes sur l'état "Employés "

b) MISE EN FORME

Le choix de la police et de ses caractéristiques s'effectue comme dans Word ou Excel, à ceci près que dans un état Access, les caractéristiques sont affectées à un ensemble qui dépend de la structure même de l'état. Cet ensemble est mis en évidence par un encadrement dès que l'on clique dans l'état avec la souris (on peut distinguer lignes paires et impaires, colonnes, données, cellules de totaux, titre…).

(1)     LIGNES

Toutes les lignes correspondant au niveau de structure reçoivent la mise en forme. Access propose deux outils pour pouvoir alterner les couleurs de fond.

 onglet "format"
groupe "police" (2^ème bloc)
en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur la cellule en début de ligne
seuls les outils d'arrière-plan sont disponibles
<clic g> sur l'outil  puis choisir la 1^ÈRE couleur des lignes

 l'outil   du groupe "arrière-plan" (4^ème bloc) permet de choisir la 2^ème couleur des lignes - les 2 couleurs de fond sont alternées

 Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de données de "Employés par ville"
<sélectionner> une ligne de données
<clic g> sur  et <clic g> sur la couleur
<clic g> sur  et <clic g> sur la couleur

 Pour mettre une couleur de fond sur la ligne de total global de "Employés par ville" :
<sélectionner> la ligne de total global
<clic g> sur  et <clic g> sur la couleur

 Dans l'état "Marges prévues par produit"
Appliquer la couleur   comme arrière-plan des lignes de données
Appliquer les couleurs   et  comme arrière-plan alterné des lignes de totaux
Appliquer la couleur   comme arrière-plan de la ligne de total global

…

(2)    COLONNES

En sélectionnant les données par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont disponibles (comme dans Word ou Excel).

 onglet "format"
groupe "police" (2^ème bloc)
en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur une donnée de la colonne pour la sélectionner
<clic g> sur un des outils disponibles

 Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionner une première colonne puis cliquer sur les autres en gardant la touche <maj> enfoncée

 

 Pour modifier la présentation de la colonne "Téléphone professionnel" de l'état "Employés par ville" :
<sélectionner> la colonne "Téléphone professionnel"
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la couleur  (le texte s'affiche en bleu)
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la police  
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la taille
<clic g> sur  pour centrer les données
<clic g> sur   et <clic g> sur la couleur  (le fond s'affiche en bleu clair)

 Dans l'état "Marges prévues par produit", sur les données des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11
Appliquer la couleur   comme arrière-plan des 3 colonnes de données (<ctrl>)
Mettre les désignations en italique et mettre en gras et souligner les catégories

(3)    CELLULES DE TOTAUX

Les cellules de totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalisée qui va s'appliquer à toutes les cellules de totaux de même niveau de structure.

 onglet "format"
groupe "police" (2^ème bloc)
en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur une donnée de total de la colonne
<clic g> sur un des outils disponibles

 Pour sélectionner plusieurs cellules sur la même ligne, sélectionner une première cellule puis cliquer sur les autres en gardant la touche <ctrl> enfoncée

 Pour présenter les cellules de totaux dans la colonne "Nom" de l'état "Employés par ville", <sélectionner> la 1^ère cellule de total
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la couleur  (le texte s'affiche en bleu)
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la police  
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la taille
<clic g> sur  pour mettre en gras
<clic g> sur   et <clic g> sur la couleur  (le fond s'affiche en vert)

 Dans l'état "Marges prévues par produit", sur les sous-totaux des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 et en gras
Appliquer la couleur   comme arrière-plan des totaux

(4)    TITRES

Le titre de l'état est important puisqu'il en précise le contenu.Il doit, comme les titres de colonne, être mis en valeur par une mise en forme appropriée.

 onglet "format"
groupe "police" (2^ème bloc)
en mode "page"
forme du pointeur
<clic g> sur un titre de colonne ou d'état pour le sélectionner
le titre s'entoure d'un cadre
<clic g> sur un des outils de mise en forme disponibles

 Pour présenter les titres de colonne de l'état "Employés par ville"
<sélectionner> les cellules de totaux
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la couleur  (le texte s'affiche en vert clair)
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la police  
<clic g> sur  de  et <clic g> sur la taille
<clic g> sur  pour mettre en gras
<clic g> sur    et <clic g> sur la couleur  (le fond s'affiche en bleu foncé)

 

 Dans l'état "Marges prévues par produit", mettre en forme le titre de l'état et les titres de colonne en vous inspirant de la reproduction ci-dessous – modifier par la même occasion le titre général de l'état en "MARGES PRÉVISIONNELLES

 Faire un <double clic> dans le titre pour en modifier le texte

c) FORMAT DES NOMBRES

Le format des nombres détermine de quelle manière une valeur, stockée dans une table, va s'afficher dans l'état. On retrouve ici les mêmes outils que dans un tableur.

 onglet "format"
groupe "nombre" (3^ème bloc)
en mode "page"
forme du pointeur
<clic g> sur une donnée de la colonne pour sélectionner
<clic g> sur un des outils disponibles

outils

 Liste déroulante des différents formats

 Format monétaire

 Format pourcentage

 Format milliers (avec séparateur)

 Ajoute une décimale

 Enlève une décimale

 Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer aux valeurs le format "euro avec 2 décimales

 Avec la touche <ctrl>, vous pouvez sélectionner en même temps les valeurs, les sous-totaux et les totaux avant d'appliquer le format

d) BORDURES - REMPLISSAGE

Les bordures s'appliquent à la forme ou au type de forme sélectionnée.

 onglet "format"
groupe " options de mise en forme " (5^ème bloc)
<clic g> dans une donnée, une cellule ou un titre
<clic g> sur l'outil
<clic g> sur une couleur de trait
ou
<clic g> sur l'outil
puis
<clic g> sur l'outil  pour définir l'épaisseur du trait
<clic g> sur l'outil  pour définir le type du trait
<clic g> sur l'outil  pour appliquer une couleur de fond

 Toujours commencer par le cas général pour terminer par le cas particulier : (commencer par le quadrillage général de l'état et finir par les bordures des cellules de total et titres)

 Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante à l'état "Employés par ville"
Sélectionner une donnée d'une colonne
<clic g> sur l'outil
<clic g> sur l'outil  et choisir un trait fin
<clic g> sur l'outil  et choisir un trait fin plein
<clic g> sur l'outil et appliquer un trait de couleur bleu foncé  

Sélectionner une cellule de total de sous-groupe
<clic g> sur l'outil  
<clic g> sur l'outil  et choisir un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
<clic g> sur l'outil  et appliquer un trait d'une couleur rouge foncé  
Sélectionner la cellule de total général
<clic g> sur l'outil   
Conserver un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
<clic g> sur l'outil  et appliquer un trait d'une couleur jaune foncé  

 Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer des bordures du même type que celles qui suivent puis enregistrer (voir ci-après)

…

e) QUADRILLAGE

Le quadrillage s'applique de manière conventionnelle. Il vient en complément des bordures.

 onglet "organiser"
groupe "table" (1^er bloc)
<clic g> dans une donnée, une cellule ou un titre
<clic g> sur l'outil
sélectionner le type de quadrillage
<clic g> sur l'outil  pour définir la couleur du trait
<clic g> sur l'outil  pour définir l'épaisseur du trait
<clic g> sur l'outil  pour définir le type du trait

 On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical différent sur les données
Le quadrillage n'est pas actif lors de la sélection de lignes

f) MISE EN FORME CONDITIONNELLE

Elle permet de présenter une cellule avec une mise en forme différente selon sa valeur (un total par exemple).

 onglet "format"
groupe "options de mise en forme" (5^ème bloc)
en mode "page"
sélectionner une cellule de total
<clic g> sur  pour afficher les mises en forme
<clic g> sur
indiquer le type de règle
indiquer la condition en utilisant les listes déroulantes
indiquer le format correspondant en cliquant sur le bouton avec les outils
 pour valider
 pour l'appliquer

 Pour mettre en violet les totaux par ville égaux à "1" et en vert ceux supérieurs à "3"
<clic g> sur une cellule de sous-total puis renseigner la boîte de dialogue comme ci-après

 Lorsque qu'une condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher des données, Utiliser la même couleur (notamment le blanc) pour la police et le fond de la cellule

 Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer un format conditionnel dans le total de la marge ciblée selon les consignes suivantes :
Marge comprise entre 500 et 1000 :  couleur bleue
Marge inférieure à 500 :  couleur rouge
Marge supérieure à 1000 : couleur verte

g) DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - ENTRAÎNEMENTS

<clic g> sur "démonstration" et la suivre
la fermer
<clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
la fermer

<clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous