D. RECEVOIR DES MESSAGES

Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés". Les messages que vous recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur interne, Orange, Free, Bouygues, Sfr, Hotmail, Gmail,  Ovh…) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception" de Outlook ; ils sont alors effacés sur le serveur de messagerie Pop
( paramétrer ou désactiver sous peine de voir vos messages refusés pour "boite pleine")


Paramétrer Outlook pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles de temps définis. Une notification, en bas et à gauche de l'écran et/où une bulle d'information, en haut et à droite de l'écran, vous informe alors des nouveaux messages dont l'objet s'affiche alors en transparence.


  onglet "accueil"
groupe "envoyer/recevoir" (dernier bloc)
<clic g> sur
pour récupérer vos messages entrants et envoyer vos messages sortants



  envoi/réception
groupe "envoyer et recevoir"
(1er bloc)
<clic g>
sur



  barre "accès rapide"
<clic g>sur




<f9>


 


 La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus
L'objet et l'heure des messages non lus sont affichés en bleu :


 Faîtes un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception


 Les comptes faisant l'objet de "envoyer/recevoir" sont paramétrés dans   de l'onglet    


1. LA CONVERSATION

Une conversation regroupe les messages qui ont le même objet, les messages étant triés de manière à ce que le message le plus récent figure en premier.


  onglet "affichage"
groupe "messages" (2ème bloc)
cocher
dérouler et activer



 Afficher les messages reçus sous forme de conversation


2. LIRE LES MESSAGES

Les messages sont affichés dans la boite de réception.


bouton gauche
<double clic> sur le message pour l'ouvrir
<clic g> sur  / pour le fermer


 Pour qu'un message soit considéré comme lu :
BD14583_ le garder sélectionné plus de quelque secondes ( si paramétré dans les options)
BD14583_ l'ouvrir
BD14583_ <clic g> sur  ( groupe indicateurs)
BD14583_ <clic d>
son objet passe de bleu à gris et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception" .



 Ne pas ouvrir les messages d'émetteurs inconnus ; le plus souvent, l'affichage du message dans le volet de lecture suffit pour en prendre connaissance et évite le lancement de code malveillant


 Ouvrir le dernier message reçu


3. RÉPONDRE À UN MESSAGE

Il est pratique de répondre à un message en rappelant le message que l'on a reçu.


  onglet "accueil"
groupe "répondre"
(3ème bloc)
<clic g> sur le message
<clic g> sur
 ( ou exceptionnellement répondre à tous)
renseigner
le message puis l'envoyer


 Il est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en sélectionnant le message à transmettre puis en cliquant sur


   envoie le message de réponse à tous les destinataires du message d'origine
À utiliser avec modération


 Répondre brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir


Après sélection du message dans la boite de réception :

*      et  : répond directement au message

*       : transfére le message à quelqu'un d'autre

*      : supprime le message (groupe supprimer 2ème bloc)

*      : marque comme "lu" ou "non lu" (groupe indicateurs 6ème bloc)

*       déplace les messages de cet émetteur dans le courrier indésirable


4. CLASSER LES MESSAGES

Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur (idem pour les éléments envoyés).


 onglet "dossier"
groupe "nouveau"
(1er bloc)
<clic g> sur 
saisir le nom du nouveau dossier
<clic g> sur le dossier parent
 pour valider



bouton droit
sélectionner le dossier parent
<clic d>
un dossier sans libellé s'affiche
saisir
le nom du nouveau dossier
<entrée> pour valider


 


 Créer un dossier "Affaires en cours" dans la boite de réception


Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement.


  onglet "accueil"
groupe "déplacer"
(5ème bloc)
sélectionner le message
<clic g> suret indiquer la destination



bouton gauche
sélectionner le message
<faire glisser> le message dans son nouveau dossier


 


 Déplacer dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception tous les messages reçus ce jour


La notion de catégorie permet de regrouper les messages de même nature.


 onglet "accueil"
groupe "indicateurs" (6ème bloc)
message sélectionné
<clic g>
sur
<clic g> sur la catégorie choisie


 Classer les messages reçus dans les différentes catégories


5. TRIER LES MESSAGES

Les messages au sein de la boîte de réception ou des dossiers peuvent être triés très simplement en cliquant sur la tête de colonne désirée du bolet des messages.



 Le critère de tri peut être choisi.


  onglet "affichage"
groupe "réorganisation"
(3ème bloc)
<clic g> sur un critére de tri
les messages sont triés dans l'ordre du critère
<clic g> sur  pour afficher tous les critères
Un ordre croissant ou décroissant vient compléter le critère



 Dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception
Classer les messages par ordre chronologique croissant


6. SUPPRIMER LES MESSAGES

Les messages supprimés sont en fait simplement déplacés dans le dossier "éléments supprimés".


  onglet "accueil"
groupe "supprimer"
(2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g>
sur  
le message est déplacé dans le dossier "éléments supprimés"


   déplace la conversation entière dans les éléments supprimés

 supprime les éléments redondants


 Vider régulièrement le dossier  (<clic d> puis ) sinon le fichier Outlook grossit très rapidement


 Supprimer quelques-uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés"


7. MESSAGES DOUTEUX

De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur simple rôle de message :


*     Le spam ou pourriel : c'est un message, le plus souvent commercial et non sollicité ; cela peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce n'est pas vraiment dangereux.

*     Les messages infectés : ils peuvent être infectés par des virus ou des spywares/malwares ; ces derniers sont un peu moins nocifs que les virus et le plus souvent utilisés à des fins de récupération de données

*      Le hameçonnage (phishing ): il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir d'une structure officielle (grande société, banque, site marchand, paypal…) et vous demandant le plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin de vous amener à délivrer des informations confidentielles (n° de compte, de carte bleue, mot de passe…)


Pour éviter les problèmes :


*     Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine.

*     Posséder un anti-spyware efficace (spybot). Cette fonctionnalité est maintenant le plus souvent incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière.

*     Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable

*     Ne jamais cliquer sur un lien d'un message douteux pour accéder à un site sur internet ; c'est la base de fonctionnement de l'hameçonnage.


 Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus notamment ceux commençant par "hi" ainsi que ( à moins d'avoir des échanges réels avec l'un de ces pays) ceux provenant de pays Africains (Côte d'ivoire) ou de l'est (Russie, Chine…)


 

 Plusieurs moyens d'éviter la plupart de ces problèmes :

Ne pas indiquer son adresse Email de manière lisible sur un site web (par exemple comme contact). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image affichant votre adresse Email.

Ne pas se désinscrire de listes de diffusions auxquelles vous ne vous êtes jamais inscrit : cela ne ferait que confirmer que l'adresse est bonne et multiplier le nombre de spams

Utiliser une adresse Email spécifique pour tous les formulaires de contact des sites web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à part de votre adresse professionnelle et de votre adresse personnelle.

Utiliser les adresses jetables quelquefois proposées par vos fournisseurs d'adresses

Utiliser un service de vérification d'Email ; un captcha alors vérifie l'authentification lors du premier envoi/réception



Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie étrangers, de copies de montres … et évidemment sur les sites pornographiques ( ou utiliser un navigateur comme Tor / mieux : utiliser une machine virtuelle comme ). Vos adresses Email et éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées malgré vous pendant votre navigation


Un message douteux ne doit pas être mis dans la corbeille ou il continue d'exister mais doit être supprimé définitivement



sélectionner le message
enfoncer la touche "maj"
appuyer sur la touche "supp" du clavier
le message n'est pas déplacé mais supprimé



  onglet "accueil"
groupe "supprimer"
(2ème bloc)
sélectionner le message
enfoncer la touche "maj"
<clic g> sur



 Vider la corbeille après une suppression normale revient au même


 Supprimer définitivement un ou plusieurs des messages reçus


8. BLOQUER DES EXPÉDITEURS

Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial nommé "courrier indésirable".


  onglet "accueil"
groupe "supprimer"
(2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g> sur
 
<clic g>sur
le message est déplacé dans le dossier "courrier indésirable"


 Vider régulièrement le dossier  (<clic d> puis )


 Bloquez les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon fonctionnement


 La boîte de dialogue  permet aussi de gérer les destinataires bloqués et approuvés ainsi que de modifier directement chacune des 2 listes


Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués.


  onglet "accueil"
groupe "supprimer"
(2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g> sur
 
<clic g>sur
onglet
<clic g> sur
saisir le nom de domaine sans http//www.
ex : societe.ru
 puis  pour valider
les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier "courrier indésirable"


 Malheureusement, l'efficacité de ce courrier indésirable est très limitée car les spammeurs utilisent non seulement des adresses mais des domaines différents à chaque envoi :


 Ne pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "Gmail", "Hotmail", "Yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie


 Un moyen d'éviter en partie les spams est d'interdire les domaines de niveau supérieur (international).


  onglet "accueil"
groupe "supprimer"
(2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g> sur
 
<clic g>sur
onglet
<clic g> sur
ou
<clic g> sur
cocher les éléments souhaités
 puis  pour valider
les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier "courriers indésirables"



 Bloquer les courriers en provenance de la Russie et de la côte d'ivoire ainsi que le codage cyrillique


9. RÈGLES DE RÉCEPTION

Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine.


  onglet "accueil"
groupe "déplacer"
(5ème bloc)
sélectionner le message à la base de la règle
<clic g> sur
 
<clic g>sur
paramétrer la règle
 puis  pour valider



 Créer un sous-dossier de la boîte de réception - y classer les messages provenant de votre voisin et créer une règle pour que les messages s'y déplacent automatiquement


La règle peut aussi être plus complexe.


  onglet "accueil"
groupe "déplacer"
(5ème bloc)
sélectionner le message à la base de la règle
<clic g> sur
 
<clic g>sur
<clic g> sur

paramétrer la règle
 puis  pour valider



  dans le second volet en bas et en cochant les cases correspondantes de l'assistant

sélectionner la finalité générale

sélectionner les paramètres correspondant aux destinataires
<clic g> sur le lien  
pour préciser l'adresse de l'émetteur

sélectionner les paramètres correspondant aux conditions de réception
<clic g> sur le lien  
pour préciser le dossier

<clic g>  sur  

Définissez les conditions
puis

sélectionner les paramètres correspondant aux actions

<clic g> sur le lien  pour préciser le message
<clic g>  sur

définir les exceptions
 

donner un nom à la régle et l'activer


<clic g> sur


 


 Créer une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus


 La liste des règles s'affiche dans la fenêtre dans la quelles elles peuvent être gérées.


 


10. EXERCICE

 Créer dans le dossier réception un dossier pour chacune des personnes présentes
Créer une règle vous affichant un message et transférant automatiquement les messages de votre correspondant dans son dossier
Échanger des messages entre vous et vérifier que le fonctionnement est adéquat

Modifié le: mercredi 27 mars 2019, 10:15