Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés". Les messages que vous recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur interne, Orange, Free, Bouygues, Sfr, Hotmail, Gmail…) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception de Outlook" ; ils sont alors effacés sur le serveur de messagerie Pop(désactiver )
Paramétrer Outlook pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles de temps définis. Une bulle d'information dans la zone de notification vous informe alors des nouveaux messages dont l'objet s'affiche en transparence.

ACTION

 barre outils rapide
<clic g> sur

 pour récupérer vos messages entrants et envoyer vos messages sortants

 

 

 onglet "ACCUEIL"
groupe "envoyer/recevoir"
(dernier bloc)
<clic g> sur  

 onglet "ENVOYER/RECEVOIR"
groupe "envoyer et recevoir"
(1er bloc)
<clic g>
sur  

 

 

ACTION

 CLAVIER

<F9>

 

infos

La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus  . Ces messages sont eux même affichés en gras

 

exercice

Faîtes un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception

 

avancé

Les comptes faisant l'objet de "envoyer/recevoir" sont paramétrés dans   de l'onglet    (voir page 19)

1   LA CONVERSATION

Une conversation regroupe les messages qui ont le même objet, les messages étant triés de manière à ce que le message le plus récent figure en premier.

2   LIRE LES MESSAGES

Les messages sont affichés dans la boite de réception. Les messages en gras n'ont pas encore été lus. Le volet de lecture affiche le contenu du message.

infos

Pour qu'un message soit considéré comme lu :
Description : BD14583_ le garder sélectionné plus de quelque secondes (si paramétré dans les options)
Description : BD14583_ l'ouvrir
Description : BD14583_ <clic g>  sur  (groupe indicateurs)
Description : BD14583_ <clic d> marquer comme lu
il passe alors de gras à maigre et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception" .

 

ACTION

OUVRIR UN MESSAGE

<double clic> sur le message
il s'affiche dans sa propre fenêtre

FERMER UN MESSAGE

<clic g> sur   en haut à droite
la fenêtre de message se ferme

 

exercice

Ouvrir le dernier message reçu

3   RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU

Pour répondre à un message reçu, il n'est pas nécessaire de redéfinir tous les éléments du message.

ACTION

 onglet "ACCUEIL"
groupe "répondre"
(3ème bloc)
<clic g> sur  le message
<clic g>
 sur  (ou éventuellement répondre à tous)
renseigner le message puis l'envoyer

 

infos

Il est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en sélectionnant le message à transmettre puis en cliquant sur

 

 

Description : attention copie.gifATTENTION

 envoie le message de réponse à tous les destinataires du message
À utiliser avec modération

 

exercice

Répondre brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir

Après sélection du message dans la boite de réception :

*      et  permettent de répondre directement au message

*      permet de le transférer à quelqu'un d'autre

*      permet de le supprimer (groupe supprimer 2ème bloc)

*      permet de le marquer comme "lu" ou "non lu" (groupe indicateurs 6ème bloc)

4   CLASSER LES MESSAGES

Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur (idem pour les éléments envoyés).

ACTION

CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER

dans le volet de gauche
<clic d>  sur

saisir le nom du nouveau dossier
modifier éventuellement dans la liste le dossier racine
(sous-dossier d'un dossier)
 pour valider

exercice

Créer un dossier "Affaires en cours" dans la boite de réception
y déplacer tous les messages reçus ce jour

Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement.

CLASSER DANS DES DOSSIERS

ACTION

Description : souris gauche.gifbouton gauche

sélectionner le message
<faire glisser> le message dans son nouveau dossier

 onglet "ACCUEIL"
groupe "déplacer"
(5ème bloc)

sélectionner le message
<clic g>
 sur  
indiquer la destination

exercice

Déplacer dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception tous les messages reçus ce jour

 

CLASSER DANS DES CATEGORIES

ACTION

 onglet "ACCUEIL"
groupe "indicateurs"
(6ème bloc)

message sélectionné
<clic g>
 sur
<clic g>  sur la catégorie choisie

5   TRIER LES MESSAGES

Les messages au sein de la boîte de réception ou des dossiers peuvent être triés.

ACTION

 onglet "affichage"
groupe "réorganisation"
(3ème bloc)

<clic g>  sur un critére de tri
les messages sont triés dans l'ordre du critère
<clic g>  sur  pour afficher tous les critères

infos

Un ordre croissant ou décroissant vient compléter le critère

exercice

Dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception
Classer les messages par ordre chronologique croissant

6   SUPPRIMER LES MESSAGES

Les messages supprimés sont en fait simplement déplacés dans le dossier nommé.

ACTION

 onglet "ACCUEIL"
groupe "supprimer"
(2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g>
 sur  
le message est déplacé dans le dossier "éléments supprimés"

 

infos

 supprime les éléments redondants
 déplace la conversation entière dans les éléments supprimés

 

Description : ancre ios.gifCONSEIL

Vider régulièrement le dossier  (<clic d> puis )

 

exercice

Supprimer quelques-uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés"

7   LES MESSAGES DOUTEUX

De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur simple rôle de message :

*     Le spam ou pourriel : c'est un message, le plus souvent commercial et non sollicité ; cela peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce n'est pas vraiment dangereux.

*     Les messages infectés : ils peuvent être infectés par des virus ou des spywares/malwares ; ces derniers sont un peu moins nocifs que les virus et le plus souvent utilisés à des fins de récupération de données

*    Le hameçonnage (phishing): il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir d'une structure officielle (grande société, banque, site marchand, paypal…) et vous demandant le plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin de vous amener à délivrer des informations confidentielles (n° de compte, de carte bleue, mot de passe…)

Pour éviter les problèmes :

*     Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine.

*     Posséder un anti-spyware efficace. Cette fonctionnalité est maintenant le plus souvent  incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière.

*     Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable

*     Ne jamais cliquer sur un lien d'un message douteux pour accéder à un site sur internet ; c'est la base de fonctionnement du hameçonnage.

Description : attention copie.gifATTENTION

Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus notamment ceux commençant par "hi" ainsi que (à moins d'avoir des échanges réels avec l'un de ces pays) ceux provenant de pays Africains (côte d'ivoire) ou de l'est (Russie…)

 

Description : ancre ios.gifCONSEIL

Plusieurs moyens d'éviter la plupart de ces problèmes :

·         Ne pas indiquer son adresse Email de manière lisible sur un site web (par exemple comme contact). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image dans laquelle figure votre adresse Email.

·         Utiliser une adresse Email spécifique pour tous les formulaires de contact des sites web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à  part de votre adresse professionnelle et de votre adresse personnelle.

·         Utiliser les adresses jetables de plus en plus souvent proposées par vos fournisseurs d'adresses

Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie, de montres… et évidemment sur les sites pornographiques. Vos adresses Email et éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées malgré vous pendant votre navigation

 

 

ACTION

DÉTRUIRE UN MESSAGE DOUTEUX

sélectionner le message
enfoncer la touche "maj" (shift / flèche verticale du clavier)
appuyer parallèlement sur la touche "supp" du clavier
le message n'est pas déplacé mais supprimé

 

exercice

Supprimer définitivement un ou plusieurs des messages reçus

8   BLOQUER DES EXPÉDITEURS

Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial nommé "courrier indésirable".

ACTION

 onglet "ACCUEIL"
groupe "supprimer"
(2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g>
 sur  
<clic g>  sur
le message est déplacé dans le dossier "courrier indésirable"

 

Description : ancre ios.gifCONSEIL

Vider régulièrement le dossier  (<clic d> puis )

 

exercice

Bloquez les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon fonctionnement

Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués.

BLOQUER UN DOMAINE

ACTION

 onglet "ACCUEIL"
groupe "supprimer"
(2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g>
 sur  
<clic g>  sur
onglet
<clic g>  sur
saisir le nom de domaine sans http//www.
ex : societe.ru
 puis  pour valider
les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier

 

Description : attention copie.gifATTENTION

Ne pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "Gmail", "Hotmail", "Yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie

 

infos

Cette boîte de dialogue permet aussi de gérer les destinataires approuvés et de modifier directement chacune des 2 listes

Un bon moyen d'éviter une partie des spams est d'interdire les domaines de niveau supérieur (international), c’est-à-dire directement les terminaisons de certains pays.

BLOQUER LES DOMAINES D'UN PAYS

ACTION

 onglet "ACCUEIL"
groupe "supprimer"
(2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g>
 sur  
<clic g>  sur
onglet
<clic g>  sur
cocher les pays à bloquer.
 puis  pour valider
les courriers en provenance des domaines avec la terminaison correspondante seront automatiquement dirigés vers le dossier

exercice

Bloquer les courriers en provenance de la Russie et de la côte d'ivoire

9   CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION

Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine.

créer une RÈGLE simple de classement

ACTION

 onglet "ACCUEIL"
groupe "déplacer"
(5ème bloc)
sélectionner le message
<clic g>
 sur  
<clic g>  sur
paramétrer la règle
 puis  pour valider

exercice

Créer un sous-dossier de la boîte de réception - y classer les messages provenant de votre voisin et créer une règle  pour que les messages s'y déplacent automatiquement

 

créer une RÈGLE COMPLEXE

ACTION

 onglet "ACCUEIL"
groupe "déplacer"
(5ème bloc)
sélectionner le message
<clic g>
 sur  
<clic g>  sur
<clic g> sur

ACTION

PARAMETRER LES REGLES

dans le second volet en bas
ou en cochant les cases correspondantes de l'assistant puis

1-    sélectionner la finalité générale

2-     sélectionner les paramètres correspondant aux destinataires
<clic g> sur le lien  
pour préciser l'adresse de l'émetteur

3-     sélectionner les paramètres correspondant aux conditions de réception
<clic g> sur le lien  
pour préciser le dossier

4-    sélectionner les paramètres correspondant aux actions

<clic g> sur le lien  pour préciser le message

5-    définir les exceptions
 
dans un nom à la régle et l'activer


<clic g> sur

 

exercice

Créer une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus

La liste des règles s'affiche dans la fenêtre dans la quelles elles peuvent être gérées.

Modifié le: vendredi 23 mars 2012, 10:36