Tutoriel Access2010, créer une application en ligne: D. Les tables (structure) | Tutoriels informatiques et gestion en ligne

Certains champs vont avoir un rôle plus important que d'autres puisqu'ils vont servir de "clé" ou "d'index". Les tables vont être "mises en relation" afin que les données soient toutes disponibles.

1 CLÉ PRIMAIRE

Une table contient toujours au moins un champ qui identifie de manière unique chacun des enregistrements. La valeur d'un champ sur lequel est associée une clé primaire, est unique (pas de doublon - ces derniers sont automatiquement rejetés lors de la saisie).

ACTION

onglet "creation"
groupe "outils" (2^ème bloc)
<clic g> sur la case (sélecteur de champ à gauche du champ à modifier)
le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas

<clic g> sur
Une petite clé s'affiche à gauche du nom de champ

CONSEIL

L'idéal est d'accepter la proposition par Access comme clé primaire d'un champ de type "NuméroAuto" à incrémentation automatique et indépendant des données, donc toujours unique

avancé

Une clé primaire peut être définie sur un champ, mais aussi sur un ensemble de champs ; il suffit de les sélectionner en maintenant la touche <ctrl> enfoncée ; c'est alors la combinaison de champs qui doit être unique

exercice

Dans la table "ouvrage" de la base en cours "bibliotheque",
Vérifier la correspondance de la table "ouvrages" avec les caractéristiques ci-dessous et corriger au besoin puis créer les tables indiquées avec leurs propriétés

OUVRAGE

OUVRAGE (suite)

ÉDITEUR

AUTEUR

ECRIT

EMPRUNT

CONSEIL

La table "emprunt" possède une clé composée de 3 champs ; les sélectionner conjointement avec <ctrl> puis cliquer sur <clé primaire> - Penser à enregistrer la structure

EXEMPLAIRE

LECTEUR

LECTEUR (suite)

TYPEGENRE

SERIE

2 INDEX

La création d'un champ indexé dans une table accélère l'accès aux données fréquemment consultées ou triées. Les valeurs d'un champ indexé sont triées dans un ordre croissant, en association avec leur numéro d'enregistrement respectif. Une valeur cherchée sera plus rapidement trouvée dans la liste et permettra d'accéder ainsi plus vite à l'ensemble des champs de l'enregistrement voulu.

ACTION

bouton gauche

<clic g> sur la case (sélecteur de champ à gauche du champ à modifier)
le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas

en face de , indiquer "non" ou "oui", avec ou sans doublons

ATTENTION

Les indexations accélèrent la consultation et les tris, mais ralentissent les mises à jour d'enregistrement

LES PARAMÈTRES POSSIBLES SONT LES SUIVANTS :

Non	Ne pas créer d'index sur le champ spécifié
Oui - avec doublons	Créer un index sur le champ spécifié (avec possibilité de valeurs en double sur ce champ)
Oui - sans doublons	Créer un index unique sur le champ spécifié

infos

Pour un index unique, la valeur saisie ne sera acceptée que si celle-ci n'existe pas déjà dans un autre enregistrement (champs servant d'identificateur comme le matricule, le code produit, l'Isbn, la référence fournisseur)

Pour affiner les recherches d'enregistrement, il est utile de créer des index composés sur plusieurs champs à la fois (jusqu'à 10 champs).

ACTION

onglet "creation"
groupe "afficher/masquer" (3^ème bloc)

<clic g> sur la case (sélecteur de champ à gauche du champ à modifier)
le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas

<clic g> sur
Les champs indexés s'affichent dans une fenêtre

avancé

Pour créer un index multi champs, ajouter une ligne pour chaque champ, en ne faisant figurer le nom de l'index que sur la première ligne
L'index de nom Lecteur est composé de NomLecteur et PrenomLecteur

exercice

Dans la table "lecteur" de la base en cours "bibliotheque",
Créer un index composé des champs NomLecteur et PrenomLecteur

3 CLÉ ÉTRANGÈRE

Pour relier les données de deux tables, il est nécessaire de créer une relation entre les deux. Des champs spécifiques dans chacune des deux tables reliées sont nécessaires pour cette opération. Dans la table principale, il s'agit de la clé primaire et dans l'autre table d'une clé étrangère.

ACTION

onglet "creation"
groupe "relations" (5^ème bloc)

<clic g> sur
sélectionner les tables à a jouter
<clic g> sur
Les tables s'affichent (avec leurs éventuelles relations)
<clic g> sur

infos

permet à tout moment d'afficher la liste des tables

CONSEIL

Attribuer le même nom à des champs contenant les mêmes données (clé primaire d'une table et clé étrangère de l'autre) pour les identifier facilement

CRÉER UNE RELATION

ACTION

bouton gauche

Dans la fenêtre relation
<faire glisser> le champ "clé étrangère" d'une table vers le champ "clé primaire" de l'autre (la boite de dialogue de relation s'affiche)
appliquer si nécessaire l'intégrité référentielle
<clic g> sur
la relation est symbolisée par une ligne de jonction entre les 2 champs

PARAMÈTRES

L'intégrité référentielle contrôle l'intégrité des relations et prémunit contre l'apparition de données incohérentes

Mise à jour en cascade des enregistrements de même valeur de clé étrangère
(option conseillée)

Effacer en cascade les enregistrements de même valeur de clé étrangère
(option dangereuse si utilisée à tort)

CONSEIL

À tout moment des relations peuvent être ajoutées, ou supprimées ; mais il est indispensable de définir les relations entre les tables avant de créer formulaires, requêtes et états

ATTENTION

Une seule relation entre deux mêmes tables est autorisée. Une table, dont la clé primaire est reliée à d'autres tables, ne pourra pas être détruite, sauf si ces dernières le sont déjà ou que la relation ait été supprimée. Les champs reliés ne peuvent pas être détruits

TYPE DE RELATIONS :

une définit une relation "une à une" entre les deux tables. Chaque enregistrement de la table source est associé à un seul enregistrement de la table destination.

plusieurs définit une relation "une à plusieurs" entre deux tables. Chaque enregistrement de la table source peut être associé à plusieurs enregistrements de la table destination. C'est à dire que chaque valeur de la clé primaire peut exister plusieurs fois dans la table de destination.

Intégrité référentielle : Lors de l'ajout ou de la suppression d'enregistrements dans les tables liées, les données seront gérées de manière cohérente.

MODIFIER UNE RELATION

ACTION

bouton gauche

Dans la fenêtre relation
<double clic> ou <clic droit> sur le trait symbolisant la relation
la boite de dialogue de relation s'affiche
<clic g> sur
modifier éventuellement
pour valider
la relation est symbolisée par une ligne de jonction entre les 2 champs

exercice

Dans la base en cours "bibliotheque",
Créer les relations entre les tables telles que ci-dessous (avec intégrité référentielle)
Partir de préférence des tables les plus éloignées de la table principale "ouvrage"

4 PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE : VALIDATION

Les propriétés de la table donnent des informations sur cette table et permettent aussi de vérifier les enregistrements pour un ou plusieurs champs.

ACTION

onglet "creation"
groupe "afficher/masquer" (3^ème bloc)

<clic g> sur
La feuille des propriétés s'affiche dans le volet droit

Description	Décrit le du contenu et la fonction de la table
Valide si	Condition à vérifier pour qu'un enregistrement soit valide
Message si erreur	Affiche un message quand la règle de validation n'est pas respectée

RÈGLE DE VALIDATION DES ENREGISTREMENTS :

La validation des données s'effectue dès que l'on quitte le champ. Les règles de validation d'une table peuvent contenir des références à un ou plusieurs champs de la table, ce qui est très utile pour comparer les valeurs de différents champs. Les champs sont encadrés par [ ]. Une seule règle est définie, mais plusieurs critères peuvent être combinés.

Valide si	[DateRetour]>=[DateEmprunt] Ou [DateRetour] Est Null
Message si erreur	Attention ! problème de date

exercice

Dans la table "emprunt" de la base en cours "bibliotheque",
Créer les règles de validation :
Valide si : [DateRetour]>=[DateEmprunt] Ou [DateRetour] Est Null
Message si erreur : attention ! problème de date

Les propriétés simplifiées de la table sont affichées lorsque la table n'est pas en mode "création" ou à partir du volet de navigation.

PROPRIETES SIMPLIFIEES

ACTION

bouton droit

pointer sur la table dans le volet de navigation
<clic droit>

5 PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE : SOUS-FEUILLE

Du fait de la structure relationnelle, on peut organiser un affichage hiérarchique des données par l'intermédiaire de la propriété de table Sous-feuille données nom.
À partir des relations existant dans la base de données, Access propose automatiquement l'affichage de la table liée.

FEUILLE DE PROPRIÉTÉS EN MODE CRÉATION