formation Access 2010 créer une application

Une table regroupe dans des champs des informations relatives à un même sujet (personnel, client, facture, stock, ouvrage, auteur...). Les données peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs logiques, des images, …
Chaque champ contient des informations homogènes (nom, prénom, code, libellé, ...).

1   CRÉATION D'UNE BASE VIERGE

L'utilisateur choisit de créer de toutes pièces la base de données après avoir procédé à l'analyse des informations.

CRÉER UNE NOUVELLE BASE

ACTION À l'ouverture d'Access, volet du milieu <double clic> sur  À l'ouverture d'Access, volet de droite nommer la base indiquer éventuellement son emplacement <clic g> sur

exercice Lancer Access 2010 Créer un fichier de base de données vide Le nommer "bibliotheque"

2   CRÉATION D'UNE TABLE

Une table vide est automatiquement créée dans la nouvelle base.

Il faut afficher la table en mode création pour créer sa structure de manière élaborée.

ACTION  onglet "accueil" groupe "affichages" (1er bloc) <clic g> sur  pour afficher la nouvelle table en mode "création" nommer la table pour l'enregistrer il faut maintenant créer les différents champs à inclure dans la table

 

exercice Dans la base en cours "bibliotheque", Afficher la table proposée en mode "création" La nommer "ouvrage

L'ajout de nouvelles tables s'effectue en mode "création".

 

ACTION  onglet "créer" groupe "tables" (2ème  bloc) <clic g> sur  pour afficher la nouvelle table en mode "création" les contrôles et les outils nécessaires s'affichent

3   CREATION D'UN CHAMP

Chaque champ est identifié par son nom. Un nom de champ peut avoir jusqu'à 255 caractères alphanumériques (espaces compris). Les noms donnés doivent être explicites afin d'identifier au mieux les champs.

CONSEIL Tenir compte du fait que le contenu des tables de la base de données évolue dans le temps et dans cette évolution, il arrive souvent que leur  structure doive être modifiée pour ajouter un nouveau type d'information à gérer ou au contraire supprimer un type d'information qui n'est plus utile

MODE CRÉATION

ACTION bouton gauche saisir le nom du champ dérouler la colonne "type de données" sélectionner le type de champ dans le volet bas, renseigner les propriétés du champ

 

CONSEIL Il est préférable de nommer les champs sans utiliser d’espace, d’accentuation, tiret, souligné...uniquement du texte comme DateAchat, PrixAchat, NbEx Si le nom d'un champ est formé de plusieurs mots à la suite, mettre le premier caractère de chaque mot en majuscule rend plus compréhensible le nom du champ.

 

infos Le type Texte est toujours assigné par défaut à un nouveau champ. Pour le changer, ouvrir la liste déroutante de la colonne Type de Données

LES TYPES DE CHAMPS SONT LES SUIVANTS :

Type                         Nature                                     Taille

Texte                       alphanumériques                        Jusqu'à 255

Mémo                        alphanumériques                        Jusqu'à 65535 (saisie utilisateur)
                                                                              Jusqu'à 2 Go (programme)

Numérique              Nombres                                    1, 2, 4, ou 8 caractères (octet,
                                                                                                    entier, réel, décimal…)

Date/Heure            Dates et heures                         8 caractères

Monétaire              Valeurs monétaires                    8 caractères

NuméroAuto          Valeur incrémentée                    4 octets

Oui/Non                    Valeurs booléennes                    1 bit (1/8 d'octet)

Objet OLE               Objets OLE ou graphiques         Jusqu'à 1 giga-octet
                                                                              (selon espace disponible)

Lien hypertexte   Texte ou combinaison texte        Chacune des trois parties peut                                         contenir 2 048 caractères.

Pièce jointe          images, feuilles de calcul,          (selon espace disponible)
                                                                              documents, Graphiques e
                                                                              tout autre type de fichier
                                                                              pris en charge

Assistant liste de choix                                     même taille que le champ clé
                                                                              primaire utilisé pour exécuter la
                                                                              recherche, soit en général 4 oct

QUELQUES RÈGLES DE BASE :

       Un fichier de base de données ne peut excéder 2 Go (les pièces jointes sont incluses dans la base)

       Une table peut faire au maximum 2 Go (une base d'une table)

       Il peut y avoir au maximum 2048 tables ouvertes

       Le nom d'une table ou d'un champ ne peut excéder 64 caractères

       Il peut y avoir au maximum 255 champs dans une table

       Chaque champ contient un seul et unique type de données.

       Le type de données est associé à un espace de stockage (taille en octets).

       Des opérations ne sont pas possibles pour certains types de données.

       Des champs définis en mémo ou OLE ne peuvent pas être triés.

 

exercice Dans la table "ouvrage" de la base en cours "bibliotheque", Créer les champs suivants

SUPPRIMER UN CHAMP

ACTION sélectionner le champ <supp> du clavier bouton gauche <clic g> sur la case  (sélecteur de champ à gauche du champ à supprimer) le champ est encadré <clic g> sur l'outil      bouton droit <clic g> sur la case  (sélecteur de champ à gauche du champ à supprimer) le champ est encadré <clic d>

 

infos Pour modifier un nom de champ, taper un nouveau nom à la place de celui existant

 

ATTENTION Les champs supprimés ou ajoutés dans la table ne le sont pas dans les formulaires, requêtes et états existants. il faut alors revoir tous les objets liés à la table

DÉPLACER UN CHAMP

ACTION bouton gauche <clic g> sur la case  (sélecteur de champ à gauche du champ à déplacer) le champ est encadré <faire glisser> le champ avec la souris à sa nouvelle position

 

ATTENTION il faut tenir compte des champs liés à celui modifié, des expressions exprimées, des conditions de validation, de la taille des données, des formulaires, requêtes et états l'utilisant. En cas d'impossibilité, le logiciel affiche un message d'avertissement. Pour une réponse affirmative, les valeurs non validées sont remplacées par des valeurs Null : (Ce qui entraîne la perte des données initiales). Si des valeurs indexées ne peuvent être converties, l'indexation est perdue