B. LA RÉUNION

Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où les participants utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps.

1. DEMANDE DE RÉUNION

Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice complexe à la "demande de réunion".

 onglet "accueil"
groupe "nouveau" (1^er bloc)
<clic g> sur
le ruban de l’événement s'affiche

2. RENSEIGNER UNE RÉUNION

Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.

 onglet "réunion"
sélectionner le carnet d'adresses à utiliser
indiquer les destinataires (obligatoires, facultatifs) et l'emplacement (ressources)
indiquer dates et durée
<clic g> sur   pour envoyer la demande
la réunion est automatiquement créée dans le calendrier et mise à jour des acceptations/refus

 Envoyer aux participants comme ci-dessus une invitation à une réunion sur le modèle ci-dessous

 

3. ACCEPTER / REFUSER

Les destinataires reçoivent l'invitation à laquelle ils doivent répondre.

 Il est possible de répondre même si le message est affiché sans être ouvert :

4. AJOUTER DES PARTICIPANTS

Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion.

 onglet "accueil"
groupe "nouveau" (1^er bloc)
<clic g>sur
la fenêtre événement s'affiche

bouton gauche
<double clic> sur la date du calendrier
la fenêtre événement s'affiche

 onglet "événement"  
groupe "participants" (4^ème bloc)
renseigner les éléments
<clic g> sur
l'onglet "réunion" s'affiche au lieu de l'onglet "rendez-vous"
indiquer les destinataires
indiquer les dates, durée et emplacement de la réunion
<clic g> sur   pour envoyer la demande
la réunion est créée dans le calendrier

5. AFFICHER LA PLANIFICATION

Le détail de la planification peut être affiché.

 onglet "réunion"
groupe "afficher" (2^ème bloc)
<clic g> sur
si les calendriers des participants sont partagés, Outlook affiche la disponibilité de ces derniers

 Afficher la planification de la réunion précédente

 Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier ou qu'il clique sur