C. LE CALENDRIER
Plusieurs calendriers peuvent coexister en fonction des besoins. Le calendrier coché est affiché. Tout calendrier peut être copié, déplacé, supprimé ou partagé.
1. CRÉER UN CALENDRIER
Plusieurs calendriers peuvent être créés dans chaque groupe, chacun avec une finalité différente.
onglet
"dossier"
groupe "nouveau" (1er
bloc)
<clic g>
sur
saisir le nom du nouveau calendrier
pour
valider
Dans
ce groupe "exercice", créer deux nouveaux calendriers nommés "perso" et
"pro"
2. GROUPE DE CALENDRIER
Un groupe de calendrier regroupe plusieurs calendriers de même nature.
onglet
"accueil"
groupe "gérer calendriers" (4ème
bloc)
<clic
g>sur 
<clic g> sur 
<faire glisser> les calendriers dans le groupe
bouton
droit
dans le volet
gauche
<clic d> 
saisir le nom du groupe
<faire glisser> les calendriers dans le groupe
Créer
un groupe de calendriers nommé "exercice"
Faire glisser les calendriers "iosexo" dans le groupe "exercice"
3. REGROUPER DES CALENDRIERS
Si plusieurs calendriers ont un point commun, il est intéressant de les regrouper à posteriori.
onglet
"accueil"
groupe "gérer les calendriers" (4ème
bloc)
sélectionner
les calendriers
concernés
<clic g> sur 
<clic g> sur 
saisir le nom du nouveau groupe de calendrier pour
valider
Regrouper
les calendriers "perso" et "pro" dans un groupe "emploi tu temps"
4. COPIER/DÉPLACER/SUPPRIMER
Les calendriers une fois créés sont aisément manipulables.
bouton
gauche
<faire
glisser> le calendrier à sa
nouvelle position pour le déplacer
<ctrl> enfoncé pour le copier
bouton
droit
<clic d>
indiquer le nouvel emplacement
<clic d>
pour le
copier
<clic
d>
pour le supprimer
onglet
"dossier"
groupe "actions" (2ème
bloc)
sélectionner
le calendrier
concerné
<clic g> sur une action 
Déplacer
les calendriers du groupe "exercice" vers le groupe "emploi du temps" et supprimer le
groupe "exercice"
5. RENOMMER UN CALENDRIER
Le nom d'un calendrier peut être modifié.
onglet
"dossier"
groupe "actions" (2ème
bloc)
sélectionner
le calendrier
concerné
<clic g> sur 
bouton
droit
pointer
sur le
calendrier
<clic d> 
Renommer
les deux calendriers "perso" et "pro" en "personnel" et "professionnel"
6. AFFICHER/MASQUER
Si trop de calendriers existent, il est possible de choisir lesquels afficher.
bouton
gauche
dans
le volet de gauche
cocher le calendrier à afficher
bouton
droit
pointer
sur le
calendrier
<clic d> 
<clic d> 
Afficher
et masquer tour à tour les calendriers
7. SUPERPOSER LES CALENDRIERS
Les calendriers sont affichés côte à côte pour avoir une vue complète de l'emploi du temps d'une ou plusieurs personnes mais, si trop nombreux, ils peuvent être affichés sous forme d'onglets.
onglet
"affichage"
groupe "réorganisation" (3ème
bloc)
afficher
les calendriers
à superposer
<clic g> sur 
bouton
droit
afficher
les calendriers
à superposer
<clic d> 
Idem
pour revenir à l'affichage normal
Afficher
en superposition les deux calendriers nommés "personnel" et "professionnel" puis
les afficher côte à côte
Lorsque
vous créer un rendez-vous, assurez-vous que le rendez-vous est
créé dans le bon calendrier
8. COLORER LES CALENDRIERS
Les codes de couleurs sont encore les plus simples et les plus parlant pour différencier les calendriers.
onglet
"affichage"
groupe "couleur" (3ème
bloc)
sélectionner
le calendrier
concerné
<clic g> sur 
bouton
droit
calendrier
sélectionné
<clic d> 
<clic g> sur la couleur adoptée
Colorer
le calendrier "personnel" en vert et "professionnel" en bleu
9. MANIPULER DES RENDEZ-VOUS
Si vous disposez de plusieurs calendriers, il est pratique de savoir copier ou déplacer des rendez-vous ou des réunions de l'un à l'autre.
bouton
gauche
afficher les calendriers côte
à côte
<faire glisser> les événements d'un calendrier à
l'autre pour les copier
idem avec la touche <maj> enfoncée pour les
déplacer
Redistribuer
les événements précédemment créés
(réunion et
rendez-vous) dans les calendriers "personnel"
ou "professionnel" selon leur nature (comme ci-dessus)
10. PLANIFIER LES HEURES
Un mode d'affichage spécial permet de mieux planifier son emploi du temps, notamment lorsque l'on utilise plusieurs calendriers.
onglet
"affichage"
groupe
"réorganisation" (2ème
bloc)
ou
onglet
"accueil"
groupe
"organiser" (3ème
bloc))
calendriers
affichés
<clic g> sur 
le
calendrier s'affiche horizontalement en heures selon l'échelle de
temps
: outils de réorganisation
d'affichage permettant de modifier l'échelle de temps
Afficher
les calendriers "personnel" ou "professionnel" en mode "planification"
11. HEURES DE TRAVAIL
Les heures de travail peuvent être gérées à part.
menu
fichier
sélectionner 
(volet
de gauche)
onglet
"accueil"
groupe "organiser" (3ème
bloc)
<clic
g> sur le
lanceur de boîte de dialogue 
de 
paramétrer votre semaine de
travail
les éléments seront
repris dans les calendriers
Paramétrer
vos horaires de travail réels dans le calendrier professionnel
Il ne reste plus qu'à afficher les heures de travail dans le calendrier
onglet
"affichage"
groupe "réorganisation" (2ème
bloc)
<clic g>
sur
le
calendrier n'affiche plus que les heures de travail
Afficher
le calendrier professionnel avec les heures de travail
12. JOURS FÉRIÉS
Les jours fériés sont souvent des éléments importants de la gestion d'un emploi du temps qu'il soit personnel ou professionnel. Outlook permet de les intégrer.
menu
fichier
sélectionner (volet
de gauche)
onglet
"accueil"
groupe "organiser" (3ème
bloc)
<clic
g> sur le
lanceur de boîte de dialogue de
<clic g> sur
choisir le pays puis pour
valider
les jours
fériés figurent dans les calendriers
Il
est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances
scolaires en allant chercher les éléments sur des sites
spécialisés
Pour
rajouter les vacances scolaires,
Faîtes une recherche dans votre moteur de recherche préféré
avec des mots clés comme "calendrier vacances scolaires Outlook"
Vous trouverez plusieurs liens possibles
(ex:
http://www.education.gouv.fr/pid25058/le-calendrier-scolaire.html)
<clic
g> sur 
dans le volet à droite
accepter outlook pour ouvrir le fichier
la fenêtre outlook s'affiche
pour
valider
Un nouveau calendrier "vacances
scolaires" s'affiche
Importer
le calendrier des vacances scolaires de votre zone
13. PUBLIER UN CALENDRIER
Partager son calendrier, c'est le rendre accessible aux autres. Outlook le permet si vous êtes connectés à un serveur exchange (inclus dans Windows server) ou si vous avez accès à un serveur webdav.
Le
service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une
secrétaire. Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire
qui gère l'emploi du temps de son directeur a alors aussi accès aux
emplois du temps des commerciaux et peut convoquer une réunion en quelques
secondes
onglet
"accueil"
groupe "partager" (5ème
bloc)
calendrier coché et
affiché (un seul)
<clic g> sur 
<clic g> sur 
indiquer l'adresse du serveur
pour
valider
14. ENVOYER UN CALENDRIER
C'est ici l'envoi par mail du calendrier au format ics.
onglet
"accueil"
groupe "partager" (5ème
bloc)
calendrier coché et
affiché (un seul)
<clic g> sur 
renseigner le destinataire
<clic g> sur 
pour valider
Le destinataire enregistre le calendrier ics reçu dans un dossier puis l'ouvre dans Outlook.
menu
fichier
désigner
le fichier ics
enregistré pour
valider
il n'y a pas là de
synchronisation entre le calendrier d'origine et celui reçu à moins de
passer par un serveur Exchange ou WebDAV.
Envoyer
votre calendrier "professionnel" avec votre voisin
15. PARTAGER UN CALENDRIER
C'est ici l'envoi par mail du calendrier au format ics.
onglet
"accueil"
groupe "partager" (5ème
bloc)
calendrier coché et
affiché (un seul)
<clic g> sur 
renseigner le destinataire
pour valider
Partager
votre calendrier "professionnel" avec votre voisin
Le destinataire reçoit un message et il lui suffit de cliquer sur le lien pour ouvrir le calendrier.
Si le lien ne fonctionne pas, il est aussi possible d'ouvrir le calendrier manuellement.
messagerie
sélectionner
le lien du
message
le copier dans le presse-papier
onglet
"dossier"
groupe "partager" 3ème
bloc)
<clic g>
sur 
<clic g> sur 
coller le lien du message pour
valider
16. S'ABONNER À UN CALENDRIER
Le destinataire peut aussi s'abonner au calendrier ; il peut alors consulter ce calendrier en temps réel, à jour de toute modification.
messagerie
message de partage
reçu sélectionné
<clic g> sur 
(en haut)
Le
calendrier s'affiche dans "autres calendrier"
17. CALENDRIER OUTLOOK.COM
L'intérêt de outlook.com, outlook.fr et autres "live" est que les éléments sont stockés sur le cloud. Le partage en est donc grandement facilité et s'effectue alors à partir d'Internet Explorer ou Edge. Ils sont cependant indépendants de la version locale de Outlook.
http://www.outlook.com
ouvrir votre compte
<clic g> sur 
<clic g> sur 
pour choisir le
calendrier à afficher
<clic g> sur 
sélectionner le calendrier à partager 
renseigner le destinataire et les options de partage
<clic g> sur 
<clic g> sur 
Le destinataire reçoit la demande de partage et doit l'accepter ou la refuser. S'il l'accepte, le lien lui permet d'afficher le calendrier dans son navigateur.
18. SYNCHRONISATION IPHONE
Elle s'effectue à partir de ITunes qui doit être installé sur le même micro que Outlook.
iphone
connectez votre iPhone
iTunes s’ouvre
automatiquement
Dans iTunes
liste de sources, sous périphériques
<clic
g> sur votre iPhone.
<clic g> sur l’onglet Infos.
Sous Calendriers
<clic g> sur synchroniser les
calendriers à partir de, puis sur Outlook.
<clic g> sur calendriers
sélectionnés
sélectionnez les calendriers que
vous souhaitez synchroniser
<clic
g>sur
appliquer.
19. SYNCHRONISATION ANDROÏD
La synchronisation n'est plus maintenue par Google avec l'arrêt de Google Calendar Sync. Il existe cependant des utilitaires gratuits comme Calendar Sync (http://www.pppindia.com/calendar-sync/).