3. PERSONNALISATION

Le mode "page" est le mieux adapté pour améliorer la disposition d'un état ou lui rajouter des fonctionnalités afin qu'il corresponde aux besoins.

pour passer en mode "page"

     <clic g> sur onglet "accueil" groupe "affichage" (1^er bloc) du ruban pour passer du mode "état" au mode "page" (ou dérouler par  et choisir)

     <clic g> sur  de  en bas à droite

     <clic d> sur l'onglet de l'état

a) DISPOSITION

La largeur d'une colonne de champ peut ne pas être appropriée aux données contenues.

bouton gauche
en mode "page"
sélectionner une donnée du champ concerné
pointer sur la ligne verticale pointillée de séparation à droite de la colonne
(forme du pointeur )
faire glisser le pointeur horizontalement pour agrandir ou rétrécir la colonne

 Afficher l'état "Employés par fonction et par ville", adapter la largeur des colonnes aux données

L'ordre des colonnes de champs peut être modifié.

bouton gauche
en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur le titre de la colonne
l'ensemble de la colonne est encadré
pointer sur le titre de colonne
faire glisser la colonne à sa nouvelle position

 

 Dans cette nouvelle version de Access, la nouvelle colonne ne prend pas la place de l'ancienne et la manipulation en mode page est donc assez lourde (puisqu'il faut déplacer 2 colonnes)

 Dans l'état "Employés par fonction et par ville", intervertir les colonnes "nom" et "prénom" (prénom en premier) puis mettre la fonction après le prénom

b) REGROUPEMENTS/TRI

Des niveaux de regroupement peuvent être créés ou modifiés.

 onglet "création"
groupe "regroupements et totaux" (3^ème bloc)
état affiché en mode page
le groupe "format" du ruban est affiché
<clic g> sur
le volet "Regrouper, trier et total" s'affiche en bas de l'état – idem pour le refermer

Si un regroupement ou un tri existent déjà, la structure correspondante s'affiche pour éventuelle modification

 

 des icônes à l'extrémité du niveau sélectionné vont permettre de modifier la position du regroupement ou de le supprimer

 deux boutons s'affichent permettant de créer les groupes ou les clés de tri
 et
L'activation d'un de ces boutons affiche les champs disponibles pour l'action concernée

 Dans l'état "Employés par fonction et par ville", supprimer le regroupement "Fonction" puis enregistrer sous le nom "Employés par ville"

c) TOTAUX/SOUS-TOTAUX/DÉTAIL

Dans la plupart des états, il est nécessaire d'effectuer des calculs globaux et/ou à chaque niveau de regroupement (à chaque fois que la valeur du champ de regroupement change).

 onglet "création"
groupe "regroupements et totaux" (3^ème bloc)
état affiché en mode page
le groupe "format" du ruban est affiché
<clic g> sur une donnée de la colonne à partir de laquelle doivent s'effectuer les totaux
la colonne est sélectionnée
<clic g> sur 
<clic g> sur 
le nombre total d'enregistrements s'affiche pour la colonne sélectionnée

 "Compter les enregistrements" ou "Compter les valeurs" () donne le même résultat : le nombre d'enregistrements (le "Compte Distinct" n'est pas géré)

   

 Si des niveaux de regroupement existent, des sous-totaux sont automatiquement calculés

Il est aussi possible de paramétrer des sous-totaux.

 onglet "création"
groupe "regroupements et totaux" (3^ème bloc)
<clic g> sur
en mode "page" dans le volet bas de regroupement
sélectionner le niveau de regroupement voulu
<clic g> sur  de  du niveau de regroupement
<clic g> sur  de  pour dérouler la zone
renseigner la boite de dialogue comme ci-dessous

 Dans l'état "Employés par ville", faire le total par ville et le total global
Enregistrer, visualiser puis fermer

 Pour effectuer des regroupements et des totaux de groupe de produits par catégorie
Ouvrir la requête "Produits valeur cible catégorie "
Créer l'état à partir de la requête puis passer en mode "création"

Déplacer la colonne "Catégorie" et la mettre en tête

<clic g> sur  pour afficher le volet bas "Regrouper, trier et total"
<clic g> sur
sélectionner le champ "catégorie"
<clic g> sur 
sélectionner le champ "catégorie"

Sélectionner la colonne "Valeur ciblée", <clic g> sur   et choisir
Sélectionner la colonne "Coût ciblé", <clic g> sur   et choisir
Sélectionner la colonne "Marge ciblée", <clic g> sur   et choisir
Fermer le volet "Regrouper, trier et total"
les différentes informations de regroupement et totaux peuvent être affichées ou modifiées en cliquant sur  du volet "Regrouper, trier et total"

 Reproduire l'exemple ci-dessus et l'enregistrer sous le nom "Marges prévues par produit"

d) IMAGE

Une image (logo par exemple) peut être ajoutée dans un état. En fonction des regroupements et de la position d'insertion, l'image va être unique ou répétée sur chaque ligne

 onglet "création"
groupe " contrôles " (4^ème bloc)
état affiché en mode page
<clic g> à la position d'insertion
<clic g> sur 
<clic g> sur une des images proposées ou sur  pour désigner l'image

 Ajouter l'image "accueil" du dossier exercices dans l'état "Marges prévues par produits" comme ci-dessous - Visualiser et fermer

e) AJOUT

Si des champs, présents dans la requête ou la table à la base de la création de l'état, ne sont pas affichés, il est toujours possible de les rajouter.

 onglet "création"
groupe " outils " (6^ème bloc)
état affiché en mode page
<clic g> sur 
les champs disponibles s'affichent le volet de propriétés à droite de l'écran
<faire glisser> le champ désiré à la position voulue dans l'état

 

 Afficher l'état "Employés par ville" de la base en cours "Northwind 2016"
Ajouter le champ "id" avant le champ "nom"

 Toutes ces manipulations étant difficiles, ne pas oublier l'outil  pour annuler une action erronée

f) SUPPRESSION

Un champ (colonne) inutile peut être supprimé.

 bouton droit
sélectionner la colonne
<clic droit>
répéter l'opération pour chacun des emplacements de la colonne

 clavier
sélectionner la colonne2
<supp> du clavier
répéter l'opération pour chacun des emplacements de la colonne

 Dans l'état "Employés par ville", supprimer le champ "id" précédemment ajouté

g) DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - ENTRAÎNEMENTS

<clic g> sur "démonstration" et la suivre
la fermer
<clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
la fermer

<clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous