tutoriel Word 2016 utilisation gratuit: B. PARAGRAPHE | Tutoriels informatiques et gestion en ligne

Visuellement, un paragraphe correspond à un bloc de texte homogène ; grammaticalement, il correspond au développement d'une idée. Dans Word, Il est défini par la marque. Cette marque correspond à la frappe de la touche <entrée>.

Le paragraphe étant un ensemble, il est inutile de le sélectionner pour lui affecter ses caractéristiques. Il suffit de cliquer dedans pour y positionner le point d'insertion. Les outils ou boite de dialogue vont alors refléter les caractéristiques du paragraphe ainsi désigné et permettre de les modifier

Les caractéristiques du paragraphe sont liées à sa disposition.

son alignement

sa distance par rapport aux marges

le nombre de lignes précédent ou suivant le paragraphe

la taille des interlignes

les puces le précédant

la bordure l'encadrant ainsi que sa trame de fond

les tabulations

ses caractéristiques de pagination (monobloc, solidaire,...)

Elles sont modifiables avec :

les outils du ruban ou de la barre d'outils

la règle

la boîte de dialogue paragraphe

les touches de mise en forme directe.

1. OUTILS

Ils sont disponibles dans le ruban.

a) RUBAN

Il propose la plupart des outils nécessaires à la disposition du texte.

onglet "accueil"
groupe "paragraphe" (3^ème bloc)
pointer sur l'outil
sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide

"disposition"
groupe "paragraphe" (2^ème bloc)
pointer sur l'outil
sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide

b) DESCRIPTION

Les outils sont d'une particulièrement efficaces pour mettre en forme le texte.

bouton gauche
<clic g> sur l'outil pour l'activer ou pour dérouler la liste

Les outils affichent l'état actuel de la sélection et permettent de la modifier :
outil activé la sélection possède la caractéristique liée à l'outil
(ici, le texte sélectionné est en gras)
outil non activé la sélection ne possède pas la caractéristique de l'outil ou la sélection n'est pas homogène ( ici, le texte sélectionné n'est pas en gras)

OUTILS

liste à puces

liste numérotée

liste hiérarchique

diminuer retrait

augmenter retrait

trieR les données

afficheR/cacheR les symboles masqués

alignement gauche

alignement centré

alignement droit

alignement justifié (alignement sur les côtés gauche et droit en jouant sur l'espace entre les mots)

: interligne

: trame de fond

: bordure extérieure

: retrait gauche

: retrait droit

: espace avant

: espace après

Dans le cas d'une liste déroulante, le seul déplacement sur les éléments de la liste affecte à la sélection leurs caractéristiques à des fins de visualisation
un <clic g> sur l'élément entérine le choix

Dans le document " saisie de texte "
Affecter au paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" :
"alignement centré"
Affecter au paragraphe de texte qui suit :
"alignement gauche –interligne de 1,15 li"
Dans le dernier paragraphe, créer une liste à puce

2. RÈGLE

Il existe deux règles : une règle horizontale et une règle verticale. La règle horizontale représente les retraits de paragraphes, les marges, les tabulations...

La règle verticale présente le document dans sa hauteur avec les marges hautes et basses.

Dans le document " saisie de texte "
Affecter au paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" :
"retraits gauche et droit de 3 cm"
Affecter au 1^er paragraphe de texte :
"retrait gauche de 0,5 cm / retrait 1ère ligne de 1,5 cm / retrait droit de 1 cm"

3. BOITE DE DIALOGUE

Elle propose, en plus des caractéristiques classiques, d'autres plus avancées. Seules celles du premier onglet "retraits et espacements" nous intéressent ici.

onglet "accueil"
groupe "paragraphe" (3ème bloc)
point d'insertion dans le paragraphe
<clic g> sur à droite du titre du bloc

bouton droit
point d'insertion dans le paragraphe
<clic d>
la boite de dialogue s'affiche

alignement

gauche le texte s'aligne sur le retrait gauche
centré le texte s'aligne entre les retraits
droit le texte s'aligne sur le retrait droit
justifié le texte s'aligne à la fois sur les retraits gauche et droit

retraits

retrait gauche distance entre le texte et la marge gauche
retrait droit distance entre le texte et la marge droite
retrait 1ère ligne distance entre la première ligne et la marge gauche
un retrait négatif de 1^èreligne permet de présenter des paragraphes "à la française" ou de créer des listes...

espaces

espacement avant nombre de lignes précédant le paragraphe
espacement après nombre de lignes suivant le paragraphe
lignes interligne ou espacement entre les lignes du paragraphe

4. AFFECTATION

L'affectation des caractéristiques s'effectue plutôt avec la souris mais peut aussi se faire avec le clavier à l'aide des touches de mise en forme directe.

Lors de l'effacement d'un paragraphe, sélectionner le paragraphe ou les lignes entières avec la souris dans la barre de sélection et non en faisant glisser la souris sur les données pour ne pas effacer les caractéristiques du paragraphe suivant

a) ALIGNEMENT

L'alignement du paragraphe détermine la position du texte par rapport aux retraits.

bouton gauche
<clic g> sur l'un des outils d'alignement

ou
boite de dialogue "paragraphe"

Dans le document "saisie de texte "
Affecter au 2^ème paragraphe de titre "structure et organigramme" : "alignement centré"
Affecter au paragraphe de texte qui suit : "alignement gauche"

b) RETRAITS

Les retraits permettent de définir la distance entre les marges et le texte du paragraphe :

Le retrait gauche détermine la distance entre marge gauche et paragraphe de texte.

Le retrait droit détermine la distance entre marge droite et paragraphe de texte.

Le retrait de la 1ère ligne détermine la distance entre 1ère ligne et marge gauche

bouton gauche
déplacer les symboles adéquats sur la règle en les faisant glisser avec la souris
ou
<clic g> sur
ou

de l'onglet "mise en page" ou de la boite de dialogue "paragraphe

Dans le document " saisie de texte"
Affecter au premier paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" : "retraits gauche et droit de 3,5 cm"
Affecter au paragraphe de texte qui suit :
"gauche – retrait gauche de 1 cm / retrait 1ère ligne de 1,5 cm / retrait droit de 0,5 cm"

c) AÉRER LE PARAGRAPHE

L'interligne détermine la distance entre 2 lignes du paragraphe.

bouton gauche
<clic g> sur l'outil et choisir l'espace
ou
boite de dialogue "paragraphe

Le choix de "au moins" laisse à Word la possibilité d'adapter la hauteur des lignes à la taille de la police alors que "exactement" tronquera les caractères trop hauts

Bien différencier l'unité d'espacement "points" (au moins, exactement) ou "lignes" (multiple) ; l'espacement étant alors très sensiblement différent

Dans le document "saisie de texte"
Affecter au paragraphe de texte qui suit le deuxième paragraphe de titre "structure et organigramme" : "interligne de au moins 16 pts"

d) AÉRER LE DOCUMENT

Il est préférable d'utiliser cette possibilité de créer un espacement avant ou après le paragraphe plutôt que de créer des paragraphes vierges de séparation.

bouton gauche
<clic g> sur
de l'onglet "mise en page" ou
de la boite de dialogue " paragraphe

l'outil interligne propose quelques options d'espacement

Dans un document court, séparer des paragraphes en appuyant autant de fois que nécessaire sur la touche <entrée> ne pose pas trop de problèmes. Cependant, c'est une mauvaise habitude car dans les documents longs, l'utilisation des styles perd alors la plus grande partie de son efficacité. Il est donc recommandé de paramétrer le plus souvent possible les espaces avant et après le paragraphe, accessibles dans le ruban "disposition"

Dans le document "saisie de texte"
Affecter au paragraphe de titre "structure de l'entreprise" :
"espace avant 9 pt / espace après 4 pt"

e) LISTE

La création d'une liste obéit à des règles simples.

<entrée> entre chaque élément pour créer un paragraphe par élément de liste
utiliser les outils de de liste
Les outils du ruban adéquats sont regroupés au début du bloc "paragraphe" de l'onglet "accueil"

(1) LISTE AVEC SYMBOLES

Plutôt que de mettre un tiret devant chaque élément d'une liste, Word offre la possibilité de faire précéder chaque élément d'un signe plus esthétique.

onglet "accueil"
groupe "paragraphe" (3ème bloc)
sélectionner les paragraphes concernés
<clic g> sur
<clic g> sur le type de symbole choisi

sélectionner les paragraphes concernés
<clic g> sur
<clic g> sur le type de symbole choisi

Si vous insérez une image en tête d'un paragraphe, elle sera automatiquement transformée en puce (options de correction automatique : ). Si vous ne le souhaitez pas, annuler la dernière action pour retrouver l'image entière

propose de créer une puce à partir de différentes sources
"symboles" puise dans une liste de polices de symboles
"image" propose de créer une puce à partir d'une image
"police" puise dans une liste de polices standards

Dans le document "saisie de texte "
Sélectionner la liste de fin du document, paragraphe "les différente fonctions"
Affecter des puces comme ci-dessous aux éléments de la liste :

(2) LISTE NUMÉROTÉE

Les numéros offrent aussi une grande variété de format.

onglet "accueil"
groupe "paragraphe" (3ème bloc)
sélectionner les paragraphes concernés
<clic g> sur
<clic g> sur le type de symbole choisi

sélectionner les paragraphes concernés
<clic g> sur
<clic g> sur le type de symbole choisi

Le type de numérotation peut être modifié par la commande

Dans le document "saisie de texte"
Sélectionner la liste de fin du document, dans le paragraphe "les différente fonctions"
Remplacer les puces par les numéros suivants :
Commencer la numérotation à 3 puis revenir à 1

Il est aussi possible de hiérarchiser les données en créant une liste à plusieurs niveaux.

onglet "accueil"
groupe "paragraphe" (3ème bloc)
sélectionner les paragraphes concernés
<clic g> sur
<clic g> sur le type de symbole choisi

f) TABULATIONS

Les taquets de tabulations sont des repères qui permettent de positionner rapidement le texte d'un paragraphe dans le sens horizontal. Les tabulations sont liées au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion. Elles sont beaucoup moins utilisées car les tableaux assurent de manière plus simple les mêmes fonctionnalités.

Les tabulations standards sont disposées tous les 1,25 cm, cette distance étant elle-même modifiable. L'utilisateur peut définir ses propres taquets de tabulations. Ces tabulations prennent le pas sur les tabulations intégrées, seules subsistant alors les tabulations situées à la droite des tabulations ainsi personnalisées

(1) UTILISATION

Les taquets de tabulation doivent être utilisés comme ceux d'une machine à écrire. La touche <tab> permet de passer d'un taquet à un autre. En fonction de l'alignement des taquets et des points de suite qui leurs sont liés, le texte s'inscrit à gauche, à droite ou est centré par rapport au taquet, avec ou sans caractères de remplissage.

EN COURS DE SAISIE
<ctrl> <tab> positionne le point d'insertion à la tabulation désirée
saisir le texte

APRÈS LA SAISIE
<clic g> devant le texte déjà saisi pour y positionner le point d'insertion
appuyer sur la touche <tab> du clavier

Les taquets de tabulation peuvent aussi permettre de créer des listes simples. Pour créer des tableaux, utiliser le tableau

(2) TYPES

Le texte va venir s'appuyer à gauche ou à droite de la marque de tabulation ou encore être centré par rapport à cette marque.

taquet de tabulation avec alignement à gauche

taquet de tabulation centré

taquet de tabulation avec alignement à droite

taquet de tabulation avec alignement sur le séparateur décimal

taquet de tabulation barre

retrait de 1ère ligne

retrait autres lignes

(3) INSERTION

Les tabulations sont définies en fonction de leur distance au point zéro de la règle (marge gauche), en fonction de l'alignement du texte qui prend appui sur elles et enfin des caractères remplissant l'espace de tabulation non occupé par du texte.

règle
point d'insertion dans le paragraphe
en haut de la règle verticale
<clic g> sur l'icône symbolisant la tabulation en cours (ex : ) pour modifier le type de tabulation
<clic g> à la position de la règle désirée pour insérer la tabulation

onglet "accueil"
groupe "paragraphe" (3ème bloc)
point d'insertion dans le paragraphe
boite de dialogue "paragraphe
<clic g> sur
indiquer sa distance son alignement, les éventuels points de suite
pour créer la tabulation

Les points de suite vont remplir l'espace entre la marge gauche ou la précédente tabulation et la tabulation actuelle

(4) SUPPRESSION

Les tabulations peuvent être effacées individuellement ou globalement.

règle
point d'insertion dans le paragraphe
<faire glisser> la tabulation en dehors de la règle
<relâcher> le bouton de la souris

onglet "accueil"
groupe "paragraphe" (3ème bloc)
point d'insertion dans le paragraphe
boite de dialogue "paragraphe
<clic g> sur
sélectionner la tabulation
pour créer la tabulation

enlève toutes les tabulations du paragraphe

(5) DÉPLACEMENT

Les tabulations peuvent être déplacées le long de la règle.

règle
point d'insertion dans le paragraphe
règle affichée
<faire glisser> la tabulation à sa nouvelle position
<relâcher> le bouton de la souris

g) BORDURES - TRAME

Les bordures vont concerner le texte sélectionné, un objet, ou une cellule d'un tableau mais le plus souvent un paragraphe entier. Il est possible de paramétrer le style de la bordure, sa couleur ainsi que sa trame de fond.

(1) BORDURES

Si du texte est sélectionné, c'est un cadre qui sera dessiné autour de la sélection ; si rien n'est sélectionné, c'est le paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion qui recevra le type de bordure choisi.

onglet "accueil"
groupe "paragraphe" (3ème bloc)
effectuer la sélection ou positionner le point d'insertion dans le paragraphe
<clic g> sur de puis sur l'outil choisi

L'outil affiché dans le bloc "paragraphe" est le dernier outil "bordure" utilisé ; il peut donc varier par rapport à celui représenté

L'encadrement d'un paragraphe de titre, nécessite de paramétrer précisément les retraits gauche et droit de ce paragraphe qui vont définir la position des bordures gauche et droite de l'encadrement

Dans le document "saisie de texte"
Rajouter des bordures au premier paragraphe de titre "entreprise et structure"

(2) TRAME DE FOND

La trame de fond va définir la couleur et la texture du paragraphe ou de la sélection. Elle obéit aux mêmes règles de sélection que la bordure.

onglet "accueil"
groupe "paragraphe" (3ème bloc)
point d'insertion dans le paragraphe
<clic g> sur de
<clic g> sur la couleur choisie

La trame de fond d'un paragraphe de titre, nécessite de paramétrer précisément les retraits gauche et droit de ce paragraphe qui vont définir les limites du fond de couleur

Dans le document "saisie de texte"
Rajouter une trame de fond claire au premier paragraphe de titre "la structure de l'entreprise"

(3) BOITE DE DIALOGUE

La boite de dialogue "bordure et trame" affiche des choix plus exhaustifs.

onglet "accueil"
groupe "paragraphe" (3ème bloc)
effectuer la sélection ou positionner le point d'insertion dans le paragraphe
<clic g> sur de
<clic g>
dernière commande de la liste

Dans le document "saisie de texte"
Rajouter des bordure doubles bleues et une trame de fond bleu clair au deuxième paragraphe de titre "structure et organigramme"
Modifier les retraits pour améliorer la présentation

h) LETTRINES

Word permet de présenter un paragraphe en mettant la première lettre en majuscule, en grand et en la décalant par rapport au reste du paragraphe (comme sur les livres anciens). C'est la lettrine.

onglet "insertion"
groupe "texte" (avant dernier bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur un des choix de liste