L'état est la meilleure solution pour obtenir des données soit de détail, soit synthétiques, lisibles et classées (factures, devis, étiquettes, rapports d'activité, budgets, listes, …). Les états indispensables ont souvent été inclus dans les objets de la base de données par celui qui a conçu la base mais il peut être utile de créer un état pour répondre à de nouveaux besoins.
1 MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS
état : l'état est affiché à l'écran avec les valeurs réelles
aperçu avant impression : l'état est affiché tel qu'il sera imprimé
page : C'est le mode de finalisation de l'état créé dans lequel on peut modifier la disposition et la présentation avec les données réelles affichées
Création : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de l'état avec tous les outils associés
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sur l'état
En ce qui concerne les bases de données développées professionnellement et accompagnées de menus, les états sont accessibles directement par ces menus ou encore par des boutons de commande. L'édition s'effectue alors généralement directement vers l'imprimante en ligne.
Lorsque le lancement de l'état n'est pas prévu dans la base
Si l'affichage de l'état à l'écran est suffisant, le mode "état" est adapté.
Si l'état doit être envoyé vers une imprimante, un destinataire ou publié, le mode "aperçu avant impression" doit être utilisé préalablement.
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2 CREATION DE L'ÉTAT
Si l'état requis n'existe pas, il est nécessaire de le créer soi-même. Il pourra alors être réutilisé selon les besoins.
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a) CREATION ASSISTÉE
L'assistant est, comme pour la requête, un moyen pratique et simple de construire un état étape par étape, même lorsque l'on est expérimenté.
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L'utilisation de l'assistant est standard
Une interface dans laquelle il suffit de faire des choix
Une visualisation en temps réel des choix effectués
Des boutons 
et 
pour se déplacer entre les étapes
PARAMÉTRAGE
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(1) SÉLECTION DE CHAMPS
Il est d'abord nécessaire de sélectionner les champs appartenant aux tables ou requêtes à faire figurer dans le formulaire.
OUTILS :
Ajoute le champ sélectionné (à partir du volet de gauche)
Ajoute tous les champs (à partir du volet de gauche)
Retire un champ sélectionné (du volet de droite)
Retire tous les champs (du volet de droite)
(2) REGROUPEMENTS
Les regroupements (ou niveaux de rupture) vont permettre entre autres d'effectuer des sous-totaux à chaque changement de valeur du champ de regroupement.
OUTILS :
Fait passer le champ sélectionné (volet gauche) en champ de regroupement
Refait passer le champ de regroupement sélectionné en champ normal
Fait passer le champ de regroupement inférieur sélectionné au niveau supérieur
Fait passer le champ de regroupement supérieur sélectionné au niveau inférieur
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(3) TRI ÉTAT
Les enregistrements sont d'abord triés en fonction du premier champ indiqué (Nom), puis tous les enregistrements qui ont la même valeur pour ce champ (Nom) sont triés en fonction du second champ (Prénom).
(4) DISPOSITION
Elle détermine la présentation générale de l'état. Les dispositions proposées permettent de faire gagner du temps à l'utilisateur sur des manipulations longues à faire manuellement. L'orientation gère le sens de la feuille de papier.
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évite que l'état soit scindé sur plusieurs pages en largeur(5) TITRE et visualisation
Il est indispensable de donner un nom à l'état.
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puis sélectionner le champ de regroupement "
b) CREATION IMMÉDIATE
En sélectionnant préalablement la table ou la requête, il est possible de créer l'état standard sans aucune manipulation.
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3 PERSONNALISATION
Le mode page est le mieux adapté pour améliorer la disposition d'un état ou lui rajouter des fonctionnalités afin qu'il corresponde aux besoins.
Pour passer en mode "page"
<clic g> sur 
onglet "accueil" groupe "affichage" (1er bloc) du ruban pour passer du mode "état" au mode "page" (ou dérouler par 
et choisir)
<clic g> sur 
de 
en bas à droite
<clic d> 
l'onglet de l'état
permet de revenir en mode "état"
(1) DISPOSITION
La largeur d'une colonne de champ peut ne pas être appropriée aux données contenues.
LARGEUR DE COLONNE
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L'ordre des colonnes de champs peut être modifié.
ORDRE DES COLONNES
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, 
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(2) REGROUPEMENTS ET TRI
Des niveaux de regroupement peuvent être créés ou modifiés.
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Si un regroupement ou un tri existent déjà, la structure correspondante s'affiche pour éventuelle modification
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S'il n'existe pas encore de regroupement ou de tri dans l'état, deux boutons s'affichent permettant de créer les groupes ou les clés de tri
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(3) TOTAUX ET DÉTAIL
Dans la plupart des états, il est nécessaire d'effectuer des calculs globaux et/ou à chaque niveau de regroupement (à chaque fois que la valeur du champ de regroupement change).
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ATTENTION
PARAMETRER LES SOUS-TOTAUX
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pour afficher le volet bas 
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…
(4) IMAGE
Une image (logo par exemple) peut être ajoutée dans un état.
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(5) AJOUT D'UN CHAMP
Si des champs, présents dans la requête ou la table, ayant servi à la création de l'état ne sont pas affichés, il est toujours possible de les rajouter.
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(6) SUPPRESSION D'UN CHAMP
Un champ devenu inutile peut être supprimé.
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4 PRÉSENTATION
Elle va concerner :
Le choix d'une mise en forme automatique complète
La mise en forme des différentes zones de l'état
Les bordures des différentes zones de l'état
C'est le mode "page" qui va permettre d'effectuer le plus simplement ces améliorations et le mode " aperçu avant impression" qui va permettre de les visualiser au mieux.
a) THEMES
Les thèmes sont un moyen simple et rapide d'appliquer une mise en forme soignée.
Ils s'appliquent sur un état qui vient d'être créé pour le mettre en forme rapidement.
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pour modifier le jeu de couleurs
pour modifier le jeu de polices
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ATTENTION
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b) MISE EN FORME
Le choix de la police et de ses caractéristiques s'effectuent comme dans Word ou Excel, à ceci près que dans un état Access, les caractéristiques sont affectées à un ensemble qui dépend de la structure même de l'état. Cet ensemble est mis en évidence par un encadrement dès que l'on clique dans l'état avec la souris (on peut distinguer lignes paires et impaires, colonnes, données, cellules de totaux, titre,…).
(1) LIGNES
Toutes les lignes correspondant au niveau de structure reçoivent la mise en forme. Access propose deux outils pour pouvoir alterner les couleurs de fond.
LIGNES
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, <clic g>
puis choisir la 1ÈRE couleur des lignes
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du groupe
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<
et <
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et 
et 
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et 
comme arrière-plan alterné des lignes de totaux
comme arrière-plan de la ligne de total global
(2) COLONNES
En sélectionnant les données par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont disponibles (comme dans Word ou Excel).
COLONNE
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|
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de 
et <
(
et <
et <
pour centrer les données
et <
(
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comme arrière-plan des données
(3) CELLULES DE TOTAUX
Les cellules de totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalisée qui va s'appliquer à toutes les cellules de totaux de même niveau de structure.
CELLULE
|
|
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et <
pour mettre en gras
et <
(
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comme arrière-plan des totaux
(4) TITRES
Le titre de l'état est important puisqu'il en précise le contenu. Il doit, comme les titres de colonne, être mis en valeur par une mise en forme appropriée.
TITRE
|
|
(
(
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c) FORMAT DES NOMBRES
Le format des nombres détermine de quelle manière une valeur, stockée dans une table, va s'afficher dans l'état.
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OUTILS
Liste déroulante des différents formats
Format monétaire
Format pourcentage
Format milliers (avec séparateur)
Ajoute une décimale
Enlève une décimale
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d) BORDURES - REMPLISSAGE
Les bordures s'appliquent à la forme ou au type de forme sélectionnée.
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pour définir l'épaisseur du trait 
pour définir le type du trait 
pour définir la couleur du trait
pour appliquer une couleur de fond
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et choisir un trait fin plein 
et choisir 
et choisir 
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e) QUADRILLAGE
Le quadrillage s'applique de manière conventionnelle. Il vient en complément des bordures de formes.
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pour définir la couleur du trait
pour définir l'épaisseur du trait 
pour définir le type du trait
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ATTENTIONf) MISE EN FORME CONDITIONNELLE
Elle permet de présenter une cellule avec une mise en forme différente selon sa valeur (un total par exemple).
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pour afficher les mises en forme
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5 MISE EN PAGE
Elle va déterminer la présentation générale de l'état.
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ATTENTIONTAILLE DE LA PAGE
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pour déterminer la taille de la page
pour déterminer les marges de la pageMISE EN PAGE
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, 
ou 
pour éventuellement modifier l'orientation et l'organisation de la page
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donne accès à la boîte de dialogue complète
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…
